Відпустка директора

Літо закінчується, а директор ще не був у відпустці? Як її оформити? А якщо він хоче у відпустку без збереження заробітної плати? А що робити, якщо він єдиний працівник на підприємстві? Про це поговоримо в статті.

Порядок надання відпустки директору

Найманий директор є майже таким самим працівником підприємства, як і всі інші, і він також має право на відпочинок. Майже — тому що він є водночас представником власника — тим самим «уповноваженим власником органом», про якого так багато говориться в КЗпП та в інших законах з питань праці.

Проте в частині надання відпустки підприємство (той міфічний «власник») так само зобов'язане забезпечувати права директора на відпочинок, як директор має забезпечувати права на відпочинок усіх інших працівників.

Особливий порядок надання відпустки директору іноді (хоча досить рідко) прописується в статуті. Дещо частіше ці питання врегульовуються в контракті з найманим директором. Iдеться про те, чи повинен директор узгоджувати свою відпустку з власником (власниками) — з ким конкретно, як він призначає виконувача обов'язків тощо. Якщо такі правила прописані, директор повинен при наданні йому відпустки їх дотримуватися. Але це питання корпоративного права — за недотримання встановленого в статуті і в контракті порядку надання йому відпустки директор нестиме відповідальність перед власником (власниками).

Заява на відпустку директора не потрібна

З погляду трудового права, відпустка директору надається так само, як і відпустка всім іншим працівникам. Її надання оформлюється наказом.

Заява на відпустку, як правило, не пишеться. Річ у тім, що заяви на відпустку (не лише для директора, але й для інших працівників) узагалі не передбачені законом¹.

¹ Див. статтю «Готуємося до сезону відпусток» у «ДК» №19/2017.

Однак заява для директора може бути передбачена статутом чи контрактом. Наприклад, може бути прописано, що заява про відпустку директора подається засновнику.

Так, наприклад, Порядком укладення контрактів з керівниками підприємств, установ і організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, затвердженим розпорядженням Київського міського голови від 15.07.2018 р. №118 (у редакції розпорядження від 13.06.2018 р. №383) у п. 28 прописано, що відпустка керівнику комунального підприємства надається згідно з заявою, що подається за 14 днів відповідно Київському міському голові чи голові районної державної адміністрації і має бути відповідно погоджена заступником голови Київської міської чи районної державної адміністрації, керівником її структурного підрозділу.

Якщо ж цього в статуті й контракті немає, то, як ми й зазначили вище, заява на відпустку директору не потрібна.

Складаємо наказ на відпустку директора

Наказ на відпустку директор, як правило, підписує сам на себе (знову ж таки, якщо інше не передбачено статутом). На деяких підприємствах згідно зі статутом чи контрактом може бути потрібним рішення органу управління (наприклад, постанова правління чи рішення спостережної ради) чи власника. Але до цього документа, як правило, може бути доцільно додати наказ на відпустку, підписаний самим директором.

Складають такий наказ по-різному. Хтось складає його у звичайній формі, тобто «в третій особі», наприклад: «Iваненку Iвану Iвановичу, директору товариства, надати щорічну відпустку…». Якщо використовується типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (форма П-3, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489), то вона успішно може застосовуватися і для надання відпустки директору.

У багатьох випадках використовують наказ довільної форми, що складається від першої особи. Орієнтовне формулювання такого наказу наведено в зразку.

Якщо підставою видання такого наказу став якийсь документ (лист погодження, розпорядження або інше рішення засновника, протокол загальних зборів учасників, рішення спостережної ради, про це можна зазначити в наказі як підставу для його видання. У разі якщо відпустка директору надається за графіком відпусток, це також зазначається як підстава для її надання в наказі. Ознайомлювати директора з наказом як працівника не потрібно — адже й так зрозуміло, що, видавши наказ щодо себе, він із ним ознайомився. Однак якщо в наказі згадується працівник (штатний заступник або інший), на якого покладатимуться обов'язки директора під час його відпустки, бажано ознайомити з наказом директора про відпустку саме такого майбутнього заступника.

Зверніть увагу!

Аналогічним порядком оформлюються всі відпустки директора (не лише щорічна). Це можуть бути, наприклад, додаткові відпустки у зв'язку з навчанням, «Чорнобильська відпустка», відпустка працівникам, що мають дітей, а також відпустка без збереження заробітної плати.

Право підпису на час відпустки

Держпідприємництва в листі від 17.10.2014 р. №8361 зазначало: «Керівник підприємства є виконавчим органом управління юридичної особи, який діє на підставі Статуту, і повноваження його припиняються у спосіб, визначений у Статуті. З часу його призначення (обрання) на посаду та до звільнення з посади його службові повноваження не припиняються. Факт надання відпустки керівнику, крім випадку, коли його повноваження передаються іншому працівникові у порядку тимчасового заміщення, не припиняє його посадових повноважень».

Зразок

Зразок наказу про передачу обов'язків директора на час відпустки

Отже, коли деякі консультанти в статтях пишуть про те, що підписаний директором під час відпустки документ є підробленням, лякаючи читачів статтями Кримінального кодексу, і зазначають, що контрагент зможе визнати договір недійсним, а податкові документи — не підписаними, вони помиляються. Звичайно, що такі висновки не підтверджуються чинним законодавством. Iнформація про керівника є в ЄДР, і вона є достовірною саме з тієї підстави, що вона внесена до реєстру — доти, доки до нього не внесено змін (ст. 10 Закону про держреєстрацію). При цьому згаданий Закон не передбачає внесення змін до реєстру під час відпустки директора або припинення його повноважень.

Проте більшість фахівців, наводячи як аргумент лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. №376/06/186-16 (див. «Дебет-Кредит» №50/2016, коментар «ДК»), сходяться на думці, що директор не може підписувати документи під час відпустки, бо це порушення трудового законодавства, та наголошують, що для цього на підприємстві має бути заступник.

Але як бути, якщо на значній кількості малих підприємств немає інших працівників, яким би можна було делегувати функцію директора (немає постійного чи тимчасового заступника)?

Автор пропонує при цьому виходити з того, чи передбачено в законодавстві відповідальність чи інші негативні наслідки в разі підписання документів директором під час відпустки? Спеціальної відповідальності за таке законодавство не передбачає.

Директор не перестає бути директором, навіть перебуваючи у відпустці. Тому ніхто не забороняє йому зустрітися в цей час з партнерами, укласти договір. Також не забороняється директору скористатися зі своїх електронних цифрових підписів для підписання банківських документів, звітності, податкових накладних. Адже багато що має встановлені законодавчо терміни, що не залежать від відпустки директора. Автор вважає, що операції, які можна робити не на робочому місці, а віддалено, через Iнтернет, директор може виконувати й у відпустці. Це пов'язано з його статусом як уповноваженого власником органу на підприємстві.

Наприклад, податкове законодавство взагалі не врегульовує цього питання. Порядок ведення ЄРПН, що передбачає накладення ЕЦП на податкові накладні, говорить про накладення ЕЦП бухгалтера або директора, не допускаючи й думки, що ці особи можуть хворіти чи бути у відпустці. Тому ми вважаємо, що спроби покарати підприємство за підписання керівником податкових документів під час відпустки останнього є безперспективними, і в разі спроби накладення штрафу, в разі його оскарження — підприємство виграє такий суд.

А порушень трудового законодавства тут, на думку автора, немає. Позаяк немає суб'єкта, чиї права могли бути порушені: виконувати такі операції під час відпустки чи ні, вирішує сам директор.

Проте зважаючи на неврегульованість цих питань у законодавстві, певні ризики в цій частині все ж є. Зокрема, слід розуміти, що в разі якщо на підприємстві здійснюються систематичні господарські операції під час відпустки єдиного директора, то це свідчить про наявність (або принаймні про високий ризик наявності) інших (неоформлених) працівників. Нехтувати цим не слід.

Обережно: касові операції!

Особливо уважно слід бути з касовими операціями. Якщо директор у відпустці і немає особи, уповноваженої на підписання касових документів, то здійснювати їх не слід. Якщо директор не перебуває на робочому місці, він не може підписати касові документи. А якщо він сам виконує функції касира, він не може й оприбуткувати і видати готівку.

Мало того, ДФС на сьогодні надає суперечливі консультації з приводу передачі права підпису касових документів іншій особі. В IПК від 13.07.2018 р. №3102/6/99-99-14-05-01-15/IПК (див. «ДК» №31/2018) на підставі норм ст. 207 ЦКУ податківці зазначали, що підписання прибуткових та видаткових касових ордерів можливе особою, уповноваженою керівником, замість керівника, головного бухгалтера та касира із зазначенням прізвища та ініціалів такої особи та/або осіб. А в іншій IПК полтавська ДФС вже заперечує можливість передачі права підпису за керівника іншій особі (див. лист ГУ ДФС у Полтавській області від 07.08.2018 р. №3449/IПК/16-31-14-04-22 «ДК» №34/2018).

Тому, хоч передано право підпису іншому працівнику, хоч сам директор підписує такі касові документи під час відпустки, під час перевірки касових операцій можуть бути поставлені питання про те, що документи з оприбуткування готівки були складені неправильно. А отже, готівка не є оприбуткованою, за що Указом №436 передбачено 5-кратний штраф.

Тривалість і оплата відпустки

Щодо тривалості та оплати відпустки, то тут усе здійснюється як для звичайних працівників. Тривалість щорічної відпустки становить не менше 24 календарних днів, але залежно від правового статусу особи (наприклад, науково-педагогічний працівник, особа з інвалідністю тощо) або залежно від положень колективних договорів і угод, що поширюються на це підприємство, щорічна відпустка директора може бути довшою. Директор може мати право на щорічні додаткові відпустки за ст. 7 Закону про відпустки за особливий характер праці, зокрема за роботу за комп'ютером (ЕОМ), а також за ненормований робочий день.

Оплачуються відпустки директора на загальних засадах — за календарні дні у розмірі середньомісячного заробітку за останні 12 календарних місяців з 1 до 1 числа.

Виконуючий обов'язки

Якщо на підприємстві є працівники, на яких можна покласти обов'язки директора на час його відпустки, цим варто скористатися. Якщо посадовою інструкцією (договором з найманим працівником) передбачено виконання обов'язків директора на час його відсутності, він виконує такі обов'язки за своєю посадою (без проведення відповідних доплат, адже вважається, що його зарплата вже включає оплату за періодичну тимчасову заміну директора). Якщо цього не передбачено, виконання обов'язків буде суміщенням посад, і за це обов'язково необхідно проводити доплату (мінімальних і максимальних розмірів доплати закон не визначає). Покладення обов'язків директора в такому випадку здійснюється за згодою працівника.

Звісно, що підписувати такий працівник буде не лише паперові, а й електронні документи. Проте в обох випадках він зазначатиме не лише власний підпис, а й власні П. I. Б. Тому для підписання електронних документів (звітності, податкових накладних тощо) такій особі треба буде оформити ЕЦП.

Щоправда, податківці (ЗIР, підкатегорія 119.06) наполягають на тому, що така заміна, навіть тимчасова, потребує внесення змін до облікових даних. На думку автора, дотримуватися такої вимоги слід, якщо посада директора вакантна і призначається тимчасово виконуючий обов'язки до вибору людини, яка буде виконувати їх на постійній основі.

А в ситуації, коли йдеться про тимчасову відсутність директора на робочому місці, зокрема через відпустку, таке оновлення облікових даних не потрібне. Хоча для підписання електронних документів, що надсилаються до ДФС, варто подбати про підтвердження повноважень заступника (ЗIР, підкатегорія 135.03).

Повідомлення ДФС про ЕЦП

Згідно з п. 11, 12 розділу III Порядку №557, для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку. До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — ЕЦП підписувача заяви про приєднання до договору (керівника) і останньою — електронна печатка (за наявності).

Щодо підписання банківських документів, то штатний заступник директора (особа, що за посадою, відповідно до посадової інструкції, трудового договору, виконує обов'язки керівника в разі його відсутності) може мати постійне право першого підпису. В таких випадках під час відпустки директора банківські документи підписує заступник, без подання до банку спеціальних документів. Щоправда, ця особа повинна мати наданий банком відповідний доступ (електронний цифровий підпис).

А в разі якщо така особа не відображена в картці зі зразками підпису і не має наданого банком ЕЦП, під час оформлення відпустки директору необхідно подати тимчасову картку зі зразком підпису (п. 18.11, 18.12 Iнструкції №492).

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
• ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
• Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
• Закон про держреєстрацію — Закон України від 15.05.2003 р. №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
• Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
• Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
• Порядок ведення ЄРПН — Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. №1246.
• Порядок №557 — Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. №557.

Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор