Є кадровики й керівники, які вважають неможливим надання працівникам відпустки за періоди, які ці працівники ще не відпрацювали. Вони вживають термін «відпустка в борг» і стверджують, що надавати в таких випадках відпустки неможливо, адже в разі звільнення доведеться утримувати суми відпусткових. Такий підхід суперечить закону. Пояснімо чому.
Графік щорічних відпусток — «зароблених» і ні
Згідно зі ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням із профкомом (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводяться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
У перший рік роботи відпустки повної тривалості можуть надаватися працівникам після настання 6-місячного терміну роботи на підприємстві. У другий і наступні роки, як прямо передбачено законом, щорічні відпустки повної тривалості можуть надаватися в будь-який час, тобто починаючи з першого місяця відповідного робочого року (див. приклад 1).
Приклад 1 Працівник працює на посаді, щорічна відпустка на якій становить 24 к. д. за відпрацьований робочий рік, і був прийнятий на роботу з 1 вересня 2017 року. Відповідно його перший робочий рік — з вересня 2017 р. до 31 серпня 2018 р., другий робочий рік — з 1 вересня 2018 р. до 31 серпня 2019 р.
У перший рік роботи працівникові можна було надавати відпустку повної тривалості в будь-який час після 1 березня 2018 р. і, як правило, до закінчення робочого року, тобто до 31 серпня 2018 р.
А що на практиці?
Якщо у прикладі 1 при наданні відпустки повної тривалості виходити з правила, що відпустка працівникові не може бути надана «в борг», то єдиний випадок, коли можна дотримати цього правила, — це передбачити відпустку цього працівника наприкінці серпня так, щоб вона закінчувалася 31 серпня (плюс-мінус кілька днів). Якщо надати відпустку повної тривалості хоча б і в липні, однаково це буде відпустка, за яку працівник не повністю заробив дні відпочинку.
Кадровики й керівники, що дотримуються такого підходу, як правило, змушують працівників у перший рік роботи використовувати відпустку не повністю, щоб у майбутніх роках надавати їм частину днів за попередні робочі роки.
У розглянутому прикладі, якщо працівник хоче піти у відпустку в квітні 2018 р., йому можуть запропонувати взяти лише 16 к. д. за перший робочий рік. У другому робочому році працівникові, якщо він захоче відпустку повної тривалості (24 к. д.), йому дадуть невикористані 8 к. д. за перший робочий рік і 16 к. д. — за другий (як правило, теж не раніше квітня 2019 р.), залишивши невикористані дні відпустки другого робочого року на третій.
Чи відповідає це закону?
Як зазначалося вище, роботодавець складає графік відпусток з урахуванням інтересів виробництва. I якщо саме в цьому є інтереси виробництва, то можна планувати відпустки працівників так: якщо працівник прийшов на роботу у вересні, — планувати його відпустку кожного року на серпень.
Однак слід замислитися й над тим, що є працівники, які прийшли, наприклад, у січні чи лютому. То що, їм завжди ходити у відпустку в грудні чи січні?! Чи брати відпустку неповної тривалості, залишаючи невикористані дні на наступний робочий рік?! Звісно, що ні. Як ми зазначали вище, при складанні графіка відпусток ураховуються не лише інтереси виробництва, а й інтереси працівників.
Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.
Так само порушенням є примусовий (тобто всупереч бажанню працівника) поділ відпустки на частини, адже за законом (ч. 6 ст. 79 КЗпП) такий поділ здійснюється лише за бажанням працівника (за наявності згоди роботодавця). I навіть у разі поділу відпустки на частини Закон про відпустки встановлює, що невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Відпустка може бути й не за графіком
Крім того, порушенням трудових прав осіб, що мають право на використання відпустки в зручний час (більшість їх перелічено в ст. 10 Закону про відпустки), є ненадання такої відпустки роботодавцем на їхнє звернення.
Якщо, наприклад, вагітна жінка звертається із заявою про надання щорічної відпустки повної тривалості перед відпусткою по вагітності та пологах, на що вона має право за законом, ненадання такої відпустки буде порушенням трудових прав майбутньої матері.
Приклад 2 Жінка, що працює на посаді, щорічна відпустка на якій становить 24 к. д., іде у відпустку по вагітності та пологах з 27.08.2018 р., її черговий робочий рік почався з 15.07.2018 р. За цей робочий рік жінка має право на відпустку в зручний для неї час. Причому йдеться про відпустку повної тривалості, а не про частину відпустки, що припадає на відпрацьований станом на кінець серпня 2018 р. час (а це лише 3 зароблені к. д. відпустки).
Загалом відпустка по вагітності та пологах сама по собі входить до стажу, що дає право на щорічні відпустки (ст. 82 КЗпП, ст. 9 Закону про відпустки). Тож наприкінці цієї відпустки жінка «заробить» ще 8 к. д. відпустки. Однак немає підстав надавати їй лише ці 11 (тобто 3 + 8) к. д. Якщо майбутня мати звертається з такою заявою, їй повинні надати щорічну відпустку повної тривалості. А в разі коли вона народить другу чи третю (наступну) дитину, то після відпустки по вагітності та пологах матиме ще право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, передбачену ст. 19 Закону про відпустки (за 2018 і за 2019 календарні роки).
Висновки
Як бачимо, ситуація, коли працівник використовує відпустку наперед, тобто «в борг», є доволі типовою. Адже закон передбачає надання відпусток до закінчення робочого року, а тому якщо працівники використовуватимуть відпустки не в останній місяць робочого року, то практично щороку вони користуватимуться певною частиною відпустки за місяці, за які вона ще не зароблена. Це цілком нормальне явище.
Законодавство не вимагає надання щорічної відпустки лише в обсязі заробленої (відпрацьованої) на день її надання кількості днів. Щорічні відпустки працівникам, як правило, мають надаватися повної тривалості і до закінчення робочого року. Поділ відпусток на частини здійснюється лише за бажанням працівника. Якщо працівник має за законом право на використання відпустки в зручний час, він може одержати відпустку повної тривалості в будь-який час — як у перший, так і в наступні робочі роки.
А в разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець згідно зі ст. 22 Закону про відпустки провадить відрахування із зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Це саме той випадок, коли розрахунок при звільненні може містити не суму компенсації за невикористані відпустки, а навпаки, від'ємні суми відпусткових (утримання відпусткових із зарплати). Потенційна загроза того, що при звільненні працівника його зарплати забракне для такого утримання, не може бути підставою для ненадання працівникові відпусток наперед.
Звичайно, якщо таких сум при звільненні справді забракне, працівник може добровільно їх повернути або спір доведеться вирішувати в судовому порядку.
Єдиний випадок, коли надавати відпустку «в борг», на думку автора, справді не можна, — це коли працівник уже використав усі дні відпустки за поточний робочий рік. Якщо надавати відпустку в рахунок наступних робочих років, це буде порушенням права працівника на відпочинок у таких наступних робочих роках.
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор