Відрядження для працівника — це нові зустрічі, знайомства, вирішення цікавих питань. А для бухгалтера — це документи, оформлення, обчислення… У серії статей бухгалтери для себе отримають корисну інформацію, як підійти до оформлення відрядження, та здобудуть знання щодо алгоритму дій, якщо працівника підприємства відправляють у відрядження.
Положення про відрядження
Говорячи про відрядження, неможливо оминути такий документ, як «положення про відрядження». I тут, як часто трапляється в нашому законодавстві, ми стикаємося з певною невизначеністю. Усім відома Iнструкція №59 поширюється лише на органи державної влади, а також на підприємства, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів.
Для небюджетних підприємств більшість питань щодо направлення працівників у відрядження на законодавчому рівні не врегульовано.
Таким чином, небюджетним підприємствам слід розробити своє внутрішнє положення про відрядження на кшталт Iнструкції №59. У ньому слід детально описати усі питання, що можуть стосуватися працівників у відрядженні, починаючи з визначення терміна «відрядження» і закінчуючи поданням звітів.
У положенні про відрядження слід передбачити:
1. Загальні положення.
2. Документи, відповідно до яких оформляється відрядження, строк відрядження:
— службова записка;
— наказ про відрядження;
— порядок видачі та реєстрації документів про відрядження;
— вимоги до документів, які додаються до авансового звіту.
3. Вимушена затримка та рішення про продовження строку відрядження.
4. Порядок та строки видачі коштів (авансу).
5. Витрати, що відшкодовуються працівнику за час перебування у відрядженні.
6. Заборона на відшкодування витрат на відрядження.
7. Порядок, розміри та строки виплати добових витрат.
8. Порядок подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
9. Порядок повернення коштів у разі скасування поїздки.
10. Виплата додаткових коштів.
Розробити положення про відрядження можна на основі Iнструкції №59 таким чином:
1) видалити норми, що стосуються лише бюджетних підприємств;
2) видалити норми, які підприємство не планує впроваджувати;
3) деталізувати решту норм відповідно до потреб підприємства;
4) доповнити додатковими розділами та нормами за потреби;
5) затвердити розпорядчим актом, за необхідності узгодивши з профспілкою або представником трудового колективу;
6) ознайомити під розписку працівників, яких воно стосується.
При цьому слід пам'ятати про положення ПКУ, що стосуються відряджень.
Податкові «орієнтири» при розробленні положення про відрядження
Формуючи положення про відрядження (та й загалом роблячи обчислення), слід застосовувати ПКУ, а саме:
пп. 164.2.11 — застосування підвищуючого коефіцієнта при визначенні бази оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податків під час відрядження;
пп. 165.1.11 — включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження;
пп. 170.9.2, пп. 170.9.3 — 5-денний строк надання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження;
пп. 170.9.1 — оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми;
пп. 170.9.1 — обов'язковість наявності наказу про відрядження для виплати добових.
Документальне оформлення відрядження
Документи для відрядження можна поділити на такі групи:
1) ті, що підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;
2) ті, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.
Направлення працівника у відрядження здійснюється роботодавцем і оформляється наказом/розпорядженням, який повинен містити такі дані:
— пункт призначення;
— за необхідності — назву чи ім'я контрагента, куди відряджається працівник;
— термін, мету та/або службове завдання (доручення);
— добові витрати — суму, що відшкодовується без документального підтвердження. Наказом/розпорядженням роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортних та інших витрат.
Кошторис витрат і видача авансу
Підприємство, як правило, забезпечує працівника коштами (авансом) у розмірах, установлених внутрішніми нормативно-правовими актами про службові відрядження. Однак обов'язкової видачі авансу (грошової суми перед відрядженням) на сьогодні законодавством не передбачено. Як правило, для визначення розміру авансу складається кошторис витрат на відрядження. Проте достатньо передбачити необхідну суму в наказі про відрядження.
Як правило, ґрунтуючись на нормах чинного раніше законодавства і беручи за аналогію норми чинної Iнструкції №59, кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні, але, знову ж таки, для небюджетників це питання ніде чітко не висвітлено. З цього можна зробити висновок, що це слід зазначити в локальних актах підприємства. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, як правило, добові відшкодовуються як за повну добу, але підприємство може врегулювати це у своєму положенні про відрядження.
Сума добових визначається відповідно до положення про відрядження та підтверджується відповідними первинними документами. Аванс відрядженому працівникові можна видавати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
На практиці склалося так, що аванс видають до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Незабезпечення відряджуваного працівника коштами на відрядження є порушенням трудового законодавства, і винні особи несуть відповідальність відповідно до ст. 265 КЗпП. Але в законодавстві чітко не зазначено, що «аванс видається до відрядження», тож це питання рекомендуємо прояснити у колективному договорі чи іншому локальному акті.
Алгоритм обчислення оплати за дні відрядження
Гарантії та компенсації щодо оплати праці працівникам, направленим у відрядження, визначаються в останньому абзаці ст. 121 КЗпП: «Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку».
От тут-таки при обчисленні на практиці й починається найцікавіше. Бухгалтери розуміють, що за відрядження необхідно платити середню заробітну плату, але їх чомусь не насторожує те, що «розмір оплати не може бути нижчим». А от, скажімо, бухгалтер виплатив «по середній» за відрядження — а що ж робити, коли фактична оплата вища за середній заробіток працівника? Або ж навпаки — табелюють «вісімками» й не зважають, знову ж таки, на ст. 121 КЗпП.
То як же правильно? Про це — далі.
Обчислення оплати днів відрядження
Для розрахунку оплати за дні відрядження слід порівняти денну зарплату та середньоденну зарплату, обчислену відповідно до Порядку №100. Тут керуватимемося листом Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. №204/13/184-12, адже в Порядку №100 цього докладно не описано.
Обчислювати слід за таким алгоритмом:
1. Обчислити денний заробіток у місяці відрядження, розділивши зарплату за відпрацьовані робочі дні в місяці відрядження на кількість таких днів.
2. Визначити середній заробіток за Порядком №100 із розрахунку виплат за два останні місяці перед відрядженням.
3. Порівняти середньоденний та денний заробіток і знайти, який із них є більшим.
4. Оплатити дні відрядження залежно від того, який показник є вищим: якщо більша середня зарплата, то її зберігають за дні відрядження, а якщо є вищою денна зарплата, то дні відрядження оплачують як звичайні робочі дні.
Обчислення денної зарплати в місяці відрядження
Порядку визначення денного заробітку, який слід порівнювати із середнім за попередні місяці, законодавство не містить. Для визначення денної зарплати Мінсоцполітики пропонувало включати до заробітку всі нараховані працівникові складові заробітної плати за відпрацьовані ним дні в місяці відрядження (див. лист Мінсоцполітики від 24.04.2013 р. №4566/0/14-13/13).
Під час обчислення денного заробітку працівника за умовами трудового договору включаються складові заробітної плати, які працівник отримує згідно з умовами трудового (колективного) договору в місяці, у якому він перебував у відрядженні, а саме:
— оклад;
— доплати;
— надбавки;
— індексація;
— премії, які мають постійний характер (щомісячні, квартальні тощо).
Не включаються до денної заробітної плати працівника:
— допомога на оздоровлення;
— матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань;
— оплата за періоди, коли за працівником зберігається середня зарплата відповідно до законодавства;
— одноразові виплати.
Обчислення середньої зарплати для оплати днів відрядження
Відповідно до Порядку №100, розрахунок середньої зарплати проводять виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують місяцю відрядження.
Під час обчислення слід враховувати такі нюанси:
— до заробітку не включаються виплати за час, протягом якого зберігався середній заробіток (щорічні основні та додаткові відпустки, відрядження, підвищення кваліфікації, виконання державних і громадських обов'язків, оплата тимчасової непрацездатності тощо), що випливає з п. 4 Порядку №100;
— до розрахункового періоду не враховуються періоди, протягом яких працівник не працював через поважні причини й за ним не зберігався заробіток, заробіток зберігався частково чи повністю (абз. 6 п. 2 Порядку №100);
— при обчисленні середньої зарплати не включаються:
а) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);
б) одноразові премії та деякі інші види премій, перелічені в пп. «г» п. 4 Порядку №100;
в) виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню та бездоганну трудову діяльність.
Виробничі премії, квартальні, річні теж включаються до заробітку при обчисленні середньої зарплати. Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю (абз. 1 п. 3 Порядку №100). Премії за квартал і більший період включаються в частині, що відповідає кількості місяців розрахункового періоду, й залежно від відпрацьованого робочого часу (листи Мінсоцполітики від 21.09.2012 р. №991/13/84-12, «ДК» №43/2012, від 18.04.2012 р. №283/13/155-12, від 06.08.2014 р. №1126/13/84-14). Докладніше дивіться приклади.
Авансовий звіт
Заключним етапом при відрядженні є надання працівником авансового звіту до бухгалтерії.
Авансовий звіт подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного авансового звіту.
Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (п. 3 Порядку №841).
Працівнику, який застосував платіжні картки у відрядженні для проведення розрахунків у безготівковій формі, якщо строк подання ним звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) (п. 3 Порядку №841).
Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Працівник, який отримав кошти під звіт, заповнює всі графи звіту, крім:
— «Звіт перевірено»;
— «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
— кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, який заповнюється особою, яка надала такі кошти.
Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
Продовження, скорочення строку відрядження
У чинному законодавстві України немає заборон щодо зміни строку відрядження.
Причини скорочення чи продовження строку відрядження можуть бути як особисті, так і виробничі.
Виробничими причинами вважають:
— дострокове виконання працівником службового доручення через скорочення/збільшення його обсягу за місцем відрядження;
— відсутність умов для виконання доручення з причин, які не залежать від працівника, що відряджається;
— скорочення або збільшення часу на дорогу;
— відсутність подальшої потреби у виконанні доручення;
— потреба у присутності працівника на робочому місці.
Iніціатором скорочення строку відрядження в такому разі можуть бути:
— відряджений працівник;
— безпосередній керівник працівника;
— керівник підприємства.
Щодо причин особистого характеру, що призводять до скорочення/продовження строку відрядження, то це, як правило:
— хвороба працівника;
— смерть близьких;
— неналежне ставлення до виконання службового доручення тощо.
У разі скорочення чи продовження строку відрядження це обов'язково супроводжується виданням наказу.
Якщо ж строк відрядження змінюється не за рішенням керівника, додатково оформлюється доповідна записка відрядженого працівника та/або безпосереднього керівника.
Читайте в наступних випусках про відрядження за кордон та запитання і відповіді з практики оформлення відрядження та обчислення всіх належних сум.
Довідники
Максимальний розмір добових, які не включаються до оподатковуваного доходу фізособи без документального підтвердження згідно з пп. 170.9.1 ПКУ
Україна За кордон
Приклад 1 Порівняльний розрахунок середньої заробітної плати для оплати днів відрядження, якщо в розрахунковому періоді не було заробітку. Працівниця приступила до роботи 12.12.2016 р. після виходу з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років. Того ж дня її було відправлено у відрядження. Як оплатити?
За останні два місяці, що передують події, заробітку не було. Так само не було заробітку і в попередніх двох місяцях. Тож необхідно обчислювати виходячи з посадового окладу/тарифної ставки (п. 4 Порядку №100).
А позаяк і порівнювати ні з чим, бо не було заробітку, то виплачуємо виходячи з окладу.
Приклад 2 Порівняльний розрахунок середньої зарплати для оплати днів відрядження, якщо працівник відпрацював менше двох місяців. Працівника прийнято на підприємство 17.10.2016 р. Оклад працівника становить 5000,00 грн. З 14.11.2016 р. до 18.11.2016 р. його було направлено у відрядження. Заробітна плата за відпрацьовані 11 днів жовтня становить 2750,00 грн, за 9 днів листопада — 2045,43 грн.
Працівником відпрацьовано на підприємстві менше двох календарних місяців. Тож середня заробітна плата для порівняння з оплатою за трудовим договором за час відрядження обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.
Середньоденна зарплата становить:
(2750,00 грн + 2045,43 грн) : (11 р. д. + 9 р. д.) = 239,77.
Для порівняння визначимо денну зарплату так, ніби цей працівник працював увесь листопад:
5000,00 грн : 22 = 227,27 грн.
Тож бачимо, що середньоденний заробіток, обчислений згідно з Порядком №100, більший за денний, а отже, й оплачуємо те, що більше.
Отже, за дні відрядження працівник отримає 239,77 х 5 = 1198,85 грн.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. №100.
- Порядок №841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. №841.
Галина КАЗНАЧЕЙ, бухгалтер-експерт