Підприємство (не є великим платником податків) планує відмовитися від печатки та перейти на електронні документи. Як правильно відповідати на запити податкової, які ми отримуємо по кілька на місяць, та під час проведення зустрічної звірки, якщо з 01.10.2015 р. у нас усі документи виключно електронні?
Чинне законодавство дає право платникам податків здійснювати облік господарських операцій, починаючи від укладення господарських договорів до подання податкової звітності, в електронному вигляді. Але при цьому слід дотримувати загальних вимог цивільного та господарського законодавства, Закону про електронні документи1, Закону про ЕЦП2, а також вимог до первинних документів статті 9 Закону про бухоблік3.
1 Закон України від 22.06.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
2 Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
3 Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Водночас нині загальний формат та порядок обов'язкового подання інформації в електронній формі встановлено лише для великих платників податків під час проведення планових та позапланових перевірок, а також у разі проведення електронної перевірки всіх платників податків (п. 85.2 ПКУ).
У всіх інших випадках проведення перевірок (крім електронних) та для всіх інших платників податків (крім великих) за відсутності електронного формату та порядку надання такої інформації госпсуб'єкти звільнені від обов'язку ведення та подання її в електронній формі.
Щодо відповіді на запити, то слід звернути увагу на таке.
Для зустрічних звірок постановою КМУ від 27.12.2010 р. №1232 затверджено Порядок проведення контролюючими органами зустрічних звірок (далі — Порядок №1223).
Для запитів на надання пояснень та їх документальних підтверджень постановою КМУ від 27.12.2010 р. №1245 визначено Порядок періодичного подання інформації органам державної податкової служби та отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом (далі — Порядок №1245).
Порядок №1223 не містить приписів щодо надсилання запитів про надання інформації для проведення звірки в електронному вигляді та отримання відповідних копій електронних документів.
Натомість Порядок №1245 передбачає як подання запитів в електронному вигляді з накладенням цифрового електронного підпису, так і отримання інформації, у т. ч. такої, що ведеться в електронному вигляді. Але, знову ж таки, ці норми стосуються лише великих платників податків (пп. 7 п. 5, п. 6 Порядку №1245). У п. 9 Порядку №1245 визначено, що в окремих випадках запит податкового органу може надсилатися з використанням засобів телекомунікаційного зв'язку з накладенням електронного цифрового підпису податкового органу. Проте такі випадки не конкретизовані ні в Порядку №1245, ні в ПКУ.
Тому в ситуації, що описується у запитанні, підприємство, яке не є великим платником податків у розумінні ПКУ, може скористатися приписами чинного законодавства щодо документального оформлення госпоперацій та їх відображення у бухгалтерському та податковому обліку в електронному вигляді та надання їх копій на законну вимогу контролюючих органів. При цьому складення та надання підприємством документів та їх копій має відбуватися з дотриманням вимог законів про електронні документи та про ЕЦП і п. 2.3 Положення 881.
Так, скажімо, якщо такому платнику буде надіслано запит з підстав, зазначених у п. 78.1, п. 80.2 ПКУ, то такий платник, за наявності підстав для надання відповіді на отриманий запит, може скористатись однією з нижченаведених порад.
Порада 1. Повідомити податковий орган про ведення документообігу на підприємстві в електронному вигляді та запропонувати надати необхідні документи в електронному вигляді. Проте, на нашу думку, за відсутності порядку надання податкової інформації звичайним (не великим) платником податків така пропозиція, скоріше за все, залишиться лише пропозицією. Хоча податковий орган не позбавлений права надіслати запит в електронному вигляді. Проте це є право фіскального органу, а не його обов'язок.
Порада 2. Учинити так, як передбачено ст. 7 Закону про електронні документи. Ця норма дає змогу створювати копії електронного документа на папері та засвідчувати його згідно з Порядком засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженим постановою КМУ від 26.05.2004 р. №680. Тобто йдеться про друк електронного документа на папері, що є візуальним автентичним відтворенням тексту електронного документа (його змісту, реквізитів, підписів та печаток контрагентів). Прим цьому програмне забезпечення, надане центром сертифікації ключів, має містити (на роздрукованому документі) всю інформацію щодо часу друку, дати та відповідних даних, що ідентифікують ПЗ відповідного акредитованого центру сертифікації ключів.
Також вважаємо за необхідне попередити, що такому підприємству доведеться пояснити у відповіді на запит, що документи надаються в такому форматі у зв'язку з веденням бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві в електронному вигляді. Це стосується й укладання господарських договорів з контрагентами.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»