Директор купив ноутбук у фізособи-підприємця (2 група) за готівковий розрахунок. Вартість ноутбука — 15 тис. грн. Які документи необхідні для оформлення авансового звіту? Чи достатньо товарного чека і свідоцтва про держреєстрацію ФОП? Як діє обмеження щодо готівкових розрахунків?
Згідно з ч. 3 ст. 1087 ЦКУ і п. 2.3 Положення №6371, сума готівкового розрахунку між підприємствами (підприємцями) або з фізособами протягом дня не повинна перевищувати граничної суми, яка встановлена НБУ. Нині така сума визначена постановою Правління НБУ від 06.06.2013 р. №210 і становить для готівкового розрахунку підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня 10 тисяч гривень. Для розрахунків фізичної особи з підприємством (підприємцем) за товари (роботи, послуги) також є обмеження — 150 тисяч гривень протягом одного дня. Кількість підприємств (підприємців) і фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Обмеження в 10000 гривень стосується також розрахунків при оплаті фізичною особою товарів (послуг), придбаних на виробничі (господарські) потреби за рахунок виданих під звіт готівкових коштів, а також за рахунок коштів, отриманих такою фізичною особою за допомогою електронного платіжного засобу.
При цьому працівник подає документальний звіт про використання такого авансу за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (далі — авансовий звіт). У ньому зазначають отримані під звіт суми, фактично здійснені витрати, залишок невикористаних коштів або суму перевитрати. До авансового звіту додаються відповідні документи, що підтверджують використання підзвітних сум.
Подання такого документального (авансового) звіту є обов'язком особи і завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт (пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ). У разі якщо кошти під звіт видані не були і фізична особа здійснила оплату за рахунок власних коштів, але потім подала авансовий звіт установленої форми для відшкодування понесених витрат, то вважаємо, що обмеження в 10000 гривень для готівкового розрахунку між підприємствами діють так само, як у разі, коли би працівник здійснив оплату готівкою за рахунок отриманого авансу.
У ЗІР, підкатегорія 109.132, знаходимо роз'яснення фіскальної служби, що обмеження граничної суми готівкового розрахунку 10000 грн не поширюється на операції з повернення готівки з каси підприємства фізичній особі, яка витратила власні готівкові кошти на придбання товарно-матеріальних цінностей для потреб юридичної особи. Що мають на увазі податківці? Чи означає це, що позиція фіскалів пом'якшала? Не думаємо.
2 Відповідь на запитання: «Чи поширюється обмеження в 10000 грн на операції з повернення готівки з каси підприємства ФО, яка витратила свої готівкові кошти на придбання товарно-матеріальних цінностей для потреб ЮО?».
Слід зазначити, що в буквальному розумінні пунктом 2.3 Положень №637 із посиланням на Постанову №210 установлено межу обмеження розрахунків готівкою між фізособою як представником підприємства для виконання окремої цивільно-правової дії за його дорученням та іншим підприємством за товари (роботи, послуги). У разі повернення готівкових коштів з каси підприємства має місце вже інша господарська операція, а саме — погашення заборгованості перед працівником. І, швидше за все, це роз'яснення фіскальної служби щодо можливості перевищення в 10000 грн стосується саме випадку погашення заборгованості перед працівником за кілька авансових звітів або кілька товарних чеків на купівлю від різних контрагентів (оскільки обмеження стосується кожного окремого контрагента). Тому з огляду на зазначені вище норми працівник, навіть придбаваючи товар (роботи, послуги) на госппотреби підприємства за власні кошти, зобов'язаний дотримувати обмеження в 10000 грн.
Таким чином, якщо, придбаваючи ноутбук, директор витратив власні готівкові кошти в сумі 15000 грн протягом одного дня і витрати здійснено на господарські потреби підприємства, то маємо факт порушення.
За таке порушення посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф згідно зі ст. 163-15 КУпАП від 1700 грн до 3400 грн (100 — 200 н. м. д. г.) або від 8500 грн до 17000 грн (500 — 1000 н. м. д. г.) при повторному порушенні (якщо протягом року особа вже була піддана адмінстягненню), який накладають, згідно зі ст. 234-2 КУпАП, керівники і заступники ДФС. При цьому такий штраф, згідно зі ст. 38 КУпАП, може бути накладений не пізніше ніж через два місяці від дня здійснення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через два місяці з дня його виявлення.
Щодо необхідних документів, то, крім товарного чека або іншого розрахункового документа встановленої законодавством форми і змісту на повну суму проведеної операції, що підтверджує факт купівлі-продажу товару1, обов'язковою є також наявність копії документа, що підтверджує державну реєстрацію фізичної особи — підприємця (витягу або виписки з Єдиного державного реєстру юридичних і фізичних осіб — підприємців, у яких зазначаються види діяльності). Також варто взяти документ, що встановлює гарантійні зобов'язання — технічний паспорт або інший документ, що його замінює. У ньому обов'язково робиться відмітка про дату продажу і найменування суб'єкта господарювання, і він завіряється штампом (печаткою) і підписом. Згідно з ч. 11 ст. 8 Закону про захист прав споживачів2, ці документи будуть підставою для пред'явлення вимог щодо неналежної якості товарів, на які встановлений гарантійний термін.
1 Формально договір доручення передбачає, що документи повинні бути виписані не на працівника, а безпосередньо на підприємство (не стосується касових чеків РРО).
2 Закон України від 12.05.91 р. №1023-XII «Про захист прав споживачів».
Олександра ОЛЕФІРЕНКО, «Дебет-Кредит»