На інтернет-форумі «Дебету-Кредиту» обговорюються питання оформлення відпусток працівників, що працюють у підприємців та інших самозайнятих осіб. Спробуймо систематизувати їх і відповісти на них. Але деякі розглянуті нижче запитання можуть бути цікавими й для інших роботодавців, а не лише для самозайнятих осіб.
Замість вступу
На працівників, які працюють у фізосіб, повною мірою поширюється трудове законодавство. Працівники реалізують право на працю через укладення трудового договору на підприємстві (установі, організації) або трудового договору з фізичною особою (ст. 2 КЗпП). Згідно з визначенням пп. 14.1.222 ПКУ, самозайнята особа, яка використовує найману працю фізосіб на підставі трудових договорів (контрактів), є таким самим роботодавцем, як і юрособа. Отже, роботодавці-фізособи повинні забезпечувати належні умови праці, вчасно виплачувати зарплату і, зокрема, надавати можливість працівникові реалізувати своє право на відпочинок, яке гарантовано Конституцією. Про право на відпустки громадян, які працюють за трудовим договором у фізособи, зазначається також у ст. 2 Закону про відпустки.
Нині підприємці — досить широке коло роботодавців. Практика свідчить, що вони, на жаль, нерідко порушують трудові права працівників. Звичайно, суд стає на бік працівника і зобов'язує роботодавця до виплати компенсацій. Питання відпусток є одним із найбільш проблемних в організації праці в таких роботодавців.
1. Чи повинен підприємець оформлювати наказ чи розпорядження про надання щорічної відпустки?
Оскільки законодавством чітко не регламентовано, що підприємець видає саме накази або розпорядження, це питання часто спричинює дискусії. Адже, як правило, підприємець не має складної структури управління, не є посадовою особою (адміністрацією), а тому, на думку деяких практиків, він не наділений щодо своїх працівників адміністративною компетенцією, а отже, не може видавати наказів або розпоряджень.
Водночас розвиток трудового законодавства відбувається в напрямі обов'язковості видання деяких наказів усіма роботодавцями (зокрема, в ст. 24 КЗпП сказано, що трудовий договір оформляється наказом «власника або уповноваженого ним органу»). Ця норма поширюється абсолютно на всіх роботодавців. Реквізити наказу слід зазначати у повідомленні про прийняття на роботу, що подається до податкового органу до допуску працівника до роботи. Тому питання самого права й обов'язку видання з різних питань трудових відносин наказу або розпорядження підприємцем чи іншою самозайнятою особою (роботодавцем) ми вважаємо закріпленим на законодавчому рівні.
Довідка щодо поняття «власник або уповноважений ним орган»
Ще до проголошення незалежності України, на початку 1991 р., до КЗпП Законом від 20.03.91 р. №871-XII було внесено серйозні зміни, що проголошували перехід до ринкової економіки. Цим законом у КЗпП поняття «адміністрація», «адміністрація підприємства, організації», «адміністрація підприємства, установи, організації» було замінено поняттям «власник або уповноважений ним орган». Пізніше до ст. 2 КЗпП, яка регулює основні трудові права працівників, зміни вносилися лише один раз — коли Законом від 05.07.95 р. №263/95-ВР до цієї статті та деяких інших було включено норми щодо можливості укладення трудових договорів із фізособами-роботодавцями. Проте зміни до решти статей КЗпП, що вживають згадане поняття, так і не було внесено. Тож під поняттям «власник або уповноважений ним орган» у КЗпП розуміється роботодавець, яким може бути як юридична, так і фізична особа, в т. ч. підприємець чи інша самозайнята особа (в сучасній термінології). Усі обов'язки, встановлені законом для власника або уповноваженого ним органу, якщо це не випливає зі суті відносин, стосуються і роботодавця-фізособи.
Щодо видання наказу про щорічну чи іншу відпустку, то закон прямо такого обов'язку роботодавця не встановлює. Визначено обов'язок оформлювати відпустку наказом лише для відпусток по догляду за дитиною та відпусток у зв'язку з усиновленням дитини.
Водночас потреба у вчиненні певних дій (узгодження дати, повідомлення працівника про дату, виплата відпусткових) вимагає оформлювати відпустку певним документом. На практиці найчастіше це саме наказ або розпорядження. Чи одне, чи друге — немає значення, адже навіть типова форма №п-3, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, передбачає обидва найменування — або наказ, або розпорядження. До речі, ця типова форма пристосована для використання підприємствами (юридичними особами) — але й для них вона не є обов'язковою для використання.
Отже, в принципі, видання і такого наказу або розпорядження не є обов'язковим. Надання відпустки може оформлюватися будь-яким зручним для підприємця документом: додатковою угодою до трудового договору, заявою з резолюцією, запискою про надання відпустки, повідомленням, відміткою у графіку змінності або табелі обліку робочого часу тощо. Проте в такому документі має бути видно, яка відпустка надається, за який період та інші необхідні дані.
Незважаючи на те що законодавство прямо не встановлює обов'язкової форми документів щодо надання відпусток, варто використовувати наказ за формою, наближеною до форми №п-3 — щоб не допускати плутанини при наданні відпусток, мати можливість забезпечити облік їх надання, а також обстояти свою позицію в разі виникнення трудового спору з працівником.
2. Чи треба складати графік відпусток?
Відпустки за законом мають надаватися згідно з графіком (ст. 10 Закону про відпустки).Тож складання графіка відпустки — обов'язок роботодавця (власника або уповноваженого ним органу), це стосується і самозайнятих осіб. Проте на практиці абсолютна більшість самозайнятих осіб таких графіків не мають. Власне, і спеціальних норм, які б установлювали відповідальність за відсутність графіка відпусток, законодавство не містить.
Разом з тим Мінсоцполітики в листі від 29.07.2015 р. №191/10/136-15 (див. «ДК» №38/2015) розцінює відсутність графіка відпусток як інше порушення законодавства про працю, за яке нині встановлено відповідальність роботодавця — штраф за ст. 265 КЗпП та адмінштраф за ст. 41 КУпАП.
Пояснити факт ненадання відпусток відсутністю заяв працівників роботодавець не зможе: адже самі заяви про відпустки також не передбачені законом (а графік — передбачено). Отже, відповідальність настане радше за ненадання відпустки, а не за відсутність графіка. Якщо ж підприємець виконує передбачені законом зобов'язання щодо надання відпусток повною мірою, працівникам своєчасно надаються відпустки повної тривалості, то, по суті, можна обійтися без графіків.
Якщо підприємець має досить велику кількість працівників та чіткий графік виробництва, практична мета вимагає складання заздалегідь відомого графіка відпусток та завчасного ознайомлення з ним працівників. Відповідно, графік відпусток затверджується роботодавцем (підприємцем чи іншою самозайнятою особою).
3. Чи в графіку відпусток зазначають конкретні дати надання відпусток, чи лише орієнтовні (місяць, квартал)?
Конкретних вимог до графіка відпусток законодавство не містить. Водночас зі ст. 10 Закону про відпустки випливає, що конкретна дата надання відпустки визначається вже безпосередньо при наданні відпустки, але в межах, установлених графіком (про це — нижче). Із цього також випливає, що в графіку період надання відпустки може визначатися не точно. Тобто це може бути певний місяць, квартал, пора року або навіть півріччя. Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, при складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Також надання відпустки може бути обумовлене в графіку кінцевим строком (до певного числа) — адже відпустка за законом повинна бути використана, як правило, до закінчення робочого року. Це означає: якщо працівник прийнятий, наприклад, з 1 листопада 2015 року, то з цієї дати починається його робочий рік. І відпустка повної тривалості за кожен рік має бути йому надана так, щоб вона була ним використана до 31 жовтня кожного року.
Якщо це зручно роботодавцю, то в графіку може визначатися й конкретна дата початку відпустки (адже закон містить і норму щодо обов'язків адміністрації «письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну»).
У будь-якому разі роботодавець може використовувати зручні для нього форми графіків відпусток та порядок їх складання за умови, що це не порушує прав працівників.
Щодо безпосереднього порядку складання графіка відпусток, то згідно з тією самою ст. 10 Закону про відпустки при його складанні враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. Звичайно, що роботодавець виходить насамперед зі своїх інтересів, адже йому працівники потрібні для виконання певної роботи, і саме з урахуванням обсягів роботи він визначає, коли і кого може скерувати у відпустку. Так, наприклад, він може скеровувати працівників у відпустку протягом усього року рівномірно, а може виділяти місяць, коли всі працівники йдуть у відпустку одночасно. Знову ж таки, все це обумовлюється характером діяльності і має бути передбачено в графіку відпусток.
Згадана стаття передбачає, що графік доводиться до відома всіх працівників (як правило, вивішується для ознайомлення), але письмової форми ознайомлення (під підпис) не передбачено.
У разі наявності профспілки графік відпустки має бути узгоджений із профкомом (але на практиці нам не траплялися самозайняті особи, де працівники мали би профспілку, хоча законом це не заборонено).
4. Чи повинні працівники писати заяви про надання відпусток?
Як уже зазначалося, заява про надання відпустки законом не передбачена. Це данина правовому звичаю. Так, якщо графіки відпусток (передбачені законом) багато хто не використовує в діяльності, то заяви на відпустки (не передбачені законом) використовують майже всі роботодавці.
Із положень трудового законодавства випливає, що, навіть коли працівник не пише заяву, роботодавець у межах черговості, визначеної графіком, повинен надати йому відпустку, завчасу письмово про це повідомивши і виплативши відпусткові. Однак заява — на практиці — спосіб узгодження конкретної дати надання відпустки, а в багатьох роботодавців — це практична заміна графіка відпусток.
Якщо для роботодавця-підприємця це незручно, його працівники можуть не писати заяв про відпустки. Проте не слід розраховувати на уникнення відповідальності за ненадання відпусток із поясненням, що працівники не писали заяв, а отже, не хотіли йти у відпустки. Надання відпусток — це не право, а обов'язок роботодавця.
У випадках, коли заяви не практикуються, дуже бажано ознайомлювати працівників із документом про надання відпустки (наказом, розпорядженням) під підпис про ознайомлення і згоду.
Але слід пам'ятати про існування низки пільгових категорій працівників, які мають право на відпустку в зручний для них час (наприклад, учасники бойових дій, жінки перед відпусткою по вагітності та пологах або після неї, студенти перед сесією чи після неї). У разі їх звернення із заявою про надання відпустки роботодавець повинен таку відпустку надати — незалежно від визначеного графіком терміну.
5. Як слід повідомити працівника про дату початку відпустки?
Згідно з наведеною вище нормою ст. 10 Закону про відпустки, роботодавець повинен письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Це не означає, що працівник повинен писати заяву на відпустку за два тижні (якщо заяви практикуються). Навпаки, це означає, що в межах, визначених графіком відпусток, роботодавець надає працівникові відпустку своїм рішенням і повідомляє працівника про це письмово в зазначений строк. На практиці письмове повідомлення, як правило, означає ознайомлення з наказом про відпустку в названий строк. Це, власне, і підкреслює необхідність видання наказу або розпорядження, про яку йшлося вище, адже простіше скласти наказ, ніж робити спеціальне повідомлення про надання відпустки. Тож найзручніший спосіб повідомити працівника про відпустку — скласти наказ та ознайомити з ним працівника під підпис. Водночас, якщо накази не практикуються, це може бути і спеціальне повідомлення.
На практиці багато роботодавців нехтують цим правилом. Це є іншим порушенням законодавства про працю, адже працівник може бути позбавлений можливості організувати свій відпочинок, якщо про початок відпустки його не повідомляють завчасу. Проте оскільки такі роботодавці, як правило, мають заяви працівників про надання відпусток з конкретної дати, то порушень прав працівників, по суті, немає: адже відпустка нібито надана в зручний для працівника час.
6. Чи треба завчасно виплачувати відпусткові?
На самозайнятих осіб — роботодавців поширюється правило щодо завчасної виплати відпусткових (середнього заробітку за період відпустки) — ст. 21 Закону про відпустки. Недотримання цього терміну — це інше порушення законодавства про працю, за яке встановлено відповідальність. Окрім того, при несвоєчасній виплаті відпусткових, як і при несвоєчасному повідомленні про дату початку відпустки, працівники можуть вимагати перенесення відпустки (ст. 11 Закону про відпустки).
Водночас, у разі коли відпустки надаються на звернення працівників у зручний для них час, несвоєчасна виплата відпусткових не спричиняє порушення прав працівників (якщо працівник звернувся про надання йому відпустки пізніше, ніж за три дні до початку відпустки).
Не слід забувати, що виплата відпусткових вимагає сплати в цей день або завчасу сум ПДФО, військового збору та ЄСВ.
7. Чи обов'язково зазначати в наказі, за який період надається відпустка?
Прямої вимоги щодо зазначення в наказі про надання відпустки періоду, за який вона надається, як і власне вимоги видавати такий наказ, закон не містить.
Водночас, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, роботодавець зобов'язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Це на практиці означає необхідність зазначення в наказі про надання відпусток інформації про період, за який надається відпустка, тобто робочий рік. Робочий рік є в складі реквізитів типової форми наказу (розпорядження) про надання відпустки №п-3, про який ішлося вище.
Зазначення робочого року в наказі, як, власне, і облік відпусток, — правило, що переслідує суто практичну мету — не порушувати права працівників і роботодавців при наданні відпусток. Слід чітко розуміти, що відпустка надається за робочий рік, а не за календарний. Але навіть за незначної кількості працівників тримати в пам'яті інформацію про дату початку робочого року щодо кожного з них досить складно. А ці відомості (про відпрацьовані робочі роки — стаж, що дає право на щорічну відпустку, а також про використані дні відпусток) будуть необхідні у разі виникнення трудового спору з працівником, а також для проведення розрахунку при звільненні — коли роботодавець повинен виплатити працівникові грошову компенсацію за всі дні невикористаної відпустки, а за бажання працівника — надати йому невикористану відпустку з наступним звільненням.
Тому досить зручно в заяві про відпустку, наказі (розпорядженні) про її надання зазначати конкретний робочий рік, за який надається відпустка, наприклад: «надати щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за період роботи з 15 жовтня 2014 р. до 15 листопада 2015 р.».
Завершуючи розгляд, наголосимо, що сам підприємець або інша самозайнята особа, безперечно, також мають право на відпочинок, але передбачені трудовим законодавством правові інститути, зокрема інститут відпусток, в частині організації його відпочинку не діють. Така особа вирішує питання свого відпочинку на власний розсуд.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор