Належна організація готівкового обігу, дотримання вимог касової дисципліни є важливими для суб'єкта господарювання, що має справу з операціями з готівкою.
Чи обов'язково вести касову книгу, чи достатньо роздруковувати з «1С» її аркуші? Як правильно підшивати касову книгу: щомісяця чи наприкінці року, якщо вона роздруковується з «1С»?
Обов'язок ведення касової книги закріплено у главі 4 Положення №637. Так, відповідно до п. 4.2 цього Положення, кожне підприємство (юридична особа), що має касу, зобов'язане вести одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Кожен такий підрозділ веде окрему власну касову книгу, оформлену і видану організацією, до складу якої він входить. Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства зобов'язані відображати у касовій книзі.
Проте цей документ не заперечує можливості ведення касової книги в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. При цьому мають бути дотримані вимоги, визначені п. 4.4 Положення №637. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі. Але зауважимо, що рішення про ведення касової книги в електронній формі має підтверджуватися наказом (розпорядженням) керівника. А контроль за виконанням наказу покладається на головного бухгалтера або, за потреби, на іншого відповідального працівника. Рекомендуємо починати ведення касової книги в електронному виді з початку календарного року.
Основні правила ведення касової книги в електронному вигляді:
1) записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів (наявність ПКО та ВКО обов'язкова);
2) у разі здійснення касової операції роздруковується аркуш із касової книги;
3) формуються місячні підшивки, які повинні бути пронумеровані та прошнуровані;
4) місячні підшивки скріплюються в одну підшивку за результатом календарного року.
Отже, записи у касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги слід нумерувати автоматично в порядку зростання з початку року.
У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця треба автоматично роздруковувати загальну кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року — їх загальну кількість за рік.
Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
«Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується у підшивки у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються у книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України. Згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Відповідно до Переліку №578/5, строк зберігання — 3 роки.
У касі підприємства є іноземна валюта. Чи треба мати окремі касові книги на кожну валюту?
Положення №637 визначає порядок ведення касових операцій у національній валюті України. Аналогічного порядку для операцій в іноземній валюті немає. Проте, враховуючи вимоги ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку, звітності та контролю господарських операцій та затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації. Підставою для бухобліку госпоперацій є первинні документи, які повинні містити перелік обов'язкових реквізитів, зокрема щодо змісту та обсягу господарської операції, а також одиниці її виміру. Тому облік касових операцій з надходження та видачі іноземної валюти може здійснюватися на розроблених підприємством первинних документах із наведенням у них обов'язкових реквізитів. Для обліку готівки в інвалюті може використовуватися окрема книга, форму якої підприємство розробляє самостійно. Рекомендуємо затвердити форму такої книги наказом про облікову політику підприємства. Але за аналогією до касової книги в національній валюті доволі зручно вести окрему книгу для іноземної валюти. У ній відповідні суми можуть відображатися як у гривнях, так і в іноземній валюті.
Не забороняють такого оформлення касової книги і податкові органи: «Для обліку операцій в іноземній валюті може застосовуватися окрема книга, в якій відповідні суми можуть відображатись як у гривні, так і в іноземній валюті»1.
1 ЗІР, підкатегорія 109.15, відповідь на запитання: «Чи потрібно зазначати в касовій книзі, що використовується для операцій з іноземною валютою, суму коштів, еквівалентну іноземній валюті в гривнях?».
Одне підприємство має кілька місць здійснення готівкових розрахунків (відокремлені підрозділи). Скільки касових книг треба заводити?
Уся готівка, що надходить до каси, повинна бути своєчасно (у день її отримання) і в повному обсязі оприбуткована. Оприбуткуванням готівки є проведення підприємствами обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі або у книзі обліку розрахункових операцій (якщо на підприємстві застосовується РРО).
Якщо відокремлений підрозділ здійснює готівкові розрахунки із застосуванням РРО, веде книгу обліку розрахункових операцій та не використовує операцій приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням ПКО, а також видачу готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, госппотреби, інші операції з оформленням ВКО та відомостей, то такий відокремлений підрозділ касову книгу не веде відповідно до п. 4.2 Положення №637. Якщо відокремлений підрозділ підприємства здійснює готівкові розрахунки з оформленням ПКО і ВКО, то такий відокремлений підрозділ повинен вести і свою прошиту та пронумеровану касову книгу, засвідчену підприємством.
Тому робимо висновок: якщо підприємство має кілька місць здійснення готівкових розрахунків і в кожній касі готівкові операції оформляються ПКО і ВКО, кожна така каса має використовувати окремі касові документи у своїх касових книгах. Якщо підрозділ не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, окрема касова книга не ведеться.
До речі, якщо торгова точка не має статусу відокремленого підрозділу1, то виписувати касові ордери їй не треба: готівкові розрахунки в ній проводять через РРО або РК та ведуть КОРО. Саме головна каса підприємства у разі приймання готівки з торгової точки та здавання її до банку виписує касові ордери.
Чи можна отримати кошти готівкою до каси у разі розірвання договору (повертається аванс, сплачений постачальнику)?
Відразу зауважимо: проводити таку операцію у готівковій формі доволі ризиковано. Та це не означає, що вона заборонена, головне — оформити все належним чином.
Перше, на що треба звернути увагу, — це обмеження згідно з п. 2.3 Положення №637: підприємства мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою. Гранична сума готівкових розрахунків установлена Постановою №210 у розмірі 10000 грн. У разі перевищення граничної суми розрахунків готівкою застосовується адміністративна відповідальність як до платника готівки, так і до суб'єкта господарювання, який приймає готівку.
По-друге, треба документально оформити факт розірвання договору. Можливо, доведеться скласти додаток до договору, в якому зазначити підстави (причини) розірвання договору з постачальником. Не завадить оформити прохання повернути сплачений аванс листом від покупця — отримувача готівки (лист складається в довільній формі також із зазначенням причин розірвання договору та повернення коштів).
По-третє, операцію з приймання готівкових коштів треба оформити прибутковим касовим ордером та зробити відповідний запис у касовій книзі.
І хай не лякає покупця — платника авансу відсутність у нього РРО. Закон про РРО поширюється на суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції, зокрема, в готівковій формі при продажу товарів (наданні послуг). Отже, порядок проведення розрахунків через РРО поширюється на продавців.
За авансовим звітом працівник підприємства зазначив, що заплатив готівкою із власних коштів понад 10000 грн. Чи діє у такому разі обмеження щодо готівкових розрахунків?
У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) він звітує за витрачені кошти у визначеному законодавством порядку з пред'явленням при цьому документів (товарних і касових чеків, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур тощо), що підтверджують здійснені витрати. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником, як такі, що були здійснені за його дорученням і з його згоди, є затверджений звіт про використання коштів2. Адже працівник, який придбаває для підприємства та від його імені товари (послуги, роботи), діє за дорученням цього підприємства. Відповідно до ст. 1007 ЦКУ, якщо працівник підприємства на підставі доручення придбаває у власність підприємства товари (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то за таких умов підприємство зобов'язане відшкодувати працівникові витрачені ним власні кошти.
1 Філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України (п. 1.2 Положення №637).
2 Наказ Міндоходів від 24.12.2013 р. №845 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».
Слід пам'ятати про обмеження граничного обсягу готівкових розрахунків відповідно до п. 2.3 Положення №637 — 10000 грн. Згідно з пп. 19-1.1.4 та пп. 20.1.10 ПКУ, контроль за додержанням порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги) здійснює ДФСУ. За зазначене порушення передбачено лише адміністративні, але чималі санкції. Так, за ст. 163-15 КУпАП, порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у т. ч. перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб юрособи у розмірі від 100 до 200 н. м. д. г., що на сьогодні становить від 1700 грн до 3400 грн. На офіційних порталах ДФСУ щодо питань застосування штрафних санкцій1 стверджується, що відповідальність застосовується як до платника, так і до отримувача готівки. Обмеження щодо граничних сум поширюються і на випадки, коли працівник придбаває товари (роботи, послуги) для підприємства з використанням власних готівкових коштів.
Пам'ятайте: підприємство не має права відшкодовувати працівникові витрати за авансовим звітом за наявності у працівника заборгованості за попередньо виданими йому під звіт коштами. Відповідно до п. 2.11 Положення №637, видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. За видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів Указом №436 до суб'єкта господарювання встановлено санкції у розмірі 25% виданих під звіт сум.
Протягом дня у скриньці РРО накопичуються чималі суми. Чи може касир до інкасації зберігати такі суми в окремому приміщенні?
Податковий орган може проводити фактичні перевірки щодо дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій.
Порядок проведення розрахунків визначено ст. 3 Закону про РРО. Згідно з п. 13 цієї статті, продавці, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо), при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов'язані забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеній у денному звіті РРО2. Це означає, що готівку слід зберігати у місці проведення розрахунків, а не в будь-якому іншому місці.
1 Підкатегорія 109.21, запитання: «Чи застосовується відповідальність за перевищення граничної суми розрахунків готівкою у розмірі 10000 грн до СГ — платників та отримувачів готівки у разі проведення розрахунків через РРО або касу підприємства?».
2 Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ.
У разі встановлення протягом календарного року під час перевірки факту невідповідності у юридичних осіб (зверніть увагу: у п. 1 ст. 17 Закону про РРО є посилання лише на юросіб!) на місці проведення розрахунків суми готівкових коштів сумі коштів, зазначеній у денному звіті, більше ніж на 10% розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового року (більше ніж 121,80 грн), за вчинене вперше порушення санкція становить 1 грн, за кожне наступне вчинене порушення — 100% вартості проданих із порушеннями, встановленими цим підпунктом, товарів (послуг).
Місце проведення розрахунків згідно зі ст. 2 Закону про РРО — це місце, де здійснюються розрахунки з покупцем за продані товари (надані послуги) та зберігається готівка, отримана за реалізовані товари, а також місце отримання покупцем попередньо сплачених товарів (послуг) із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.
Відповідно до п. 6 розділу ІІІ Порядку №417, видача готівки з місця проведення розрахунків повинна реєструватися через РРО з використанням операції «службова видача», якщо видача не пов'язана з проведенням розрахункових операцій. Робимо висновок, що зберігання готівки за реалізовані товари у межах торгової площі, але не на місці проведення розрахунків, без здійснення операції «службова видача» та оприбуткування у касовій книзі вважається порушенням порядку застосування РРО. Тому касир може вилучити зі скриньки РРО готівку та зберігати її до інкасації у касі, а саме: оприбуткувати готівку, як того вимагає Положення №637, з оформленням ПКО та зробити відповідний запис у касовій книзі.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
- Постанова №210 — Постанова НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
- Порядок №417 — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. №417.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»