З каси підприємства видано гроші під звіт. Наступного дня фізособа повертає гроші, нічого не придбавши (гроші видавалися лише для того, щоб не було переліміту каси). Чи потрібно у такому разі складати авансовий звіт?
Згідно з Указом №4361, за перевищення встановлених лімітів залишку готівки у касах до підприємства застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу — у сумі двократного розміру виявленої понадлімітної готівки за кожен день. Тому підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установленого ліміту. У разі перевищення готівки понад встановлений ліміт каси2 вся готівка, що перебуває у касі на кінець робочого дня, підлягає зарахуванню на поточний рахунок підприємства. Одним із варіантів недопущення переліміту готівкових коштів може бути видача коштів у підзвіт, якщо на підприємстві справді є потреба у закупівлях за готівку.
1 Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
2 Понад установлений ліміт каси кошти, які одержані з каси банку або спрямовані з виручки на виплати, що належать до фонду оплати праці, можуть зберігатися у касі протягом трьох (працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів протягом п'яти) робочих днів (пункти 2.10, 7.22 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637, далі — Положення №637).
При цьому слід брати до уваги граничні суми готівкових розрахунків, установлених для СГ пунктом 2.3 Положення №637 та Постановою НБУ від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою», адже обмеження стосуються також розрахунків під час оплати за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів.
Ми не рекомендуємо видавати підзвітній особі готівкові кошти в сумі, більшій за 10000 грн на день, адже підзвітна особа не повинна здійснювати готівкові розрахунки понад цю суму.
Термін, на який дозволено видавати готівкові кошти під звіт, встановлено п. 2.11 Положення №637. На виробничі (господарські) потреби готівка видається працівникові під звіт з каси підприємства за видатковим касовим ордером на строк не більше 2-х робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Зауважимо, що п'ятий абзац п. 2.11 Положення №637 висуває вимогу: «Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України». Постає запитання: як фізособі відзвітувати?
Якщо працівник використав кошти, видані під звіт, то у цьому випадку виникає обов'язок відзвітувати за таке використання шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845). Звіт складається підзвітною особою, що отримує такі кошти від підприємства будь-якої організаційно-правової форми або від самозайнятої особи.
Якщо працівник, отримавши гроші з каси підприємства, не зміг виконати доручення підприємства з якихось об'єктивних причин, то і звіт подавати не потрібно. Адже факту використання коштів немає, відповідно немає і підстав для звітування. У цьому випадку фізособа не пізніше наступного дня просто повертає отриману готівку до каси підприємства.
Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткування готівки здійснюється на підставі прибуткових касових ордерів та відображення у касовій книзі. І, на наш погляд, саме оформлення прибуткового касового ордера у цьому випадку (із зазначенням у реквізиті «Підстава», що повертаються невитрачені кошти, видані на господарські потреби) є звітуванням за одержані під звіт та не витрачені готівкові кошти (додатково див. «ДК» №7/2014).
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»