Зміна відомостей, які надаються держреєстратору, — поширена процедура, і стосується вона не тільки юросіб, а й фізосіб-підприємців. Проте при зміні місця проживання страшна не так зміна відомостей у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР), як процедура зміни податкової адреси, місця обліку у фондах, заміна електронних ключів, зміна відомостей про підприємця у банку тощо. Тобто та купа запитань, що їх спричинює зміна реєстрації фізособи у її паспорті. Найпоширеніші з них розглянемо далі.
Цілком буденна ситуація — підприємець змінив місце реєстрації (або, як його раніше називали, «прописки»), про що в його паспорті з'явився запис. Що потрібно зробити далі?
Візит до ДПІ, не пов'язаний із підприємницькою діяльністю
Річ у тім, що підприємець є фізособою, а отже, сплачує не лише ті податки, що пов'язані з веденням підприємницької діяльності. А всі фізособи — платники податків та зборів — реєструються у ДПІ шляхом включення відомостей про них до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків (далі — ДР). На кожну фізособу — платника податків складається окрема облікова картка, в якій зазначають відомості і щодо місця проживання (адреси) фізособи. Отже, фізособа в разі зміни адреси має повідомити податківців про зміну відомостей, зазначених в обліковій картці платника податків. Це, як і реєстрація фізосіб у ДР, відбувається у порядку, врегульованому Положенням №779.
Отже, п. 1 розділу VI і п. 1 розділу IX Положення №779 передбачають, що фізособи зобов'язані надавати контролюючим органам відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки, протягом місяця з дня виникнення таких змін. Такі відомості подають у вигляді заяви за формою №5ДР (додаток 11) — для тих фізосіб, які мають номер облікової картки, або за формою №5ДРП (додаток 12) — для тих фізосіб, які обліковуються за серією та номером паспорта (через свої релігійні переконання). Правила заповнення заяви наведено на зворотному боці її типової форми, вони є досить докладними, тож ми на них спинятися не будемо.
Вносять зміни до ДР протягом п'яти робочих днів з дня подання заяви до ДПІ за місцем проживання фізособи.
Далі так. Документом, що засвідчує реєстрацію у ДР, є картка платника податків (за формою, наведеною у додатку 3 до Положення №779). Якщо нова адреса знаходиться у тій самій територіально-адміністративній одиниці і місце обліку в ДПІ не зміниться, отримувати нову картку платника податків потреби немає: адже відомості, наведені в старій картці, не зміняться. А ось якщо нова адреса — в іншій територіально-адміністративній одиниці і про зміни фізособа повідомлятиме вже іншу ДПІ за місцем проживання, то треба отримати нову картку платника податків, адже в ній зазначається найменування ДПІ, яка її видає. Строк отримання нової картки — 5 робочих днів з дати звернення. Тож, як правило, звернення (у довільній формі) фізособи пишуть одночасно з поданням заяви про внесення змін до ДР.
Зверніть увагу: ДПІ може змінити реєстраційний номер облікової картки платника податків тільки в тому разі, якщо порушення чи неточності не можна усунути шляхом внесення змін у порядку, зазначеному вище. За зверненням (у довільній формі) фізособи — платника податків ДПІ протягом п'яти робочих днів з дня отримання звернення видає фізособі довідку про зміну реєстраційного номера облікової картки платника податків за формою, наведеною в додатку 5 до Положення №779.
Зміна адреси фізособи — як підприємця
Згідно з ч. 3 ст. 4 Закону про держреєстрацію, зміна місця проживання фізособи-підприємця підлягає обов'язковій держреєстрації шляхом внесення відповідних змін до записів ЄДР у порядку, встановленому цим Законом. Порядок держреєстрації змін встановлено ст. 45 Закону про держреєстрацію. Але в цій статті не уточнено, протягом якого часу підприємець має зареєструвати зміну адреси.
Хоча виникає обов'язок внести зміни до ЄДР одразу після отримання паспорта з відповідним записом, нагадувати про це держреєстратор не буде.
Для держреєстрації зміни адреси підприємець подає держреєстратору за старою адресою особисто (або надсилає поштовим відправленням з описом вкладеного) такі документи:
— заповнену реєстраційну картку на проведення держреєстрації змін до відомостей про фізособу-підприємця. Форма картки (так звана форма 11) затверджена наказом Мін'юсту від 14.10.2011 р. №3178/5. Заповнюється вона досить просто: в ній наводять загальні відомості про підприємця (П. І. Б., номер облікової картки платника податків або паспортні дані), у переліку змін, які вносяться до ЄДР, проставляють позначку у рядку «Зміна місця проживання фізичної особи — підприємця», а далі — тільки ті відомості, які змінюються, тобто конкретно нова адреса підприємця. І наприкінці картки (у розділі IV) зазначають спосіб, у який підприємець бажає отримати виписку з ЄДР, — особисто чи поштою;
— документ, що підтверджує сплату реєстраційного збору за держреєстрацію змін до відомостей про фізособу-підприємця. За проведення державної реєстрації зміни місця проживання фізособи-підприємця справляється реєстраційний збір у розмірі тридцяти відсотків від 2 н. м. д. г., тобто 17 х 2 х 30% = 10,20 грн (ч. 1 — 2 ст. 10 Закону про держреєстрацію). Документом, що підтверджує внесення реєстраційного збору, є копія квитанції, виданої банком, або копія платіжного доручення з відміткою банку (ч. 5 ст. 10 Закону про держреєстрацію);
— копію довідки про зміну реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності).
Якщо підприємець зареєструвався на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, то держреєстратор за старим місцем проживання має передати реєстраційну справу підприємця держреєстратору за новим місцем проживання (ч. 1 ст. 14 Закону про держреєстрацію). Уже до такого нового держреєстратора підприємець звертатиметься з різних питань у майбутньому (при зміні реєстраційних даних, припиненні підприємницької діяльності тощо).
Що буде, якщо не повідомити про зміни?
Чинним законодавством не передбачено санкцій, зокрема й адміністративних штрафів, за неповідомлення держреєстратора про зміни у даних, які містяться в ЄДР.
А ось за п. 117.1 ПКУ неподання у строки та у випадках, передбачених цим Кодексом, заяв або документів для реєстрації змін місцезнаходження чи внесення інших змін до своїх облікових даних тягне за собою накладення штрафу на самозайнятих осіб у розмірі 170 грн. А якщо самозайнята особа, до якої були застосовані штрафи за таке порушення, не усуне його протягом року, їй доведеться сплатити штраф у розмірі 340 грн.
І хоча підприємці як самозайняті особи подають документи про зміну місця проживання не до ДПІ, а до держреєстратора, проте держреєстратор подає відомості про такі зміни до ДПІ за місцем обліку підприємця. Такий ось непрямий шлях повідомлення податківців про зміну податкової адреси підприємця встановлено чинним законодавством. Тож за неподання відповідних відомостей держреєстратору можна отримати штраф від ДПІ в разі встановлення факту такого порушення (незважаючи на те, що строки подання такої інформації держреєстратору законодавчо не встановлені).
Передбачено ПКУ відповідальність і за неповідомлення фізособою про зміну місця проживання, не пов'язаного з веденням нею підприємницької діяльності (яке ми розглядали на початку нашої статті). Так, згідно з п. 119.1 ПКУ, неподання або порушення порядку подання платником податків інформації для формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб — платників податків тягне за собою накладення штрафу у розмірі 85 грн. За ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, передбачено штраф у розмірі 170 грн.
Але не такі страшні ці штрафи, як ті наслідки, які можуть мати місце, якщо виявиться невідповідність фактичної адреси фізособи з адресою, зазначеною у документах про господарську діяльність (договорах, первинних документах тощо). Тут не виключено й визнання договорів нікчемними, й інші неприємності. Тож радимо повідомити контролюючі органи про зміну адреси якнайшвидше.
Якщо ви — підприємець, який змінив адресу у межах однієї і тієї самої адміністративно-територіальній одиниці, то для вас «пригоди» майже закінчено (залишилося прочитати розділ про відносини з банком та електронні ключі). Адже змінені дані про вас держреєстратор передасть до ДПІ за місцем вашого обліку (ця процедура є обов'язковою та здійснюється незважаючи на те, що ви як фізособа самостійно подаєте ДПІ відомості про зміну адреси для їх відображення в обліковій картці платника податків).
Якщо ж ні, читайте уважно далі.
Знову ДПІ
Після проведення держреєстрації зміни місця проживання платника податків, унаслідок якої змінюються адміністративно-територіальна одиниця та ДПІ, в якій на обліку перебуває платник податків, контролюючі органи за попереднім та новим місцем проживання платника податків проводять процедури зняття з обліку/взяття на облік такого платника податків. Це відбувається згідно з розділом Х Порядку №1588, і підставою для такої зміни місця обліку є повідомлення від держреєстратора.
Зверніть увагу: норми п. 10.13 Порядку №1588 щодо того, що у разі зміни місцезнаходження суб'єкта господарювання — платника податків сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється таким платником податків за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду, стосуються лише юросіб! Тож підприємці повинні сплачувати податки і збори за новим місцем обліку з дати переходу. Стандартний строк обміну відомостями між ДПІ за старим та новим місцем обліку триває близько місяця, але цей термін може бути і коротшим. У будь-якому разі про те, що підприємця взяли на облік у новій ДПІ, він має отримати нову довідку форми №4-ОПП (згідно з додатком 2 до Порядку №1588). Саме в ній зазначається дата, з якої підприємець перебуває на обліку в ДПІ. Тому помилитися, з якої дати слід сплачувати податки та збори за новою адресою, буде важко.
Але ось п. 10.14 Порядку №1588 діє для всіх платників податків, у т. ч. для підприємців. Після зняття платника податків з основного місця обліку в ДПІ за попереднім місцезнаходженням платник податків продовжує перебувати на обліку в такому органі з ознакою обліку за неосновним місцем обліку, а ДПІ стосовно платника податків продовжує адмініструвати податки, збори у частині завершення процедур такого адміністрування до:
— закінчення документальної перевірки та узгодження сум грошових зобов'язань за її результатами, якщо перевірка була розпочата або призначена та контролюючий орган вже повідомив платника податків про її проведення;
— повернення надміру сплачених платежів, помилково або надміру зарахованих до бюджету, контроль за справлянням яких здійснюють контролюючі органи, або їх відшкодування платнику податків, якщо останній відповідно до поданих заяв чи податкових декларацій (звітів, розрахунків) претендує та має право на таке повернення чи відшкодування, у разі якщо до кінця бюджетного періоду закінчується строк повернення або відшкодування і відповідно висновки щодо відшкодування виконані в повному обсязі;
— закінчення процедур судового оскарження сум грошових зобов'язань та інших справ адміністративного судочинства, крім випадків заміни такого контролюючого органу (як сторони або третьої особи в адміністративній справі) іншим контролюючим органом.
Отже, щоб остаточно знятися з обліку в попередній ДПІ, слід пройти документальну перевірку, доплатити (за потреби) податки, збори та фінансові санкції до бюджету за попереднім місцем обліку тощо.
Фонди соціального страхування
Відомості, у т. ч. про зміну місця обліку, ДПІ надсилає до всіх фондів соціального страхування (у т. ч. ПФУ). Тож підприємцю не потрібно подавати відомості про зміну адреси до фондів особисто. Автоматично (тобто без участі підприємця) передаються відомості про нього з попереднього місця обліку до іншого. Але якщо зміна адреси призводить до зміни місця обліку, слід звернутися до фондів та пройти перевірку (або звіряння) розрахунків. Це потрібно для того, щоб, зокрема, з ЄСВ не виникало питань за новим місцем обліку про розбіжності між відомостями, які були передані до нової ДПІ з попереднього місця обліку, і даними у самого підприємця1.
1 Див. статтю Г. Бикової «Якщо «загубилась» переплата до бюджету» в «ДК» №25-26/2014.
Банк
Звичайно, зміна адреси не призведе до обов'язку змінити банк або відділення банку, в якому відкрито рахунок, за яким фізособа здійснює підприємницьку діяльність. Але відомості про себе як про особу, яка відкриває банківський рахунок, фізособа надає банку при його відкритті (зазначає у договорі з банком). Тож, як правило, фізособу суворо попереджають про те, що вона повинна повідомляти банк про будь-які зміни таких відомостей. Отже, про зміну адреси банк потрібно повідомити і далі діяти згідно з процедурою, яку встановлює банк, — можливо, буде достатньо листа або заяви, а можливо, доведеться підписати додаткову угоду до договору про відкриття рахунка. Строки такого повідомлення, як правило, встановлюються таким договором.
Ключі, договір із ДПІ
Будь-яка держреєстрація змін відомостей про особу, якій видано електронні ключі, призведе до необхідності їх переоформлення. Точніше, йдеться про переоформлення сертифіката електронного цифрового підпису, адже він має містити відомості про особу, яка є підписувачем (власником особистого ключа) (ст. 6 Закону про ЕЦП). І своєчасно повідомляти центр сертифікації про зміну цих відомостей є обов'язком підписувача, встановленим ст. 7 Закону про ЕЦП.
На жаль, Законом не встановлено, в який саме термін слід повідомляти про такі зміни. Зрозуміло, що зробити це слід після реєстрації змін у держреєстратора. І до того, як доведеться подавати звітність у електронному вигляді до нової ДПІ. Тож, знаючи ці два часові орієнтири, підприємець самостійно повинен спланувати, коли він переоформлятиме нові електронні ключі. Процедура їх заміни не займає багато часу, але доведеться везти документи, можливо, чекати у черзі, отже, приділити цій процедурі особисту увагу. Або скерувати за таким переоформленням уповноважену особу.
Зміна адреси та ключів призведе і до підписання нового договору (заяви) з ДПІ про прийняття податкової звітності і звітів з ЄСВ. Підписання цих документів з боку ДПІ триває, як правило, 1 — 3 робочі дні, але це теж варто зробити не в останній день подання звітності.
Наймані працівники
Ще один момент, на який слід звернути увагу, стосується працівників, які працюють у підприємця, що змінює місце обліку. Нагадуємо: трудові відносини з працівниками у підприємця відбуваються за посередництвом Фонду безробіття (точніше, його територіальним відділенням за місцем проживання підприємця). Змінюється місце проживання (реєстрації) — змінюється і територіальне відділення Фонду безробіття. А що ж із трудовими договорами, які перебували на обліку за попереднім місцем обліку?
Як роз'яснює Мінпраці у листі від 17.10.2008 р. №328/06/186-08, якщо трудовий договір було належним чином зареєстровано за місцем проживання фізособи-роботодавця, то при зміні місця проживання фізособи-роботодавця перереєстрація трудового договору (якщо трудові відносини не припинялися) не передбачена.
У разі закінчення строку трудового договору або припинення його дії достроково зняти з реєстрації трудовий договір має відповідальна особа центру зайнятості, в якому було зареєстровано трудовий договір.
Нормативна база
- Закон про держреєстрацію — Закон України від 15.05.2003 р. №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців».
- Закон про ЕЦП — Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
- Положення №779 — Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затверджене наказом Міндоходів від 10.12.2013 р. №779.
- Порядок №1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. №1588.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»