Чимало покупців пропонують нам оформляти повідомлення про зразки печатки та підписів відповідальних осіб (так звану генеральну довіреність) як додаток до договору, щоб не виписувати довіреність на кожне постачання. Як правильно оформити таке повідомлення?
Питання оформлення довіреності при відпуску ТМЦ регулюються Iнструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом МФУ від 16.05.96 р. №99 (далі — Iнструкція №99). У пункті 2 Iнструкції №99 сказано, що сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (далі — цінності) відпускаються покупцям або передаються безоплатно тільки за довіреністю одержувачів.
Iнструкцією №99 передбачено два способи одержання цінностей довіреною особою юрособи-одержувача: за довіреністю і без неї (останній спосіб на практиці якраз і має назву «генеральна довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей», хоча це і не відповідає дійсності — оформлення довіреності як такої у цьому разі Iнструкцією не передбачено). Докладніше про це далі.
Типова форма довіреності №М-2 встановлена додатком 1 до Iнструкції №99. Згідно з п. 6 Iнструкції №99, довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку та реєструється у журналі реєстрації довіреностей1. Як правило, на кожен документ (наряд, рахунок, договір, замовлення) видається окрема довіреність. При регулярних постачаннях кількість таких документів може бути доволі великою і постає запитання про оптимізацію документообігу. Вирішується воно таким чином.
Згідно з абзацом другим п. 6 Iнструкції №99, якщо довірена особа одержує цінності в одному місці, але за декількома документами, їй може бути виписана одна довіреність із зазначенням у ній номерів та дат таких документів і, безумовно, найменування всіх цінностей, що одержуються за такими документами. Згідно з п. 8 Iнструкції №99, довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями2, допускається видавати не на 10 днів, а на календарний місяць. Тобто можна видати одну довіреність із терміном дії один місяць, причому за нею можна буде отримувати цінності на підставі декількох документів постачальника (нарядів, рахунків, договорів, замовлень).
1 Типова форма №М-3 (додаток 2 до Iнструкції №99).
2 Поняття централізовано-кільцевих перевезень МФУ роз'яснював у своїх листах від 04.04.2001 р. №053-2948 та від 05.03.2002 р. №053-2930. Такими перевезеннями вважається систематичне завезення ТМЦ за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) за адресою одного чи більше замовників (юридичних осіб або їхніх відділень, дільниць, філій). На думку автора, регулярні постачання ТМЦ також підпадають під це тлумачення МФУ.
При цьому слід мати на увазі, що така довіреність буде видана конкретній матеріально відповідальній особі, і лише вона зможе отримати цінності на її підставі. Крім того, у довіреності слід відразу зазначити найменування та кількість цінностей, які можуть бути отримані за нею протягом усього терміну її дії, а також номери і дати всіх документів, за якими такі цінності будуть отримані (що не завжди зручно).
Пунктом 13 Iнструкції №99 передбачено, що при централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємствам їх відпуск постачальниками може відбуватися без довіреності, якщо одержувач цінностей за підписом керівника та головного бухгалтера підприємства або інших осіб, уповноважених підписувати довіреність, повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), яким матеріальна відповідальна особа, що приймає цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей. Зверніть увагу, що тут передбачено тільки повідомлення про зразок печатки або штампа і нічого не сказано про повідомлення про зразок підпису матеріально відповідальної особи.
Звідси випливає висновок, що матеріально відповідальні особи підприємства-одержувача можуть змінюватися, але всі вони повинні будуть використовувати одну і ту саму печатку (штамп), зразок якої наведено у повідомленні. Щоб уникнути неправомірного отримання ТМЦ від постачальника неналежними особами і, як наслідок, — ненадходження цінностей на склад одержувача, підприємство-одержувач мусить самостійно подбати про те, щоб доступ до вищезгаданої печатки (штампа) мали тільки визначені матеріально відповідальні особи, і лише вони могли користуватися нею при отриманні ТМЦ від постачальників.
Форма такого повідомлення законодавством не передбачена. Як правило, воно оформляється у вигляді додаткової угоди до договору у вільній формі, але може бути оформлено й у вигляді самостійного документа (у т. ч. у формі листа). Не передбачені також і терміни дії такого повідомлення. Тож автор вважає, що це повідомлення може діяти доти, доки одержувач користується згаданою у ньому печаткою або штампами. При закінченні використання такої печатки або штампів повідомлення про відповідні зразки має бути відкликане і за потреби оформлене нове (якщо замість старої печатки (штампів) починають використовуватися нові).
Проте на практиці юрособи-одержувачі часто оформляють згадане повідомлення у вигляді документа під назвою «генеральна довіреність», який включає не лише зразки печатки (штампів), а й зразки підписів довірених осіб. Такий документ може виглядати, наприклад, так (див. зразок).
Зразок
Оскільки по суті така «генеральна довіреність» містить у собі всі елементи вищенаведеного повідомлення, передбаченого п. 13 Iнструкції №99, то, на думку автора, за погодженням сторін договору допустимою є і така форма повідомлення. Термін дії повідомлення (у т. ч. і оформленого у вигляді генеральної довіреності) обмежений лише терміном дії договору, за яким отримуються цінності, і терміном дії повноважень зазначених у ньому осіб або зазначеної у ньому печатки (штапмів).
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»