Самозайняті особи, зокрема приватні підприємці, можуть використовувати у власній діяльності найману працю. Для цього вони можуть укладати трудові договори із працівниками. Про укладення таких договорів «ДК» вже писав у №15/2013. Сьогодні мова піде про подальші дії працедавця, пов'язані з нарахуванням і виплатою зарплати найманим працівникам.
Основа всього — трудовий договір
Усі взаємовідносини працедавця — приватного підприємця (далі — працедавець) із найманими працівниками будуються на підставі положень трудового договору. Трудовий договір укладається з кожним працівником індивідуально, письмово і реєструється у державній службі зайнятості за місцем реєстрації приватного підприємця (далі — ДСЗ). Договір складається у трьох примірниках — по одному для працедавця і працівника, а третій залишається у ДСЗ під час його реєстрації. Докладніше про таку реєстрацію йдеться у «ДК» №15/2013.
У трудовому договорі (далі — договір) обумовлюється сума заробітної плати, яку працедавець зобов'язується сплачувати працівникові. Причому вона має бути не меншою за мінімальну зарплату, яку встановлюють закони України про держбюджет на відповідний рік. Так, на 2013 рік встановлено місячну мінімальну зарплату у розмірі 1147 грн з 01.01.2013 р., та у розмірі 1218 грн — на період з 01.12.2013 р. до кінця 2013 р. Погодинну мінімальну зарплату визначено у розмірі 6,88 грн за годину з 01.01.2013 р. та 7,30 грн за годину — з 01.12.2013 р. (ст. 8 Закону про Держбюджет-2013).
Працедавець може застосовувати як місячну, так і погодинну плату, а також відрядну форму оплати праці (про яку — далі). Якщо протягом строку дії трудового договору розмір зарплати змінюється, то кожну таку зміну необхідно оформляти додатковою угодою до договору та реєструвати її у ДСЗ. Якщо працедавець виплачує зарплату залежно від обсягу виробітку (відрядна форма оплати праці) або кількості відпрацьованого часу (погодинна форма оплати праці), то відповідні положення про таку оплату праці слід зафіксувати у договорі або в окремому додатку до нього.
Мінімальні відрядні розцінки розраховуються виходячи з місячного розміру мінімальної зарплати і місячної норми виробітку або виходячи з мінімальної погодинної оплати і погодинної ж норми виробітку.
Приклад Приватний підприємець займається виробництвом тари — дерев'яних піддонів. Розрахуємо мінімальну відрядну розцінку за просту некваліфіковану працю зі збірки піддонів з готових складових. Норма виробітку за зміну — 14 піддонів за 7 годин. Отже, норма виробітку за одну годину становитиме 14 : 7 = 2 піддони за годину. У разі мінімальної годинної ставки у розмірі 6,88 грн розцінка за 1 піддон буде 6,88 : 2 = 3,44 грн.
При нормі тривалості робочого часу на серпень 2013 р. у розмірі 167 годин1 і за умови виконання норми виробітку працівник отримає зарплату в сумі 167 годин х 2 піддони/годину х 3,44 грн/піддон = 1148,96 грн, що приблизно відповідає рівню мінімальної зарплати у серпні 2013 р. — 1147 грн.
1 Згідно з листом Мінсоцполітики від 21.08.2012 р. №9050/0/14-12/13.
Як бачимо із прикладу, мінімальні розцінки за просту некваліфіковану працю розраховано працедавцем так, щоб за умови виконання місячної норми працівник зміг отримати зарплату, не нижчу за мінімальну. Якщо працівник свою місячну норму не виконає, йому буде нараховано зарплату згідно з фактично виконаним обсягом роботи відповідно до ст. 111 КЗпП, і при цьому вона може виявитися нижчою за мінімальну. Таку ситуацію передбачено ст. 21 Закону про оплату праці, при цьому працедавець не порушує норми законодавства про працю.
Працедавці не повинні забувати, що мінімальний місячний оклад, мінімальна годинна ставка і мінімальні відрядні розцінки призначені для оплати простої некваліфікованої праці. Якщо праця найманого працівника потребує наявності відповідної кваліфікації, вона має оплачуватися у більшому розмірі, ніж згадані вище мінімальні величини. На сьогодні немає обмежень щодо максимального розміру зарплати для працівників приватних підприємців, і на практиці розмір оплати праці встановлюється працедавцем та працівником у договірному порядку.
У договорі також фіксується тривалість відпусток: щорічної основної відпустки, передбаченої статтями 74 і 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки, щорічних додаткових відпусток, на які працівник має право згідно зі статтями 74 і 76 КЗпП, статтями 7 і 8 Закону про відпустки. На наш погляд, у договорі недоцільно зазначати конкретні дати початку і закінчення відпусток, а ліпше обмежитися загальним формулюванням, наприклад «фактичні періоди надання відпусток узгоджуються сторонами договору окремо». При цьому тривалість кожного виду відпустки треба визначити у договорі однозначно. Звісно, вона не має бути меншою від передбаченої статтями 75 і 76 КЗпП, а також розділом II Закону про відпустки (мінімальна тривалість основної щорічної відпустки — 24 к. д.). Ця інформація використовується також і під час розрахунку кількості днів щорічної відпустки, що підлягають грошовій компенсації у разі звільнення працівника згідно зі ст. 83 КЗпП.
Серед інших умов у договорі зазначаються підстави для податкових та інших пільг, які має бути підтверджено відповідними документами: свідоцтвами про народження дітей, довідками про інвалідність тощо. До договору (до примірника, що залишається у працедавця) можна додати копії таких документів.
Як зазначає Мінпраці у листі від 09.10.2001 р. №06/2-4/133, форма договору, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. №260, є лише зразком, і сторони можуть вносити до неї власні зміни, але за умови, що вони не погіршуватимуть становище найманих працівників порівняно із законодавством України. Відповідно до ст. 9 КЗпП, умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно із законодавством України про працю, вважаються недійсними. Як правило, ДСЗ не реєструє такі договори. Але якщо з будь-якої причини договір все ж таки містить таку умову (наприклад, тривалість основної щорічної відпустки визначено у розмірі 10 к. д.), працедавець повинен чинити так, як прописують норми КЗпП та іншого законодавства про працю, а не спірні положення його договору із працівником, і надавати працівникові відпустку тривалістю 24 к. д. чи більше.
Недійсні умови трудових договорів
Такими умовами можуть бути:
— зазначення у трудовому договорі та нарахування найманому працівникові зарплати, нижчої за законодавчо встановлений розмір мінімальної заробітної плати;
— незазначення у договорі та ненадання працівникові часу відпочинку протягом робочого дня (обідньої перерви);
— ненадання працівникові чергової оплачуваної відпустки або її тривалість є меншою за ту, яку встановлено КЗпП;
— незабезпечення працівникові безпечних умов праці тощо.
Облік робочого часу
Для обліку робочого часу працівників застосовується Табель обліку використання робочого часу. Типову форму Табеля обліку використання робочого часу №П-5 затверджено Наказом №489. У самій формі зазначено, що вона має рекомендаційний характер. За потреби її може бути доповнено. Автор вважає, що за тією ж аналогією з цієї типової форми може бути вилучено показники, які приватний підприємець не використовує, наприклад години роботи у нічний час, тимчасове переведення на інше підприємство, страйки тощо.
У першій частині форми №П-5 перелічено літерні та числові коди для кодування інформації, що відображається у табелі. Ми рекомендуємо користуватися саме ними як найбільш стандартними, хоча будь-який працедавець може використовувати і коди, які є для нього зручнішими. У основній таблиці, яка має назву «Табель обліку робочого часу», наводиться інформація про працівників (табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові тощо) та відмітки про фактичне з'явлення та нез'явлення на роботу. Цю частину табеля заповнюють щодня за фактичними даними.
Після закінчення місяця інформація у табелі підсумовується щодо кожного працівника і щодо всіх працівників загалом, у розрізі відпрацьованого (із зазначенням кількості часу, відпрацьованого понаднормово, вночі, у вихідні та святкові дні) і невідпрацьованого часу (із зазначенням причин нез'явлення на роботу) за місяць у днях та у годинах. Ця інформація далі використовуватиметься для нарахування зарплати за зазначений місяць. Щоб виконати вимоги ст. 115 КЗпП, працедавець може підбити проміжні підсумки роботи за 1-ше — 15-те число місяця за даними табеля і на їх підставі розраховувати суму оплати за першу половину місяця.
Нарахування зарплати
Чи зобов'язаний приватний підприємець вести бухгалтерський облік операцій з нарахування і виплати зарплати найманим працівникам?
Правові основи регулювання, організації, ведення бухобліку і складання фінзвітності в Україні встановлені Законом про бухоблік. Згідно з ч. 1 ст. 2 цього закону, під його дію потрапляють лише юридичні особи. На фізосіб — приватних підприємців норми Закону про бухоблік не поширюються, тож вони не зобов'язані вести бухоблік. Але, забігаючи наперед, зазначимо, що про суми доходів, нарахованих приватним підприємцем найманим працівникам, він повинен відзвітувати до ПФУ і ДПI. Така звітність заповнюється на підставі первинних, бухгалтерських та інших документів, згідно з якими проводиться нарахування доходів найманим працівникам (докладніше про це — у наступному розділі). Отже, приватний підприємець зобов'язаний оформляти відповідні первинні документи.
Для нарахування зарплати пропонуються типові форми №П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)», затверджені Наказом №489. Щомісяця на кожного працівника відкривається відомість за ф. №П-6, а потім дані з таких відомостей переносяться до зведеної форми №П-7. Неважко зауважити, що ці форми є надто громіздкими для приватного підприємця. Приватний підприємець може застосовувати у своїй роботі простіші форми з тих самих причин, з яких не обов'язково застосовувати і типову форму №П-5, затверджену цим же наказом.
Приватний підприємець може використовувати типові форми №П-6 та №П-7 після вилучення з них всіх показників, які він не використовує; наприклад, показник вартості продукції, виданої працівникам у разі натуральної форми оплати праці, якщо розрахунки із працівниками проводяться тільки у грошовій формі, вартості форменого одягу, якщо такий не використовується, тощо.
Можна розробити власні форми документів з обліку заробітної плати, які повинні відповідати вимогам ст. 9 Закону про бухоблік і Положення №88. Хоча вимоги цих нормативних документів загалом не поширюються на фізосіб — приватних підприємців, останні повинні їх дотримуватися з метою документального підтвердження даних звітності із зарплати.
Слід також пам'ятати, що згідно зі ст. 110 КЗпП під час кожної виплати зарплати працедавець повинен надати працівникові інформацію про всі види його нарахувань і утримань, а також про суму зарплати, яка належить до виплати на руки. З цією метою працедавець повинен розробити форми розрахункових листків, які видаватимуться працівникам на виконання норм ст. 110 КЗпП.
Для розрахунково-платіжних відомостей із нарахування зарплати встановлено термін зберігання 75 років згідно зі ст. 317 розділу I Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Приватні підприємці можуть використовувати цей перелік на добровільній основі. При його використанні вони повинні здавати зазначені документи до архіву в установленому порядку (Закон України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).
Звітність із зарплати
Звітність, пов'язана з нарахуванням зарплати найманим працівникам, подається до територіального органу ПФУ і ДПI за місцем реєстрації працедавця — приватного підприємця.
Оскільки працедавець — приватний підприємець, згідно з п. 10 ч. 1 ст. 1 та п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ, є страхувальником стосовно своїх найманих працівників і платником ЄСВ, він зобов'язаний подавати звіт до ПФУ (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ). Форма такого звіту є додатком 4 до Порядку №22-2 (назвемо такий звіт формою Д4). Згідно з п. 4.1 Порядку №22-2, звіт до ПФУ формується на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких здійснюється нарахування або які підтверджують нарахування доходів, що обкладаються ЄСВ, у цьому випадку — зарплати найманим працівникам.
Нагадуємо, що з 09.08.2013 р. набрали чинності зміни форми Д4, внесені постановою правління ПФУ від 22.07.2013 р. №12-1. Вони пов'язані з новим порядком стягнення ЄСВ із сум допомоги по вагітності та пологах, які набрали чинності з 01.07.2013 р.1 Строк подання звіту за ф. Д4 встановлено у п. 3.1 Порядку №22-2: звіт подається не пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним періодом (яким у цьому випадку є календарний місяць). Пунктом 2.15 Порядку №22-2 встановлено: якщо останній день терміну подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день.
1 Закон України від 14.05.2013 р. №231-VII «Про внесення змін до деяких законів України щодо призначення та індексації пенсії».
Згідно з пп. 14.1.180 ПКУ, працедавець є податковим агентом для своїх найманих працівників при нарахуванні ним доходу, зокрема у вигляді зарплати. Він зобов'язаний утримувати і сплачувати ПДФО з такого доходу згідно з нормами розділу IV ПКУ. Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ, працедавець зобов'язаний подавати у строк, встановлений для квартального звітного періоду, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь працівників (та інших фізосіб), а також суми утриманого з них ПДФО до ДПС за місцем його реєстрації. Такий податковий розрахунок подається за ф. №1ДФ, затвердженою наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1020. Зазначений термін встановлено пп. 49.18.2 ПКУ і становить 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу. Згідно з п. 44.1 ПКУ, працедавці зобов'язані вести облік доходів найманих працівників, що підлягають оподаткуванню, на підставі первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою ПДФО, ведення яких передбачене законодавством.
Хоча законодавство не передбачає такого обов'язку для фізосіб — приватних підприємців, їм все ж таки не уникнути складання первинних документів із зарплати найманих працівників. Адже норма абзацу другого п. 44.1 ПКУ забороняє платникам податків формувати показники податкової звітності даних, не підтверджених документами, визначеними абзацом першим п. 44.1 ПКУ. Форма №1ДФ належить до складу податкової звітності згідно з п. 46.1 ПКУ (вона є податковою декларацією, а отже, і податковою звітністю), тож її дані має бути підтверджено документально згідно з п. 44.1 ПКУ.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про Держбюджет-2013 — Закон України від 06.12.2012 р. № 5515-VI «Про Державний бюджет України на 2013 рік».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Наказ №489 — Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Порядок №22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою ПФУ від 08.10.2010 р. №22-2.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»