Житло і харчі для чужих працівників

Наша компанія для виробничих потреб залучає працівників інших підприємств (договір із контрагентом про надання послуг). За домовленістю ми за власний кошт забезпечуємо проживання таких осіб та харчування. Буває і навпаки — наші співробітники вирушають до контрагентів, які їх забезпечують проживанням та харчуванням. Якщо сторона, що приймає, забезпечує працівників проживанням та харчуванням, чи слід видавати таким працівникам аванс на відрядження? Як відображати у податковому та бухгалтерському обліку витрати на прибулих до нас працівників контрагентів? Чи можна такі витрати вважати витратами на відрядження, які понесло підприємство-замовник?

Підприємство скеровує у відрядження

Гарантії працівникам, скерованим у відрядження, встановлено ст. 121 КЗпП. Так, їм оплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму житлового приміщення у порядку і розмірах, установлених законодавством.

У нашій ситуації проживанням та харчуванням під час відрядження забезпечує сторона, що приймає. Та все ж таки проїзд, добові й інші витрати на відрядження працівника має компенсувати підприємство, що скеровує у відрядження. Адже за порушення вимог ст. 121 КЗпП адмінштраф буде накладено:

— на посадових осіб підприємства — у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 до 1700 грн) (абз. 1 ст. 41 КпАП);

— на осіб, які представляють власників або уповноважені ними органи, — у розмірі від 50 до 100 н. м. д. г. (від 850 до 1700 грн) за порушення колдоговору, якщо в ньому зазначено, що працівникам, які скеровуються у відрядження, слід видати аванс (у гривнях чи в інвалюті) (ст. 41-2 КпАП).

Наведені санкції можна застосувати лише протягом 3-х місяців з дня такого порушення (ст. 38 КпАП). Протоколи за такими правопорушеннями повинні скласти уповноважені посадові особи органів Міністерства праці і соціальної політики України (ст. 255 КпАП). А от самі справи розглядають районні, районні у місті, міські та міськрайонні суди (ст. 221 КпАП).

Звісно, компенсувати витрати працівника потрібно у разі, якщо він їх поніс. Отже, якщо сторона, що приймає, надає працівникові житло безоплатно та забезпечує харчуванням, то йому належаться лише добові, відшкодування витрат на проїзд у відрядженні та решти витрат, понесених ним у зв'язку з відрядженням та підтверджених документально.

Додатково постає запитання: чи слід підприємству зменшувати суму добових, у разі коли харчуванням у відрядженні забезпечує сторона, що приймає?

Відразу зазначимо, що у КЗпП, зокрема і в ст. 121, не передбачено такого зменшення.

За нормами пп. 140.1.7 ПКУ, до податкових витрат, зокрема, відносять затрати працівника, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням. Тож виходить, саме за рахунок добових працівник має забезпечити сам себе харчуванням. Але і пп. 140.1.7 ПКУ не встановлює обов'язку зменшувати податкові витрати у розмірі добових працівнику, у разі коли, наприклад, харчуванням забезпечують у готелі, у транспорті під час проїзду до місця відрядження і назад, чи сторона, що приймає.

В Iнструкції №59¹, а зокрема у п. 5 р. II, сказано: у разі якщо відряджений працівник за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами (стороною, яка приймає працівника) або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України, зокрема 80 відсотків — при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні. Але зазначений нормативний документ не є обов'язковим для недержавних підприємств. Проте керівник підприємства може визначити своїм наказом відсоток, у якому сплачують добові витрати залежно від виду харчування, або виплачувати добові у повній сумі (незалежно від того, забезпечує сторона, що приймає, харчуванням чи ні). На щастя, жодних обмежень та спеціальних вимог стосовно витрат на харчування ПКУ не висуває, на що вказує ДПСУ в листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 (див. «ДК» №25/2012).

Думка податківців

Iнструкція є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ і організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Однак інші підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Таким чином, для підприємств небюджетної сфери зменшення добових витрат, що враховуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, включену до рахунка на проживання, їхніх працівників ПКУ не передбачено.

Лист ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415

¹ Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59, у редакції наказу Мінфіну від 17.03.2011 р. №362. Норми згаданої інструкції можна (але не обов'язково) використовувати як допоміжний (довідковий) норматив і звичайним (не бюджетним) підприємствам. Про це зазначила й ДПСУ у листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415.

Хоча відряджених працівників забезпечує проживанням та харчуванням сторона, що приймає, для підприємства, яке скерувало їх у відрядження, додаткових податкових наслідків не буде.

Підприємство приймає працівників контрагента

Податок на прибуток

Спочатку варто з'ясувати, що таке відрядження. У ПКУ визначення немає, натомість знаходимо його в Iнструкції №59. Згідно з нею службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Оскільки особи, які прибули до вас з інших підприємств, — не ваші працівники, то витрати на їх проживання та харчування, на жаль, відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, до податкових витрат не потраплять. Фактично йдеться про фінансування особистих потреб фізосіб. Жодних норм, які б дозволяли такі витрати віднести до податкових, у розділі III Податкового кодексу України немає.

Податок на додану вартість

Право на ПК з ПДВ у підприємства-замовника буде у разі, коли отримані послуги (у нашому випадку — послуги з проживання та харчування) будуть (або передбачається, що будуть) використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності платника податку (п. 198.3 ПКУ). Але у наведеному випадку згадані послуги не використовуються у госпдіяльності підприємства.

Господарська діяльність, як говорить пп. 14.1.36 ПКУ, — це діяльність особи, пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу. Жодного доходу від того, що підприємство-замовник бере на себе витрати з проживання та харчування фізосіб виконавця, воно не має. Отже, права на ПК у сумі ПДВ, сплаченого підприємством-замовником при оплаті послуг з проживання та харчування фізосіб, які не є його працівниками, не буде.

Податок на доходи фізичних осіб

Оскільки за своєю суттю забезпечення проживання та харчування фізосіб-непрацівників — це їх додаткове благо (пп. 164.2.17 ПКУ), такі витрати слід оподаткувати ПДФО за ставкою 15% або 17% (п. 167.1 ПКУ). Тут варто пригадати, що додаткові блага — це кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платникові податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний із виконанням обов'язків трудового найму або не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (крім випадків, прямо передбачених нормами розділу IV Податкового кодексу України) (пп. 14.1.47 ПКУ). Зверніть увагу: оплачені послуги з проживання та харчування є негрошовим доходом фізосіб, тож для утримання ПДФО суму доходу (компенсації) слід збільшити на коефіцієнт 1,176471, якщо ставка ПДФО — 15%, або 1,204819, якщо ставка ПДФО — 17% (п. 164.5 ПКУ).

ПДФО у такій ситуації перераховуємо до бюджету не пізніше ніж наступного дня після виплати компенсації фізособі або оплати таких послуг їх надавачу. У звіті за формою №1ДФ¹ такий дохід (у нарахованій сумі без урахування «натурального» коефіцієнта) показуємо з ознакою доходу «126».

¹ Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, форма і порядок заповнення якого затверджені наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1020.

Тут варто зауважити: коли за договором із готелем чи закладом громадського харчування фізособам забезпечується «шведський стіл», то чітко встановити, хто, скільки та яких саме страв спожив, немає змоги. Тож з практичної точки зору фізичних осіб, які фактично отримали харчування, не можна персоніфікувати, як не можна і порахувати вартість отриманого кожною з таких фізичних осіб харчування. А тому й ПДФО з вартості харчування («шведський стіл») утримувати (нараховувати) не потрібно.

Для наочності наведемо приклад обліку витрат на забезпечення проживання та харчування працівників контрагента.

Приклад ТОВ «Чиста роса» згідно з контрактом приймає робітників (6 осіб) від підприємства-виконавця для проведення налагоджувальних робіт. За домовленістю з підприємством-виконавцем ТОВ «Чиста роса» — сторона, що приймає, — забезпечує прибулих осіб проживанням та харчуванням. Для виконання цієї домовленості у готелі було замовлено номери на суму 36000 грн (з ПДВ) (вартість проживання однієї особи — 6000 грн) та триразове харчування («шведський стіл») на суму 18000 грн (з ПДВ). Загальна сума послуг 36000 + 18000 = 54000 грн.

Зі суми проживання слід сплатити ПДФО. Для цього суму доходу збільшують на «натуральний» коефіцієнт 1,176471. Тож у бюджет потрібно сплатити 6352,94 (6000 х 1.176471 х 15% х 6). З вартості харчування («шведський стіл») ПДФО не утримують, адже важко ідентифікувати суму додаткового блага, отриманого кожною особою.

Бухгалтерський та податковий облік у наведеному прикладі покажемо у таблиці.

Таблиця

Облік забезпечення проживанням та харчуванням

Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»