У нас на підприємстві є корпоративна картка, оформлена на директора. Директор зняв з неї гроші у розмірі 18000 грн. Чи можна оприбутковувати їх до каси та видати засновникові як повернення фіндопомоги?
З погляду автора — так, можна. Але зверніть увагу на такі особливості описаних вами операцій.
По-перше, поняття «Поворотна фінансова допомога» є тільки у ПКУ. У цивільному законодавстві їй відповідає «позика». А згідно з ч. 3 ст. 1049 ЦКУ, грошова позика вважається поверненою у разі зарахування позиченої суми на банківський рахунок позикодавця.
Чи означає це, що позику можна отримати готівкою, а ось повернути — тільки через банк? З погляду автора — ні. Адже у тій самій ст. 1049 ПКУ є частина 1, яка говорить: позичальник повинен повернути позику в строк і в порядку, які встановлені договором. Тому, якщо підприємство уклало договір із засновником на надання позики і в ньому передбачило можливість її повернення готівкою через касу підприємства, повернення позики можливе і таким чином.
По-друге, обмеження щодо готівкового розрахунку в національній валюті України (гривні) встановлено п. 2.3 Положень №6371 та Постановою №322. Гранична сума розрахунків протягом одного дня між суб'єктами господарювання становить 10000 грн. Проте якщо засновник — не юрособа і не підприємець, то цілком допустимими є розрахунки з ним у готівковій формі та на велику суму (наприклад, 18000 грн). Немає обмежень і при розрахунках підприємства з найманими працівниками (наприклад, директором — не СПД).
По-третє, зверніть увагу на те, що одержана готівка з корпоративної картки використовується за призначенням без оприбуткування у касі (п. 2.12 Положення №637). Зняття грошей з рахунка підприємства за допомогою корпоративної картки прирівнюється до отримання їх під звіт. А отже, вашому директорові потрібно буде не лише повернути гроші до каси, а й подати авансовий звіт3.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
2 Постанова НБУ від 09.02.2005 р. №32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку».
3 Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, чинна форма якого затверджена наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996.
Часто перед бухгалтерами постає запитання: а чи обов'язково оформляти авансовий звіт під час повернення підзвітних коштів у тому випадку, якщо аванс було отримано, але цивільно-правова угода не відбулася або відрядження було скасоване? З погляду автора, так, обов'язково.
По-перше, обов'язок подати авансовий звіт випливає вже із самої назви «підзвітні кошти». Неважко здогадатися, що, крім документів, що підтверджують їх цільове витрачання, така назва передбачає ще і подання спеціального звіту щодо таких коштів. Про те, що кошти, отримані шляхом зняття з корпоративної картки, прирівнюються до підзвітних, йдеться у п. 2.12 Положення №637.
По-друге, про обов'язковість подати авансовий звіт свідчить п. 2.11 Положення №637: «Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України». Таким чином, головним для встановлення обов'язку подання авансового звіту є факт отримання грошей під звіт, а зовсім не факт їх цільового використання. Як важливо і те, що жоден нормативний акт не встановлює права підзвітної особи не подавати авансовий звіт у тому випадку, якщо підзвітні кошти були отримані, але так і не були витрачені за призначенням і повністю повертаються підприємству, яке їх видало. Мало того, ця ж сама норма встановлює і таке: «Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми». Таким чином, без наявності авансового звіту за раніше виданими, нехай навіть і поверненими до каси підзвітними коштами, підприємство не має права видавати фізособі новий аванс щодо таких коштів. А якщо підприємство порушить цю норму, то під час податкової перевірки сплатить штраф згідно з Указом Президента України №4361 у розмірі 25% від суми таких виданих з порушенням коштів.
Чому ж таке питання все ж таки виникає у бухгалтерів? Як правило, тому, що у такому авансовому звіті відображається лише факт отримання і повернення грошей працівником. От багатьом, і навіть досвідченим фахівцям, здається: «Навіщо збільшувати документообіг? Прийняти гроші до каси — і не потрібно заповнювати жодних авансових звітів. Адже до такого авансового звіту все одно нічого додавати!». Проте у цьому випадку такі фахівці, на наш погляд, помиляються двічі. По-перше, з причин, які автор навів вище. По-друге, тому, що при отриманні підзвітних коштів за допомогою корпоративної картки, навіть якщо ці кошти не були використані і були повністю повернені підприємству, до такого авансового звіту буде що додати. Зверніть увагу: п. 2.12 Положення № 637 накладає на підзвітну особу обов'язок не лише повернути невикористані кошти і подати авансовий звіт, але й подати чек, що підтверджує факт отримання грошей за допомогою банкомата.
Терміни повернення коштів і подання авансового звіту у разі, якщо відрядження не було і правочин не відбувся, підпунктами 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ не встановлено. Проте можна скористатися термінами повернення підзвітних коштів, установленими п. 2.11 Положення №627, — з іншою виробничою (господарською) метою не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання коштів під звіт.
Перевіряти процедуру оформлення повернення підзвітних грошей, отриманих за допомогою корпоративної картки, прописану у п. 2.12 Положення №637, а не спиратися при цьому на податкове законодавство, рекомендувала під час податкових перевірок і ДПАУ (див. наказ від 23.04.2009 р. №210): «норми Положення №637 (п. 2.11 та 2.12) лише конкретизують вимоги Закону №889-IV у частині видачі готівкових коштів під звіт, а також порядку використання, оприбуткування та звітування за готівку при одержанні її з карткового рахунка». Хоча на зміну цьому закону і прийшов ПКУ, він встановлює лише строки подання авансового звіту і повернення підзвітних коштів, і то, як бачимо, не для всіх випадків життя. А в частині порядку використання, оприбутковування під час повернення і подання звіту за підзвітними коштами спиратися потрібно саме на Положення №637.
При цьому чинним законодавством не встановлено обов'язку отримання коштів на повернення позики з банку, так само як і обов'язку здати до банку підзвітні кошти у гривнях, повернені до каси2. Отже, підприємство може прийняти повернені підзвітні кошти до каси від директора і того самого дня видати їх засновникові як повернення позики, не здаючи отримані гроші до банку. Оприбутковування у касі коштів, отриманих від директора як повернення підзвітних коштів, потрібно буде здійснити на підставі прибуткового касового ордера (типова форма №КО-1, затверджена додатком 2 до Положення №637) із зазначенням кореспондуючого субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами». А повернення фіндопомоги — відобразити в касовій книзі на підставі видаткового касового ордера (типова форма №КО-2, затверджена додатком 3 до Положення №637) з вказівкою кореспондуючого субрахунку 685 «Розрахунків з іншими кредиторами».
1 Указ Президента України від 12.06.95 г .№436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
2 Обов'язок здати до банку готівку, що перевищує встановлений ліміт каси, встановлений п. 2.8 Положення №637, ми в цьому випадку не розглядаємо.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»