Лист НБУ від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645
Роз'яснення щодо документального оформлення касових операцій
Суттєво. Підприємствам дозволяється ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
! Підприємствам
Національний банк України розглянув <...> лист <...> щодо надання роз'яснення з питань документального оформлення касових операцій підприємством <...> і в межах компетенції повідомляє таке.
Щодо першого питання
Відповідно до пункту 4.8 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за №40/10320, зі змінами (далі — Положення), на підприємствах, що мають одного касира, у разі необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Таким чином, на підприємствах у разі потреби тимчасової заміни касира або відсутності посади касира виконання його обов'язків може покладатися за письмовим наказом керівника на бухгалтера (у тому числі залученого на договірних засадах) чи іншого працівника з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність. При цьому підпис керівника на видаткових касових документах повинен бути обов'язково.
Крім того, вважаємо, що керівник за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера і касира не має права одноосібно підписувати касові документи.
Водночас у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно як керівник підприємства.
Щодо другого питання
Згідно з пунктом 3.11 Положення прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення), який ведеться окремо щодо прибуткових і видаткових операцій. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, що забезпечують формування і роздруковування необхідних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
Таким чином, підприємствам дозволяється ведення необхідних касових документів в електронному вигляді, у тому числі й журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
Заступник голови Національного банку України В. РИЧАКIВСЬКА