Чи підтверджує табель обліку факт прогулу працівника? Верховний Суд каже, що цього недостатньо!

Позиція Верховного Суду

Тема звільнення працівників завжди є актуальною для роботодавця. Звільнення з процедурними порушеннями призводять до звернення працівника до суду, поновлення його на роботі, виплат середнього заробітку за час вимушеного прогулу тощо. Тож якщо вже є підстави для звільнення, треба проводити його з дотриманням норм законодавства.

Поширеною помилкою роботодавців є думка, що працівника можна звільнити за прогул, підтвердивши цей факт лише табелем обліку робочого часу та розрахунково-платіжною відомістю.

У 2026 році суди й надалі застосовують правову позицію, викладену в постанові Верховного Суду від 14.06.2023 у справі №727/3770/21.

У цій справі суд вказав на таке:

1. Процедура звільнення за прогул передбачає врахування не лише загальних правил звільнення працівників (ч. 1 ст. 47, ст. 116 КЗпП України), а й порядку звільнення працівників з ініціативи роботодавця (ч. 3 ст. 40, ст. 43 КЗпП України), а також строків застосування, правил і порядку накладання й оголошення дисциплінарних стягнень (ст. 147 — 149 КЗпП України).

2. Звільнення працівника за прогул передбачає низку послідовних дій, які можна розділити на декілька етапів. Зокрема, роботодавець має:

• встановити та зафіксувати факт відсутності працівника на роботі;
• з’ясувати причини відсутності працівника на роботі;
• оформити звільнення працівника, який допустив прогул без поважних причин.

3. Відсутність працівника на роботі має бути зафіксовано в акті про відсутність працівника на роботі. Законодавство не встановлює вимог до форми акта, тому його подають у довільній письмовій формі та підписують не менш ніж два працівники (наприклад, бухгалтер та директор). В акті фіксують факт відсутності працівника на роботі протягом робочого дня.

Акт про відсутність працівника на роботі оформлюють безпосередньо в день нез’явлення його на роботі, в ньому обов’язково зазначають не тільки дату, а й конкретний час відсутності працівника.

4. Після фіксації факту відсутності працівника на роботі потрібно з’ясувати, чим така відсутність була спричинена. Для цього роботодавець на власний розсуд може: 1) зателефонувати працівникові або членам його родини; 2) написати працівникові в доступні месенджери; 3) надіслати листа на особисту електронну скриньку; 4) відвідати працівника за місцем реєстрації або місцем фактичного проживання; 5) надіслати листа з повідомленням про вручення з пропозицією надати пояснення щодо своєї відсутності.

Законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі, тому в кожному окремому випадку оцінка поважності дається виходячи з конкретних обставин. Звісно, це мають бути обставини, які справді перешкодили працівникові з’явитися на роботу і не могли бути ним усунуті.

Крім того, в постанові Верховного Суду від 10.04.2024 у справі №695/1076/22 суд дійшов висновку, що табель обліку робочого часу й особовий рахунок з нарахування зарплати не є належними та допустимими доказами на підтвердження факту відсутності працівника на роботі, бо вони згідно з наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (зі змінами) є типовими формами первинної облікової документації, які не відображають та не фіксують факту відсутності працівника на роботі.

Що робити роботодавцю

Прогул — це відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (п. 3 ст. 40 КЗпП України).

Зверніть увагу!

Слід розрізняти відсутність на робочому місці та відсутність на підприємстві. Прогулом вважається відсутність працівника поза територією підприємства або об’єкта, де він повинен виконувати свої обов’язки

Тож для правомірного звільнення працівника за цією статтею важливо встановити відсутність поважних причин та задокументувати час відсутності працівника на роботі.

Поважною причиною відсутності на роботі може бути визнана:

• доведена непрацездатність працівника, навіть без підтвердження лікарняним листком;
• відмова працівника від переміщення, якщо робота протипоказана йому за станом здоров’я;
• причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти йому або іншим особам шкоду, що значно перевищує ту шкоду, що заподіяна власникові невиходом на роботу;
• стихійне лихо (пожежа, повінь);
• транспортні аварії чи простій;
• виконання громадянського обов’язку;
• раптове захворювання;
• відсутність із дозволу керівника;
• загроза життю у зв’язку з обстрілами;
• інші обставини, що є об’єктивними та не залежать від волі працівника тощо.

Головний критерій — відсутність вини працівника.

Оцінювати причини порушення трудової дисципліни (зокрема вчинення прогулу) як поважні може як безпосередньо роботодавець, так і орган, до якого оскаржується накладення дисциплінарного стягнення (комісія з трудових спорів, суд) або орган, який розглядатиме спір про звільнення за прогул (судом) (Лист Мінпраці від 20.11.2006 №270/06/187-06).

Прогул є порушенням трудової дисципліни, а ст. 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Законодавством установлено всього два види дисциплінарних стягнень: догана або звільнення. За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення (ст. 149 КЗпП).

Важливо:

• звільнення допускається лише органом, уповноваженим на прийняття працівника на роботу. Тобто, якщо на підприємстві наказ про прийняття на роботу видає керівник підприємства, то він же і видати наказ про звільнення з роботи;
• потрібна згода виборного органу профспілки, якщо працівник є її членом (ст. 43 КЗпП). Утім, у період дії воєнного стану ця норма не застосовується, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону №2136).

Звільнити працівника за прогул можна після прогулу, але (ст. 148 КЗпП):

• не пізніше місяця після виявлення цього прогулу;
• не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу;
• не пізніше одного місяця з дня отримання згоди профспілкового органу на звільнення (якщо на підприємстві є профспілка, а під час воєнного стану — якщо для звільнення працівника потрібна згода профспілки).

Алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника за прогул:

Крок 1. Фіксація відсутності працівника.

Факт прогулу має бути зафіксовано шляхом складення акта.

Законодавець не визначив форму акта, тому кожен роботодавець може визначити її самостійно.

До акта слід додати додаткові докази:

• табель обліку робочого часу;
• відомості автоматизованої системи проходу;
• журнали, де працівники відмічали свій прихід.

Зразок 1. Акт про відсутність працівника на робочому місці

(Завантажити)

Крок 2. З’ясування причин та збір доказів.

Роботодавець повинен вжити заходів для з’ясування причин відсутності. А для цього слід насамперед зв’язатися з працівником.

Наступним етапом є отримання пояснень від працівника. Так, роботодавець зобов’язаний вимагати від працівника письмові пояснення щодо причин його відсутності (ст. 149 КЗпП). Пояснення працівник надає в довільній формі.

Якщо він відмовляється надати пояснення, складають акт фіксації відмови від надання письмових пояснень, теж у довільній формі.

Зразок 2. Акт фіксації відмови від надання письмових пояснень

(Завантажити)

Якщо працівник так і не з’явився на роботі і не виходить на зв’язок, — у обережного роботодавця є інша норма для звільнення: п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП — відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Крок 3. Оформлення звільнення за прогул.

Рішення про звільнення оформлюють наказом. Проєкт наказу готують на підставі зібраних документів:

• рішення роботодавця;
• документи, що підтверджують прогул;
• пояснювальна записка працівника (або акт про відмову);
• протокол засідання профспілки (за наявності).

У день звільнення (останній робочий день):

• працівникові виплачують повний розрахунок (зокрема, зарплату й компенсацію за невикористані відпустки за наявності);
• працівник ознайомлюється з оригіналом наказу про звільнення, і йому видають копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми;
• за бажанням працівника — вносять запис до трудової книжки «Звільнено у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП».

Про те, як скласти наказ про звільнення за прогул та як оформити копію наказу про звільнення, ми докладно розповіли у статтях:

• «Звільнення працівника у 2026 році: підстави, документальне оформлення, ризики (+ зразки кадрових документів)»
• «Як звільнити працівника за прогул і не тільки: поради для роботодавця, покрокові інструкції, зразки наказів»
• «Копія наказу про звільнення працівника: вимоги до виготовлення та засвідчення»

Звісно, що про звільнення працівника за прогул (як і в разі звільненні з інших підстав) треба буде повідомити ПФУ, ТЦК тощо, а також зазначити в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Висновок

1. Визначальним чинником для законності звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП України є встановлення поважності причин відсутності працівника на роботі.

2. Роботодавець повинен:

• належно зафіксувати факт відсутності;
• з’ясувати причини;
• отримати письмові пояснення;
• дотриматися строків притягнення до дисциплінарної відповідальності.

3. Недотримання цих вимог може стати підставою для поновлення працівника на роботі за рішенням суду.