Порядок оподаткування операцій зі списання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) безпосередньо залежить від причини такого списання та можливості пов’язати ці втрати з подальшою госпдіяльністю підприємства. Базовим правилом у таких ситуаціях є застосування пп. «г» пп. 198.5 ПКУ, який вимагає нарахування так званих компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ, якщо активи починають використовуватися в операціях, що не є госпдіяльністю.
Але ж будь-яка господарська діяльність має бути пов’язана з виробництвом або реалізацією та обов’язково спрямована на отримання доходу (пп. 14.1.36 ПКУ). Отже, коли активи зникають, псуються або списуються без перспективи отримання економічної вигоди, фіскальні органи справедливо розглядають це як втрату господарського статусу. Проте кожен із наведених у вашому запитанні випадків має власні законодавчі нюанси.
Списання у межах норм природного убутку
Якщо нестача матеріалів вписується у встановлені нормативними актами межі природного убутку (наприклад, усушка, випаровування тощо), такі втрати вважаються об’єктивним наслідком виробничого або торговельного процесу. Якщо вартість цих втрачених активів включається до калькуляції собівартості готової продукції (яка згодом буде реалізована з нарахуванням ПДВ), вважається, що зв’язок із госпдіяльністю повністю збережено. Отже, нараховувати компенсуючі ПЗ з ПДВ за пп. 198.5 ПКУ на суму нестачі у межах норм не потрібно.
Списання зіпсованих та викрадених ТМЦ (понад норму)
Ситуація докорінно змінюється, якщо йдеться про наднормативні нестачі, крадіжки або псування активів через недбалість чи об’єктивні чинники мирного часу. Такі запаси вже ніколи не візьмуть участі в оподатковуваних операціях. І тоді підприємство зобов’язане визнати факт їх використання в негосподарській діяльності.
Отже, ви маєте нарахувати податкові зобов’язання (пп. «г» пп. 198.5 ПКУ). Базою для нарахування буде вартість придбання таких товарів (пп. 189.1 ПКУ).
Щодо документального оформлення: підприємство має скласти зведену податкову накладну не пізніше останнього дня того місяця, в якому відбулося списання. У графі «Зведена податкова накладна» будуть код ознаки «1», тип причини «13» (використання в негосподарській діяльності), а замість індивідуального податкового номера покупця — умовний ІПН «600000000000». У бухобліку суму нарахованого податку відображають проведенням: Д-т 949 «Інші витрати операційної діяльності» — К-т 641/ПДВ.
Знищення майна внаслідок бойових дій (форс-мажор)
Український законодавець передбачив спеціальні захисні норми для бізнесу, майно якого постраждало від збройної агресії. Згідно з пп. 32-1 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ, тимчасово, на період дії правового режиму воєнного або надзвичайного стану, знищені чи втрачені активи не вважаються такими, що використані в негосподарській діяльності, якщо це сталося внаслідок дії обставин непереборної сили.
Це означає, що на партію товару, яка згоріла чи була знищена ворожим обстрілом, фіскальні правила пп. 198.5 ПКУ не поширюються. Вам не потрібно нараховувати компенсуючі зобов’язання з ПДВ. Головна умова для застосування цієї пільги — наявність належних первинних документів (акти ДСНС, поліції, сертифікати ТПП про форс-мажор тощо), які чітко підтверджують причину знищення майна.
І ще одне важливе загальне правило: механізм пп. 198.5 ПКУ вмикається виключно тоді, коли активи спочатку були придбані з ПДВ. Тобто, якби викрадені чи зіпсовані ТМЦ купувалися у неплатників податку або за звільненими операціями (без формування податкового кредиту), то й обов’язку нараховувати ПЗ при їх списанні не виникло б за жодних обставин.