Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 №667/5 (зареєстровано в Мін’юсті 18.03.2026 за №356/45750) затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Документ оновлює норми ведення документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і установ, а також скасовує наказ Міністерства юстиції від 07.09.2015 №1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».
Про це ми повідомили за посиланням. Тоді ж зазначили, що цей наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. Станом на 26.03.2026 його ще не опубліковано.
Одна зі змін, що їх приніс Наказ №677/5, — це повернення вимоги до проставлення на копіях документів відмітки «Копія». Про неї і поговоримо далі.
Проставляння відмітки «Копія» на копіях документів: як було раніше
Така вимога спочатку була прописана у Правилах №1000/5, а 2022 року під час внесення чергових змін до цього нормативно-правового акта — чомусь вилучалася, що спричинило багато непорозумінь на практиці.
Деякі роботодавці автоматично продовжували проставляти її на копіях будь-яких документів, зокрема копіях наказів про звільнення, інші — повністю відмовлялися від цього. Доходило навіть до того, що подекуди під час перевірок або розгляду трудових спорів у суді копії документів визнавалися неналежно оформленими.
Тим часом у пункті 5 глави 4 розділу ХІІ Правил №1000/5 була і залишається норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
«При виготовленні ксероз- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». …».
Як буде тепер
Наказом №667/5 врегульовано проставляння відмітки «Копія» на копіях, виготовлених зі службових документів у поточному діловодстві.
Відтепер в абзаці шістнадцятому пункту 8 глави 11 розділу II Правил №1000/5 буде чітко визначено, що:
«Відмітка «Копія» проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа».
Таким чином, прогалину усунено, і не виникатиме сумнівів щодо необхідності проставляння відмітки «Копія» на копіях:
- кадрових наказів (зокрема про прийняття, переведення, звільнення);
- військово-облікових документів;
- документів про освіту, свідоцтв і посвідчень, що надають право на певні пільги, а також інших документів, що долучаються до особових справ;
- документів, що видаються працівникам на руки або надсилаються іншим юрособам на їхні запити.
Відсутність відмітки «Копія» на копіях документів розцінюватиметься як порушення вимог законодавства.
Поради редакції
З огляду на це рекомендуємо:
- переглянути особові справи працівників;
- виявити копії без відповідної відмітки;
- за потреби — проставити її у правому верхньому куті першого аркуша.
До особових справ звільнених працівників, що були передані на зберігання в архів, вносити уточнення не потрібно.
Увага: в разі виготовлення копії багатоаркушного документа відмітку «Копія» ставлять лише на першому аркуші.
Водночас змінами не визначено способу проставляння відмітки — штампом чи рукописно.
Оптимальним рішенням є використання штампа «Копія». Якщо ж його немає, допускається внесення відмітки від руки — чіткими друкованими літерами.
Висновки
1. Відмітка «Копія» знову стає обов’язковими елементом для належного засвідчення копій усіх без винятку документів службового та біографічного характеру, що долучаються до справ роботодавця.
2. Слово «Копія» проставляють у правому верхньому куті першого аркуша копії документа із застосуванням штампа або рукописним способом.
3. Роботодавцям слід переглянути чинні особові та інші справи, що містять копії документів, та привести їх у відповідність до вимог законодавства задля уникнення зауважень перевіряльних органів.