За що відповідає головний бухгалтер?

Посада головного бухгалтера — одна з «найризикованіших» у компанії. Саме на нього традиційно намагаються покласти вину за помилки й штрафи, хоча закон розрізняє:

— хто відповідає фінансово (підприємство),

— а хто — адміністративно або кримінально (посадові особи).

Розгляньмо за блоками, яку відповідальність реально може нести головний бухгалтер і як на це дивляться суди.

Загальні принципи відповідальності головбуха

Головний бухгалтер — це посадова особа, яка організовує і веде облік та забезпечує складання/подання звітності (ст. 8 Закону про бухоблік).

Відповідальність можлива чотирьох видів:

1. Адміністративна (КУпАП) — за порушення правил обліку/звітування.

2. Кримінальна (ККУ) — лише за наявності умислу та «значних» наслідків.

3. Матеріальна (трудова/цивільна) — перед роботодавцем за прямі збитки, але не «автоматично».

4. Дисциплінарна (трудова) — перед роботодавцем за невиконання службових обов’язків.

Ключова ідея з метою притягнення до відповідальності: відповідальність головбуха можлива лише у межах його повноважень і за наявності доказів його особистої вини. Якщо йдеться про порушення з боку керівника, — суди часто відмовляють у притягненні бухгалтера до відповідальності.

Порушення бухобліку та фінзвітності

Адміністративна відповідальність передбачена ст. 164-2 КУпАП.

Склад порушення: відсутність бухобліку або ведення його з порушенням порядку, подання недостовірної/неподання фінзвітності.

Штрафи:

— 136 — 255 грн;

— повторно протягом року — 1 700 — 3 400 грн.

Суди застосовують ст. 164-2 КУпАП і до головбуха, якщо:

— він відповідальний за ведення обліку

— і саме його дії/бездіяльність призвели до порушення.

Приклад 1.

У справі №565/1105/22 (постанова від 31.01.2023) суд прямо посилається на ст. 164-2 КУпАП як таку, що накладає відповідальність посадових осіб за порушення порядку бухобліку.

У цій справі Держаудитслужба перевіряла управління освіти виконавчого комітету міської ради та виявила ведення бухобліку з порушенням установленого порядку. Але судом особа, відповідальна за ведення бухобліку, була звільнена від адмінвідповідальності за ч. 1 ст. 164-2 КУпАП, за відсутності встановлення вини (у формі умислу чи необережності).

Тобто штраф такий є, але у низці справ суди закривають провадження, коли перевіряльники не довели конкретні дії бухгалтера або те, що саме він був відповідальний за ділянку обліку.

Порушення податкового обліку

Адміністративна відповідальність передбачена ст. 163-1 КУпАП.

Склад порушення: відсутність податкового обліку або порушення порядку його ведення (в т. ч. несвоєчасне подання податкових декларацій/розрахунків).

Штрафи:

— 85 — 170 грн;

— повторно — 170 — 255 грн.

Як суди застосовують цю статтю, — наведемо приклади.

Приклад 2.

Суди наголошують: ст. 163-1 КУпАП — це про порушення процедури обліку, а не обов’язково про «заниження податків».

Так, у справі №756/11639/24 (постанова Оболонського райсуду м. Києва від 22.10.2024) суд зазначив, що важливим є саме порушення порядку ведення обліку чи строків, а не розмір донарахувань податків.

За змістом норми ч. 1 ст. 163-1 КУпАП, об’єктивна сторона цього адмінправопорушення не прирівнює заниження податків чи доходів від діяльності підприємства до ведення податкового обліку з порушенням установленого порядку. Значення має порушення самого порядку або процедури ведення податкового обліку (неподання, несвоєчасне подання певних документів, звітів тощо).

Приклад 3.

У справі №526/4004/23 (постанова від 11.01.2024) суд наводить класичне тлумачення приписів ст. 163-1 КУпАП та перевіряє, чи коректно ДПС описала подію правопорушення. Так, оцінюючи наявність складу правопорушення, суд врахував, що ГУ ДПС області на підтвердження вини бухгалтера надало протокол про адмінправопорушення та акт планової документальної виїзної перевірки ТОВ. Тим часом наведені у протоколі та акті перевірки обставини не є достатніми, переконливими та беззаперечними доказами вини бухгалтера у порушеннях ведення податкового обліку.

Приклад 4.

У справі №711/2916/24 (постанова від 15.05.2024) суд заявив, що визнання особи, відповідальної за ведення бухобліку, винною у вчиненні правопорушення за ч. 1ст. 163-1 КУпАП, а саме у порушенні порядку ведення податкового обліку, є передчасним.

Вина такої особи не може підтверджуватися актом перевірки, а податкові повідомлення-рішення на момент застосування штрафу не були неузгоджені.

Сам акт перевірки, як і протокол про адмінправопорушення, є доказами з низьким ступенем достовірності, особливо коли проти їх достовірності заперечує особа, яка притягується до відповідальності за порушення правил ведення податкового обліку, — ці документи відображають лише точку зору податківців. У підсумку справу було закрито у зв’язку з відсутністю складу адмінправопорушення.

Розмежування адмінштрафів та фінансових санкцій за ПКУ

Навіть якщо бухгалтер винен у помилці, фінансовий штраф за ПКУ застосовується до платника податків (госпсуб’єкта).

А персонально до бухгалтера можуть застосувати лише статті КУпАП, і то після доведення його вини.

Порушення касової дисципліни та готівкових розрахунків

Адміністративна відповідальність передбачена ст. 163-15 КУпАП.

Штрафи (на ФОПів, посадових осіб):

— 1700 — 3400 грн;

— повторно — 8 500 — 17 000 грн.

Суди застосовують ст. 163-15 КУпАП для покарання посадових осіб юрособи, в т. ч. бухгалтера, тільки якщо він фактично відповідає за касу/готівкові розрахунки.

Приклад 5.

Перевіркою було встановлено, що розрахунки з покупцями проводилися виключно у готівковій формі. При цьому підприємство не забезпечило можливість здійснення безготівкових розрахунків (у т. ч. з використанням електронних платіжних засобів, платіжних застосунків або платіжних пристроїв) за продані товари. За що було накладено адмінштраф за ст. 163-15 КУпАП у розмірі 17 000 грн.

Але суд зазначив, що суб’єктом адмінвідповідальності може бути лише керівник підприємства (справа №761/38122/24, рішення від 09.06.2025).

Практичний акцент: головбух відповідає лише тоді, коли:

— на нього покладено «касові» функції наказом/посадовою інструкцією

— і ДПС довела, що порушення пов’язане з діями головбуха.

Порушення у сфері РРО/ПРРО

Адміністративна відповідальність передбачена ст. 155-1 КУпАП.

Штрафи на посадових осіб та осіб, які здійснюють розрахункові операції:

— на осіб, які здійснюють розрахункові операції, — від 34 грн до 85 грн і на посадових осіб — від 85 грн до 170 грн,

— повторно — від 85 до 170 грн та від 170 до 340 грн відповідно.

Приклад 6.

У справах №752/6861/24 (постанова від 17.04.2024) та №760/2226/25 (постанова від 24.02.2025) висновки були такі:

1) суд зауважив, що до акта перевірки долучено документи і докази, якими доводиться лише твердження, що суб’єкт господарювання проводив товарні операції не на повну суму вартості товарів, проте немає опису конкретних порушень, справа закрита;

2) суд визнав доведеним порушення встановленого порядку проведення розрахунків особою, відповідальною за облік/ведення товарних запасів, — проведення розрахункової операції без РРО, та застосував відповідальність за ч. 1 ст. 155-1 КУпАП.

Тобто у постановах 2024 — 2025 років суди підтверджують, що головбух може відповідати за ст. 155-1 КУпАП, тільки якщо саме він організовує/контролює розрахункові операції. І, звісно, якщо податківці зафіксували конкретні порушення, а не тільки довели, зокрема, за даними РРО, що іноді вони траплялися.

Несвоєчасна реєстрація ПН/РК в ЄРПН

Фінансова відповідальність передбачена ст. 120-1 ПКУ, але застосовується тільки до платника ПДВ, а не до бухгалтера/головбуха.

Адмінвідповідальність передбачена ст. 163-1 КУпАП. Податківці часто складають протокол за ст. 163-1 КУпАП на директора/головбуха, обґрунтовуючи це тим, що порушення строків реєстрації ПН/РК — це порушення порядку податкового обліку.

А що кажуть суди:

— суди перевіряють, чи був головбух відповідальним за реєстрацію ПН/РК;

— чи є причинний зв’язок між його діями та простроченням строку реєстрації;

— чи є порушення триваючим, що впливає на строки притягнення до відповідальності.

Зокрема, суди давно стоять на позиції, що ст. 163-1 КУпАП можна застосовувати при разовому, а не триваючому правопорушенні. А це означає, що у ДПС є досить короткий строк для застосування цього штрафу, інакше справу закривають.

Про це ми писали у статті «Адмінштраф на директора або головного бухгалтера: захищаємося через суд!».

Кримінальна відповідальність: коли ризик реальний

Ухилення від сплати податків — кримінальна відповідальність, передбачена ст. 212 ККУ.

Але вона застосовується лише у разі:

— умислу;

— суми несплачених податків від значного розміру.

Під значним розміром коштів маються на увазі суми податків, зборів та інших обов’язкових платежів, які у 3 тисячі і більше разів перевищують установлений законодавством неоподатковуваний мінімум доходів громадян (у 2026 р. — 4 992 000 грн).

Під великим розміром коштів маються на увазі суми податків, зборів та інших обов’язкових платежів, які у 5 тисяч і більше разів перевищують установлений законодавством неоподатковуваний мінімум доходів громадян (у 2026 р. — 8 320 000 грн).

Під особливо великим розміром коштів маються на увазі суми податків, зборів, інших обов’язкових платежів, які у 7 тисяч і більше разів перевищують установлений законодавством неоподатковуваний мінімум доходів громадян (у 2026 р. — 11 648 000 грн).

Зверніть увагу: в частині кваліфікації адміністративних або кримінальних правопорушень сума неоподатковуваного мінімуму встановлюється на рівні податкової соціальної пільги, визначеної пп. 169.1.1 ПКУ для відповідного року. В 2026 році це 1 664 грн.

Тобто з кожним збільшенням прожиткового мінімуму.

Таблиця. Чим загрожує ухилення від сплати податків у 2026 році за ст. 212 ККУ

Але навіть у таких ситуаціях суди наголошують на гуманізації та необхідності доведення умислу, а не помилки.

Приклад 7.

ВС у постанові від 09.11.2022 у справі №604/597/16 у кримінальному провадженні зазначив: сторона обвинувачення має надати докази, які б доводили наявність в особи прямого умислу на отримання податкових вигід, що спричинило ухилення від сплати податків, або свідчили про обізнаність особи з протизаконними діями третіх осіб чи про перебування з ними у змові. При цьому сама кримінальна відповідальність настає лише за умови, що бухгалтер умисно не сплатив необхідні суми податків, зборів.

Службове підроблення — кримінальна відповідальність, передбачена ст. 366 ККУ.

Може стосуватися бухгалтера, якщо він свідомо:

— підробив первинні документи/звітність/ПН;

— вносив неправдиві дані за змовою.

Без доведеного умислу — криміналу немає, і це усталений підхід практики.

Приклад 8.

У постанові від 01.06.2023 у справі №461/1315/19 суд зауважив, що за приписами ч. 1 ст. 366 ККУ під відповідальністю за службове підроблення маються на увазі складання, видача службовою особою завідомо неправдивих офіційних документів.

Під складанням неправдивих документів мається на увазі повне виготовлення документа, що містить інформацію, яка повністю або частково не відповідає дійсності, але при цьому форма та реквізити документа відповідають необхідним вимогам.

Видача неправдивих документів означає надання (передачу) його фізичним або юридичним особам або випуск для використання такого документа, зміст якого повністю або частково не відповідає дійсності і який був складений або службовою особою, яка його видала, або іншою службовою особою.

Матеріальна відповідальність перед підприємством

Головбух може відповідати матеріально лише за:

1) прямі збитки;

2) доказану вину.

Судова практика щодо вирішення питання про відшкодування збитків, заподіяних юрособі діями посадової особи такої юрособи, є усталеною. Для застосування такої міри відповідальності, як відшкодування збитків, потрібна наявність усіх чотирьох загальних умов відповідальності, а саме:

— протиправної поведінки;

— збитків (шкоди);

— причинного зв’язку між протиправною поведінкою та збитками (шкодою);

— вини особи, яка заподіяла збитки (шкоду).

За відсутності хоча б одного з цих елементів цивільна відповідальність не настає.

Приклад 9.

Суд зауважив, що облік щорічних основних відпусток було не правом особи, відповідальної за ведення бухобліку, а її обов’язком. Тож штрафи, застосовані за результатами перевірки, є матеріальними збитками товариства (рішення від 08.05.2025 у справі №914/980/24).

Коли головбух звільняється від відповідальності: типові аргументи, які «працюють» у судах

Суди закривають справи або визнають відсутність вини бухгалтера, якщо:

— у протоколі ДПС не описано конкретних дій бухгалтера;

— бухгалтер не відповідав за ділянку, де виявлено порушення (немає наказу/інструкції);

— директор не забезпечив оформлення первинних документів, організації обліку, а бухгалтер повідомляв про ризики;

— порушено строки притягнення до відповідальності.

Короткий чек-лист для головбуха (для мінімізації ризиків)

1. Посадова інструкція + наказ про розподіл функцій (каса, РРО, ЄРПН, звітність тощо).

2. Письмові запити до директора про надання первинних документів/доступів.

3. Фіксація відмов/ігнорувань директора (службові записки).

4. Регламент реєстрації ПН/РК (хто, коли, резервні доступи).

5. Регулярний самоаудит каси і РРО.

6. Не підписувати документи, які суперечать закону або без первинних документів.

Висновки

1. Фінансові штрафи за ПКУ/Законом про РРО — завжди застосовуються до госпсуб’єкта.

2. Головбух персонально відповідає адмінштрафами КУпАП (164-2, 163-1, 163-15, 155-1), але тільки якщо ДПС доведе його вину та повноваження.

3. Кримінальна відповідальність — виключно за умисел та значні наслідки.

4. Матеріальна відповідальність перед роботодавцем — лише за прямі збитки і на підставі доказів.

Узагальнимо відповідальність головбуха/особи, відповідальної за ведення обліку/розрахунки, у таблиці 2.

Таблиця 2. Відповідальність головного бухгалтера за порушення обліку, каси, РРО та ПН/РК

Читайте також:

• Головний бухгалтер на підприємстві після скасування ГКУ: чи змінилося щось у його правах і обов’язках?
• Чи відповідає головний бухгалтер за помилки попередника? Реальні кейси, практичні поради, зразки формулювань
• Конфлікт із керівником: як діяти головному бухгалтеру?