Працівник звільняється — треба надати копію наказу про звільнення!
Стаття 47 КЗпП України зобов’язує роботодавця видати працівникові копію наказу про звільнення у день звільнення. Це є обов’язковою умовою, незалежно від підстав звільнення: чи то з ініціативи роботодавця, чи то з ініціативи працівника.
Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначено у главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5).
Зокрема, у пунктах 6 — 8 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5 зазначається, що:
— копія документа має відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину;
— не допускається виготовляти копії документів із нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями;
— копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Копія наказу про звільнення — це документ, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу наказу про звільнення, засвідчений в установленому порядку.
Виготовлення копії з наказу
Виготовлення копії наказу про звільнення працівника зазвичай покладається на ту посадову особу, яка є виконавцем самого наказу, — кадровика або особу, відповідальну за роботу з кадрами на підприємстві.
Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій наказів на конкретному підприємстві обов’язково має бути прописаний в Інструкції з діловодства на підприємстві. Ця норма визначена у пункті 1 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5.
Докладно про Інструкцію з діловодства на підприємстві ми розповіли в статті:
«Інструкція з діловодства на підприємстві: алгоритм розроблення, затвердження і внесення змін» (див. «ДК» №02/2026).
Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні (п. 11 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5).
Факсимільні копії виготовляють за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.
Вільні копії виготовляють шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).
Як показує досвід, з наказу про звільнення доцільніше виготовляти факсимільну копію за допомогою ксерокопіювання підписаного керівником та належним чином зареєстрованого наказу, після ознайомлення з ним працівника із проставленням його підпису та дати ознайомлення. Саме ксерокопіювання забезпечує точне знакове відтворення інформації всіх реквізитів оригіналу наказу.
Засвідчення копії наказу
Засвідчують копію наказу про звільнення за допомогою проставлення на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа», встановленого Національним стандартом України (ДСТУ 4163:2020) «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
Згідно з вимогою пункту 5.26 ДСТУ 4163:2020 відмітку про засвідчення копії проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії наказу (додаток).
Ця відмітка складається з таких елементів:
— словосполуки «Згідно з оригіналом» (без лапок);
— назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
— дати засвідчення копії.
Приклад 1. Як виглядає відмітка про засвідчення копії документа
Згідно з оригіналом
Інспектор з кадрів (підпис) Галина МАЙСТРЕНКО
10 березня 2026 р.
Позаяк копію з кадрового наказу створюють для видачі її за межі підприємства, то відмітку про засвідчення копії скріплюють основною круглою печаткою із зазначення найменування та коду юрособи за ЄДРПОУ (за наявності такої печатки).
Другу копію з наказу про звільнення працівника, що в установленому законодавством порядку долучається до особової справи цього працівника, засвідчують простою печаткою відділу кадрів або печаткою «Для копій».
Законодавством не передбачено проставлення штампа «Копія» на копіях службових документів, що створюються у поточному загальному або кадровому діловодстві, зокрема на копіях наказів про звільнення працівників.
Але у п. 5 глави 4 розділу ХІІ Правил №1000/5 визначено норму засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
«При виготовленні ксероз- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія».
Тому, якщо на підприємстві є штамп «Копія», не буде зайвим проставлення його відбитка на всіх копіях, що виготовляються з кадрових документів, у правому верхньому куті лицьового боку аркуша документа. Якщо такого штампа немає, то для засвідчення копії достатньо наявності на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії».
Зразок. Який вигляд має засвідчена копія наказу про звільнення працівника
Наслідки невиконання обов’язку щодо видачі копії наказу про звільнення та шляхи їх уникнення
Невидання працівникові копії наказу про звільнення в день звільнення або відсутність документального підтвердження факту її видачі може спричинити низку негативних наслідків.
По-перше, наслідки невиконання цього обов’язку передбачені частиною 5 статті 235 КЗпП України, де визначено, що у разі затримки видачі копії наказу про звільнення з вини роботодавця останній зобов’язаний виплатити працівникові середній заробіток за весь час затримки.
Розгляньмо це на конкретному прикладі.
Приклад 2.
Працівникові, який звільнився 02.02.2026, не видали копію наказу про звільнення або видали, але не мають документального підтвердження факту видачі. Пізніше працівник звернувся до роботодавця з вимогою видати йому цю копію, запевняючи, що в нього її немає і не було. Роботодавець виготовляє, засвідчує та видає працівникові копію наказу про звільнення 30.03.2026. І в цьому випадку працівник має законне право вимагати виплати йому середнього заробітку за період з 02.02.2026 до 30.03.2026.
По-друге, невиконання обов’язку видати копію наказу — це порушення трудового законодавства, за яке органи Держпраці можуть застосувати таку відповідальність:
— фінансові санкції на підставі ст. 265 КЗпП України у розмірі мінімальної зарплати*;
— накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 10 н. м. г. д.
* У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП України, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Як уникнути можливих негативних наслідків?
Видати працівникові копію наказу про звільнення у день звільнення та зафіксувати факт її отримання працівником у кілька або один із запропонованих нижче способів:
1. Зобов’язати працівника у відмітці про ознайомлення з наказом на оригіналі наказу, що залишиться на тривале зберігання у справі підприємства, додати фразу «копію отримав/отримала», проставити підпис та дату отримання.
Приклад 3. Який вигляд має відмітка про ознайомлення з наказом
З наказом ознайомлений, копію отримав:
(підпис) Сергій ІВАНЕНКО
17.03.2026
2. У журналі реєстрації кадрових наказів варто передбачити графу «Підпис особи, яка отримала копію, дата отримання», де проставлятимуться підпис працівника, якому видається копія наказу про звільнення, і дата її отримання.
3. Якщо працівник відмовляється отримувати копію наказу про звільнення або підписуватися про її отримання, потрібно скласти акт за участю кількох свідків із числа працівників, у якому зафіксувати відмову.
Проставивши підпис і дату отримання копії наказу про звільнення на оригіналі цього документа та у відповідній графі журналу реєстрації, працівник фактично підтверджує отримання копії наказу і надалі не зможе заперечувати цього факту.
Доцільно закріпити порядок виготовлення та видачі копій наказів у локальних нормативних документах роботодавця (інструкції з діловодства, положенні про кадрову службу, посадовій інструкції кадровика тощо). Це допоможе уникнути помилок у практичній роботі.
Висновки
1. Обов’язок роботодавця видати працівникові копію наказу про звільнення у день звільнення встановлений статтею 47 КЗпП України.
2. Виготовляє та засвідчує копію наказу про звільнення, як правило, працівник кадрової служби або інша уповноважена роботодавцем особа.
3. Копію наказу про звільнення доцільно виготовляти за допомогою ксерокопіювання оригіналу наказу з подальшим її засвідченням у встановленому порядку.
4. Порядок оформлення та засвідчення копій документів визначається Правилами №1000/5 та ДСТУ 4163:2020.
5. Факт видачі працівнику копії наказу про звільнення у день звільнення доцільно документально фіксувати на підприємстві, що дозволить уникнути можливих спорів щодо виконання роботодавцем цього обов’язку.