Те, що має робити комісія, у Положенні №879 описано насамперед для матеріальних активів: запасів та необоротних активів.
Комісія у повному складі виходить до місця зберігання активів, які планує перевірити. Матеріально відповідальні особи мають бути особисто присутні.
Перед проведенням інвентаризації:
— перевіряється справність вимірювальних приладів, які використовуватимуться під час інвентаризації;
— завершується обробка всіх документів стосовно руху активів;
— визначаються залишки на дату інвентаризації;
— активи групуються.
Матеріально відповідальна особа передає комісії всі прибуткові та видаткові документи, які ще не передані до бухгалтерії і не проведені у бухобліку. Голова комісії візує документи із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Ці документи будуть передані до бухгалтерії для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
Приклад 1. Інвентаризація запасів за графіком проводиться 23.10.2025, а залишки у бухобліку були визначені на 30.09.2025.
Увага: за 23 дні жовтня залишки активів можуть змінитися.
У такому разі документи за період з 01.10 до 23.10 треба передати до бухгалтерії.
Далі бухгалтерія наявні у неї залишки на 30.09.2025 уточнить за наданими документами і виведе нові залишки — на 23.10.2025.
І вже з ними працюватиме інвентаризаційна комісія, яка порівнюватиме дані бухгалтерії з фактичними залишками за інвентаризаційними описами.
Це варто зробити до початку інвентаризації! Адже матеріально відповідальні особи розписуються в інвентаризаційному описі, що всі документи були здані до бухгалтерії, всі цінності, які надійшли, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.
Якщо інвентаризація активів за графіком на вашому підприємстві починається з 01.10.2025, то залишки у бухобліку мають бути визначені (з урахуванням усієї наявної первинної документації на підприємстві) теж ще до початку інвентаризації. Отже, кінець вересня на вашому підприємстві — це важливий період, коли документообіг між матеріально відповідальними особами і бухгалтерією має бути повний і швидкий.
Після цього починається встановлення комісією наявності активів шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру. Тобто всі активи, що інвентаризуються, комісія підраховує, зважує, обміряє і результати, зокрема кількість, записує до інвентаризаційних описів чи актів інвентаризації.
Встановивши залишки і внісши їх до опису (акта), всі члени комісії та матеріально відповідальна особа підписують такі описи (акти).
Далі описи (акти) передаються до бухгалтерії для перевірки і звіряння з даними бухобліку. Причому в бухгалтерії заповнюють показники за даними бухобліку, а також наводять сумові показники за фактичними показниками.
Відтак у бухгалтерії складають звіряльні відомості активів і зобов’язань, у яких відображають розбіжності між даними бухобліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Звіряльні відомості разом з описами (актами) передають комісії, яка на їх підставі складає протокол інвентаризаційної комісії.
Усі документи інвентаризації оформляють не менше ніж у двох примірниках.
Протокол інвентаризаційної комісії затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації, після чого передається до бухгалтерії для відображення результатів інвентаризації в бухобліку.
Стандартний пакет базових інвентаризаційних документів затверджено Наказом №572:
- Інвентаризаційний опис необоротних активів;
- Інвентаризаційний опис запасів;
- Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання;
- Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів;
- Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів;
- Акт про результати інвентаризації грошових коштів;
- Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності;
- Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій;
- Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами;
- Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
- Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
- Протокол інвентаризаційної комісії.
Але ці документи є обов’язковими тільки для бюджетних установ.
Юрособи інших організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності можуть застосовувати бюджетні форми за власним бажанням (див. п. 2 Наказу №572). Або ж розробити власні форми, взявши за зразок форми, затверджені Наказом №572, чи форми, затверджені Постановою №241:
- Інвентаризаційний опис основних засобів (№Инв-1);
- Інвентаризаційний ярлик (№Инв-2);
- Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (№Инв-3);
- Акт інвентаризації товарів відвантажених (№Инв-4);
- Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (№Инв-5);
- Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі (№Инв-6);
- Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них (№Инв-8);
- Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, які містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах (№Инв-8а);
- Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них (№Инв-9);
- Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (№Инв-10);
- Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (№Инв-11);
- Акт інвентаризації наявності грошових коштів (№Инв-15);
- Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (№Инв-16);
- Акт інвентаризації розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (№Инв-17);
- Довідка до акта інвентаризації розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми №Инв-17);
- Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (№Инв-18);
- Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (№Инв-19).
Зверніть увагу! Якщо ви вирішили розробити власні форми для інвентаризації, то розробити і затвердити їх теж треба ще до початку інвентаризації. Тобто, якщо вона у вас розпочинається у жовтні, то вже вересень — це останній місяць, який можна присвятити затвердженню таких форм.
Але: результати інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів) оформляють актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 7 до Положення №148).