Обов’язок ведення товарного обліку для СГ, які здійснюють розрахункові операції, визначено п. 12 ст. 3 Закону про РРО. Вони повинні вести облік товарних запасів згідно з наказом Мінфіну №496 та продавати лише ті товари, що відображені в такому обліку.
При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів (зокрема, але не виключно, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів), які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).
Такі вимоги не поширюються на ФОПів, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ. Але для цих єдинників є виняток: товарний облік повинні вести ті ФОП-єдинники, які продають:
— технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
— лікарські засоби та вироби медичного призначення;
— ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).
При цьому сама наявність у продажу цих груп товарів потребує ведення товарного обліку загалом щодо всіх товарів і торгових точок. Наприклад, ФОП-єдинник має два магазини: в одному продається побутова техніка, а в іншому — продукти харчування. Цей ФОП має вести товарний облік усіх товарів в обох магазинах.
Платники єдиного податку І групи звільнені від застосування РРО та/або ПРРО згідно з п. 296.10 ПКУ, але зобов’язані вести облік товарних запасів відповідно до Порядку №496 лише у разі реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту. Крім того, є обмеження щодо асортименту товарів, дозволених до продажу на І групі єдиного податку.
Ми звели всі ці умови в таблицю.
Таблиця
Яким ФОПам потрібно вести товарний облік
| Системи оподаткування ФОПів | Торгують товарами | ||
| Отримують оплату готівкою та платіжними картками і застосовують РРО | Отримують оплату від покупців на рахунок та не застосовують РРО | ||
| не торгують товарами груп (1), (2), (3) | торгують товарами груп (1), (2), (3) | незалежно від того, чи торгують товарами груп (1), (2), (3) | |
| ФОП на загальній системі, платники і неплатники ПДВ | ТАК | ТАК | НІ |
| ФОП на ЄП ІІІ групи, ставка 3% + ПДВ | |||
| ФОП на ЄП І, ІІ та ІІІ групи за ставкою 5% | НІ | ||
Декілька прикладів:
— ФОП на ІІІ групі ЄП, який продає побутову техніку, що підлягає гарантійному ремонту, при цьому приймає оплату готівкою або картками через POS-термінал або інтернет-еквайринг, зобов’язаний вести товарний облік;
— ФОП на ІІІ групі ЄП, який продає ветеринарні препарати, не зобов’язаний вести товарний облік, тому що ветеринарні препарати не належать до лікарських засобів та виробів медичного призначення.
Платники податків, які відповідно до законодавства проводять розрахункові операції із застосуванням РРО або ПРРО, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів, за місцем їх реалізації (Порядок №496).
Підприємець, який провадить діяльність у декількох місцях продажу (господарських об'єктах), веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (господарським об'єктом) на підставі:
— первинних документів, які підтверджують отримання товарів таким ФОПом або окремим місцем продажу (господарським об'єктом),
— та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОПом та його окремими місцями продажу (господарськими об'єктами). Отже, первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід'ємною частиною такого обліку.
Що входить до первинних документів:
— опис залишку товарів на початок обліку;
— накладні, акти закупівлі, митні декларації;
— чеки (фіскальні/товарні);
— документи з даними про постачальника й отримувача (назва, код, ІПН, серія/номер паспорта для винятків), дату операції, найменування, кількість і вартість товару.
Опис залишку можна скласти в довільній формі, але обов’язково зазначити:
— назву товару;
— кількість (з одиницями вимірювання);
— вартість (визначену самим ФОПом).
Якщо товар знищено, втрачено або використано для власних потреб, у документах зазначають ціну придбання, але без реквізитів постачальника/отримувача.
Зберігання документів:
— зберігаються в місці продажу до повного вибуття товару;
— зберігаються у хронологічному порядку.
У разі перевірки документи надає сам ФОП або найманий працівник, який перебуває за адресою провадження господарської діяльності.
Якщо форма обліку ведеться в електронному вигляді, її потрібно показати у зручному для перегляду або копіювання форматі.
Якщо оригіналів первинних документів у місці продажу немає, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки.