Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, які скеровуються у відрядження, у порядку і розмірах, установлюваних законодавством, виплачують:
— добові за час перебування у відрядженні;
— вартість проїзду до місця призначення і назад;
— витрати з найму житлового приміщення.
Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
Тобто неоподатковувана сума добових становить:
— 800 грн на день — по Україні;
— 80 євро на день (за офіційним курсом НБУ) — за кордон.
ДПС у листі від 16.04.2024 №2050/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК зазначила, що суму добових визначають згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (абз. 5-7 п. 4 розд. II Інструкції №59).
При цьому відшкодовують такі витрати згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.
За відсутності документів, зазначених в абз. 6 п. 4 розділу II Інструкції №59, добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.
Аналогічні норми містить пп. 170.9.1 ПКУ. Адже треба не тільки довести факт того, що відрядження відбулося і що працівник має право на добові, а й порахувати кількість днів, за які ці добові виплачуються. А це фактична кількість днів перебування у відрядженні.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні за ПКУ визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Якщо таких документальних доказів не буде/чи сума добових буде виплачена в розмірі більшому за неоподатковувану, то така сума добових/або її перевищення включатиметься до оподатковуваного доходу працівника.
При цьому ПДФО утримуватиметься за ставкою 18% із застосуванням коефіцієнта (1,21951) згідно з п. 164.5 ПКУ.
ВЗ утримуватиметься за ставкою 5%, без застосування такого коефіцієнта.
Нараховувати ЄСВ не потрібно.
Відобразити цей оподатковуваний дохід (збільшений на коефіцієнт) та утримані ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ єдиної звітності потрібно за ознакою доходу «118».