Що варто знати про Постанову №55
Нагадаємо, що Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Типова інструкція) затверджено постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова №55).
З назви цього нормативно-правового акта вже зрозуміло, що положення Типової інструкції є обов’язковими для застосування у діловодстві міністерств та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі — органи виконавчої влади).
Також наголосимо, що Постановою №55 було затверджено ще одну інструкцію — Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.
Постанова №55 зобов’язала органи виконавчої влади привести власні нормативно-правові акти, зокрема про затвердження інструкцій з діловодства для юросіб, що належать до сфери їх управління, у відповідність із цією постановою. А також рекомендувала зробити те саме органам місцевого самоврядування.
Періодично до затверджених Постановою №55 нормативно-правових актів вносять зміни. Останні такі зміни до Типової інструкції були затверджені постановою КМУ від 25.09.2025 №1188 (далі — Зміни №1188). Зокрема, зазнали змін деякі пункти Типової інструкції та додатки 9 — 12 до неї.
Кому потрібно врахувати зміни
Органам виконавчої влади потрібно обов’язково привести у відповідність до Змін №1188 власні інструкції з діловодства, а також типові та примірні інструкції з діловодства для юросіб, що належать до сфери їх управління.
Органам місцевого самоврядування рекомендовано зробити те саме з власними інструкціями з діловодства.
Інші юрособи не зобов’язані це робити. Тим часом, за рішенням керівництва, деякі уточнення можуть бути внесені до чинної інструкції з діловодства у відповідній юрособі.
Які зміни заслуговують на увагу юросіб
Насамперед рекомендуємо звернути увагу на п. 5 Змін №1188, що стосується уточнення біографічних даних працівника у тексті кадрових наказах із додаванням слів «, по батькові (за наявності)».
Оновлений відповідний пункт в інструкції з діловодства можна подати в такій редакції:
«Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими — його власне ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу».
Також рекомендуємо звернути увагу на оновлені згідно з пунктами 7 і 8 Змін №1188 правила оформлення протоколів.
Увага: докладно вимоги до оформлення протоколів прописані лише у пунктах 106 — 122 Типової інструкції. І ці вимоги варто перенести до інструкції з діловодства в юрособі. На жаль, у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), що є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособами, такої деталізації немає, а тому щодо оформлення протоколів виникає багато запитань.
Очікуємо на затвердження уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів
Важлива інформація була додана до Типової інструкції згідно з підпунктом 2 п. 1 Змін №1188:
«Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом».
Роз’яснимо, що це означає і чого варто очікувати найближчим часом.
Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства оновлено, а Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України схвалено (протокол від 08.04.2025 №1) Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі — Збірник №1). Утім, досі Збірник №1 не оприлюднено на жодному сайті.
І от нарешті уряд надав повноваження Мін’юсту щодо затвердження зазначених уніфікованих форм, що зробить ці форми обов’язковими для застосування. Після затвердження Мін’юстом уніфіковані форми будуть оприлюднені на офіційному сайті.