Що таке каса
Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 Положення №148).
Ознаки каси згідно з нормами Положення №148 (пп. 9, пп. 16 п. 3; п. 11 тощо):
1) наявність касової книги для обліку готівки;
2) встановлений ліміт залишку готівки в касі;
3) касир із договором про матеріальну відповідальність;
4) приміщення або місце для проведення операцій з готівкою.
Тож якщо підприємство має, приміром, основну касу в офісі, де ведеться касова книга, а також окремо розташований магазин (відокремлений підрозділ), де три відділи, в кожному з яких РРО, і магазин не має касової книги, кошти здаються до основної каси. Фактично маємо чотири каси, в кожній з яких проводять інвентаризацію.
Які цінності можуть бувати у касі
Каса — це місце зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 Положення №148). Інвентаризаційна комісія перевіряє готівку, цінні папери та чекові книжки (п. 46 Положення №148).
З огляду на наявну практику, на зберіганні у касира можуть бувати, а отже, і підлягати амортизації:
— готівка, як у національній, так і в іноземній валюті;
— цінні папери;
— чекові книжки;
— грошові документи, як у національній, так і в іноземній валюті;
— можуть значитися кошти в дорозі, як у національній, так і в іноземній валюті.
Увага: підприємству забороняється зберігати в касі готівку та інші цінності, що не є його власністю (п. 38 Положення №148).
В який період проводити інвентаризацію каси
У період двох місяців до закінчення року (п. 7, 10 розд. І Положення №879).
Тож у 2025 році інвентаризацію каси потрібно провести в період з листопада до грудня 2025 р.
Особливості інвентаризації каси
Інвентаризацію каси проводять відповідно до Положення №148 (п. 6.1 розд. ІІІ Положення №879).
Процедуру інвентаризації каси наведено в п. 46 Положення №148. Розгляньмо її покроково.
Крок перший. Прибуття до каси
Призначена керівником підприємства інвентаризаційна комісія прибуває до каси.
Отже, до початку інвентаризації вже має бути складено наказ по підприємству з розпорядженням провести інвентаризацію. А також визначено, хто саме її проводить (склад інвентаризаційної комісії) і в які строки. Інвентаризаційна комісія має подбати про підготовку всієї документації, яка буде потрібна для інвентаризації, зокрема про початок складання інвентаризаційного акта. Не забуваймо, що акт складають принаймні у двох примірниках!
Застосовують форму акта, наведеного в додатку 7 до Положення №148 (див. зразок).
Зверніть увагу: у Положенні №148 немає чіткої інструкції щодо складання цього акта, тому кожен складає його на власний розсуд, керуючись фактичними даними. Зокрема, у розділі про встановлений обсяг коштів (рядок 4) можна зазначити виявлену суму без подробиць, просто загальною сумою. А можна (як це зробили ми) навести покупюрний опис. Якщо готівка на підприємстві зберігається не лише в одному місці, наприклад у сейфі каси та у скриньках РРО, то ці кілька вільних рядків допоможуть відобразити пораховану готівку окремо, із зазначенням місця підрахунку.
Зразок. Акт інвентаризації каси (Завантажити)
Крок другий. Розписка касира
Матеріально відповідальній особі (касиру) пред’являють акт інвентаризації. У ньому на початку є реквізит «Розписка», де касир засвідчує власним підписом, що він здав до бухгалтерії всі прибуткові та видаткові документи на кошти, а також про оприбуткування всіх коштів, які надійшли, і списання коштів, які вибули.
Крок третій. Перевірка наявних коштів та грошових документів
Комісія перевіряє наявність коштів, повністю перераховуючи всю готівку, що є в касі, цінні папери, чекові книжки тощо.
Результати підрахунку записують до п. 4 акта. А показники за даними обліку — до п. 6 акта.
Під час перевірки:
— залишок готівки у касі звіряють із даними обліку за книгами обліку;
— виявивши під час інвентаризації нестачу або надлишок цінностей у касі, в п. 7 акта зазначають суму нестачі або надлишку і в п. 10 акта записують з’ясовані обставини їх виникнення. А в п. 11 акта під поясненням причин надлишку чи нестачі наводиться підпис касира.
Крок четвертий. Підписання акта
Повністю заповнений згідно з наведеними вище рекомендаціями акт підписують усі члени комісії (під п. 7 акта) та матеріально відповідальна особа (п. 8 і 9 акта).
Крок п’ятий. Рішення керівника підприємства
Після підрахунку акт з результатами передають керівникові.
У п. 12 акта записують рішення керівника підприємства за наслідками інвентаризації — як врегулювати нестачі, надлишки, якщо вони є, тощо.
Крок шостий. Передача акта до бухгалтерії
Далі один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.
Як підраховуємо те, що є в касі
Дивимося п. 6 Положення №879 і п. 46 Положення №148.
Готівка.
Залишок готівки у касі звіряють із даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки у касі. Отже, якщо готівки менше, ніж зазначено в касових документах, це вважається недостачею.
У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Відомості про готівку в іноземній валюті вносять до акта інвентаризації із зазначенням назви та суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.
Кошти, що перебувають у дорозі.
Йдеться про суми, які вже видані з каси, але ще не надійшли до пункту призначення. Найчастіше це кошти, які були здані до банку, проте у виписці банку ще не відображені.
Звіряють суми, зазначені в касових документах, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку.
Грошові документи, бланки документів суворої звітності.
Крім готівки, у касі можуть зберігатися документи, за якими можуть бути отримані кошти або інші матеріальні цінності: чеки, векселі, облігації, талони на пальне тощо. Так само в касі можуть зберігатися і бланки суворої звітності.
До акта інвентаризації вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість кожного документа.
Якщо в касі зберігаються цінні папери, то під час інвентаризації встановлюють:
— наявність цінних паперів;
— правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
— повноту і своєчасність відображення у бухобліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення.
В акті інвентаризації зазначають: назву фінансової інвестиції (акції, облігації тощо), назву цінних паперів, якими оформлено фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, суму, вид вкладу.
Що ще слід зробити?
У разі автоматизованого обліку касової книги підприємство зобов’язане проводити перевірку правильності роботи програмних засобів.
Але нормативними документами не встановлено процедуру такої перевірки. Тому кожне підприємство визначає її особливості самостійно.
На наш погляд, ось що можна врахувати під час перевірки:
1. Контроль точності введення даних. Перевірка відповідності даних, введених у програмне забезпечення, з первинними документами. Це можуть бути звіряння з чеками, квитанціями або іншими підтвердними документами.
2. Відповідність установленим правилам. Підтвердження того, що програма враховує всі актуальні зміни у встановлених законом або підприємством правилах.
3. Логічна перевірка. Переконайтеся, що всі розрахунки у програмі є коректними. Наприклад, сума операцій з початку дня збігається з фактичним залишком готівки в касі.
4. Тестування функціональних можливостей програми. Перевірте, чи правильно працюють усі функції програмного забезпечення: відкриття/закриття касових змін, введення та зняття готівки, формування звітів.
5. Фіксація всіх (!) операцій, навіть помилкових або контрольних. Програмне забезпечення має фіксувати всі операції та збереження історії внесених змін, що дозволяє відстежити можливі помилки або збої.
6. Регулярне оновлення програмного забезпечення. Важливо завжди забезпечувати оновлення програмних засобів відповідно до останніх вимог.
Для підтвердження такої перевірки можна скласти внутрішній акт перевірки, який фіксуватиме вчинені дії, результати перевірки та відповідальних осіб.
Бухоблік надлишку, нестачі
Надлишок цінностей оприбутковують із визнанням іншого доходу:
— Д-т 30, 33 К-т 719.
Нестачу списують на інші операційні витрати:
— Д-т 947 К-т 30, 33 тощо.
Якщо винну особа не встановлено, суму нестачі відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
У разі встановлення винної особи суму нестачі списують з позабалансового субрахунку 072. Водночас таку суму відображають проведеннями:
— Д-т 375 К-т 716 — відображено заборгованість винної особи з відшкодування шкоди;
— Д-т 301, 311 К-т 375 — відшкодовано шкоду коштами до каси чи на банківський рахунок.
Оподаткування надлишку, нестачі
Податок на прибуток
Податкових різниць для надлишку чи нестачі коштів ПКУ не встановлює.
Податок на додану вартість
Надлишок чи нестача коштів не є операціями постачання. Тому ПДВ не нараховується.
До нестачі інших матеріальних цінностей у податківців подвійне ставлення. В одних роз’ясненнях вони наполягають на нарахуванні ПЗ за п. 198.5 ПКУ (за невикористання у госпдіяльності), в інших — на нарахуванні ПЗ, бо прирівнюють крадіжку майна до його постачання.
Утім, якщо йдеться про цінні папери, то їх постачання не є об’єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.1 ПКУ), а отже, не спричинить і ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (при їх придбанні не було ПК, який потрібно відкоригувати).
Щодо бланків суворої звітності, то якщо вони були придбані з ПДВ і зіпсовані або зникли, радимо нарахувати ПЗ за п. 198.5 ПКУ. Адже, справді, їх не буде використано у госпдіяльності.
Єдиний податок групи 3
Надлишок коштів податкова служба під час перевірки може вважати доходом юрособи — платника ЄП групи 3, який слід оподаткувати ЄП.
Хоча в ПКУ немає норми, за якою надлишки включають до оподатковуваного доходу «єдинника», податківці прирівнюють такі надлишки до безоплатно отриманих матеріальних цінностей.
Нестачі коштів на об’єкт оподаткування ЄП не впливають.