Чинне трудове законодавство не встановлює прямої заборони на скерування працівника у наступне відрядження до подання звіту за попереднє.
Проте важливо враховувати вимоги іншого законодавства, зокрема ПКУ та Положення №148.
Обов’язок звітування не є абсолютним
Звіт про використання коштів (авансовий звіт) подають не завжди. Так, авансовий звіт є обов’язковим у двох основних випадках (пп. 170.9.4 ПКУ):
— якщо під час відрядження виник оподатковуваний дохід (наприклад, через відсутність підтвердних документів на витрати);
— якщо працівник використовував готівку понад суму добових, включаючи отриману з платіжних інструментів.
Якщо працівникові видавали тільки добові або всі розрахунки були безготівкові і немає надміру витрачених коштів для повернення, обов’язку подавати авансовий звіт немає.
Крім того, після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати підтвердні документи про витрати (чек, квитанції, авансовий звіт) у встановлений строк до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Навіть якщо авансовий звіт подавати за таким відрядженням не обов’язково, працівник повинен подати звіт про виконання службового завдання. Типової форми його немає, але в наказі завдання ставилося, і працівник мусить повідомити роботодавця про стан його виконання (пп. 170.9.3 ПКУ).
Тож працівник має вдосталь часу для звітування за попереднє відрядження, і заборони поїхати в наступне відрядження ще до того, як він відзвітував про попереднє, ПКУ не ставить.
Проте, якщо працівник не відзвітував вчасно та/або не повернув невитрачений залишок підзвітних коштів у встановлені строки, ця сума включається до його загального оподатковуваного доходу. Роботодавець як податковий агент зобов’язаний утримати з цієї суми:
— ПДФО за ставкою 18%. База оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ);
— ВЗ за ставкою 5%, натуральний коефіцієнт не застосовується.
Якщо аванс на відрядження був виданий готівкою
Готівка може використовуватися для видачі під звіт, зокрема, і перед відрядженням (п. 19 Положення №148). І ось тут є обмеження: видача підзвітній особі готівки під звіт здійснюється за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Раніше Указом Президента №436 було передбачено, що за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів накладається штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум. Накладали такий штраф податківці за наслідками документальної перевірки.
Але нині Указ №436 не діє. Тобто заборона залишилася, але фінансового штрафу за це вже не буде.
Проте одночасно з фінансовим штрафом податківці могли застосувати й адміністративний за ст. 164-2 КУпАП. І ось цей штраф залишився та становить від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн). Вірогідність його застосування досить мала: якщо на момент перевірки кошти вже будуть повернені працівником — підзвітною особою (тобто порушення не буде триваючим) і з дати повернення мине вже понад два місяці (тобто закінчиться строк давності), то адмінштрафу не буде. Проте особам, винним у порушенні, треба мати на увазі цей ризик.