Юрособи зобов’язані (ст. 5-1 Закону №361):
— мати інформацію про КБВ (його відсутність) та структуру власності і подавати її для внесення до ЄДР у порядку, визначеному Законом №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань»;
— підтримувати відомості про КБВ та структуру власності в актуальному стані;
— повідомляти держреєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення та подавати йому документи, що підтверджують зазначені зміни.
Методологія визначення юрособою кінцевого бенефіціарного власника затверджена постановою КМУ і НБУ від 19.09.2023 №1011.
Обов’язок подання відомостей про КБВ та структуру власності запроваджено фактично з квітня 2020 р. (до цієї дати такий обов’язок був обмежений). При цьому законодавець декілька разів відтермінував запровадження відповідальності за неподання (вперше) таких даних. Унаслідок цього станом на сьогодні деякі підприємства подали відомості про КБВ та структуру власності, а деякі — ні.
У зв’язку із запровадженням воєнного стану юрособи, які зареєстровані до 11.07.2021 (дата набрання чинності наказом Мінфіну від 19.03.2021 №163, яким затверджено Положення про форму та зміст структури власності) та не подавали відомості про КБВ та структуру власності, мають право подати їх після припинення або скасування воєнного стану в Україні та 90 днів потому (п. 4 розд. Х Закону №361). При цьому будь-якої відповідальності для таких юросіб на цей період не встановлено.
Ті самі юрособи, які вже подали відомості про КБВ та структуру власності і вона міститься в ЄДР, або які зареєстровані після 11.07.2021, зобов’язані підтримувати такі відомості в актуальному стані та повідомляти держреєстратора про їх зміни протягом 30 р. д. з дня їх виникнення.
В описаній ситуації підприємство зареєстровано 2005 року і не подавало інформацію про КБВ. Отже, воно може без штрафних санкцій вперше зробити це протягом 90 днів після припинення (скасування) воєнного стану.
Для підтвердження (повідомлення) відомостей про КБВ підприємство має подати держреєстратору (ч. 4 ст. 17 Закону №755):
— заяву (за формою 2, її можна знайти на сайті Мін’юсту). Основні правила оформлення заяви, оприлюднені Мінюстом: заповнюється друкованими літерами; якщо певна сторінка заяви не заповнюється через відсутність відомостей, що містяться на ній, така сторінка не підписується заявником і не подається; кожна заповнена сторінка заяви підписується заявником; друк заяви може здійснюватися з обох сторін аркуша тощо;
— структуру власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства (Положення про форму та зміст структури власності затверджено наказом Мінфіну від 19.03.2021 №163);
— копію документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство) особи, яка є КБВ юрособи (нотаріально засвідчена або засвідчена кваліфікованим електронним підписом особи, уповноваженої на подання документів для державної реєстрації, крім випадків, якщо такий документ оформлений із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру, — для громадян України).
За подання держреєстратору інформації про КБВ юрособи адміністративний збір не справляється.
Документи для підтвердження відомостей про КБВ можуть подаватися:
1) у паперовій формі (ч. 1, 2 ст. 14 Закону №755):
— особисто заявником (пред’являється паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, а якщо документи подає представник, — додатково подається оригінал або копія нотаріально посвідченої довіреності);
— поштовим відправленням (справжність підпису заявника має бути нотаріально засвідчена);
2) в електронній формі через портал електронних сервісів, за умови підписання заявником заяви з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри (ч. 3 ст. 14 Закону №755).