Чи оподатковувати добові, якщо немає штампа в паспорті про перетин кордону?

З 12 жовтня 2025 року в ЄС стартує нова автоматизована система обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES), яка реєструватиме всі факти перетину зовнішніх кордонів Союзу громадянами третіх країн, у тому числі українцями.

Замість звичних штампів у паспорті буде зберігання інформації в електронному форматі.

У базі фіксуватимуться:

— фотозображення обличчя;

— відбитки чотирьох пальців (для осіб від 12 років);

— реквізити закордонного паспорта;

— дата і пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);

— випадки відмови у в’їзді.

А як же тепер бути з добовими працівників, відряджених за кордон?

Нагадаємо: для відряджень за кордон сума неоподатковуваних добових становить не більше ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.

ПКУ про неоподаткування добових за межі країни

До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), для відряджень за кордон — не вище ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ).

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто ПКУ дає нам право вибору, а саме: «наявність одного чи декількох документальних доказів перебування за кордоном». Від цього й відштовхуватимемося.

Водночас, як зазначається в тому самому пп. 170.9.1 ПКУ, витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Інструкція №59 як підказка для внесення змін до Положення про відрядження

У п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції №59 докази перебування у закордонному відрядженні наведено аналогічно до пп. 170.9.1 ПКУ.

Але при цьому згадується також про:

1) довідку підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;

2) службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником.

Тобто і довідка, і службова записка, які складаються у довільній формі, також можуть бути підтвердженням тривалості перебування працівника у закордонному відрядженні. Щоправда, Інструкція №59 є обов’язковою для виконання лише бюджетниками.

Небюджетне підприємство також може передбачити у Положенні про відрядження варіанти використання вищезазначених документів, зокрема щоб підтвердити дати, коли працівники перетинають кордон. Тож завдяки Положенню про відрядження можна правильно організувати виплату добових відрядженим за кордон працівникам, які не мають відміток у паспорті про перетин кордону.

Наприклад, до Положенні про відрядження можна внести такий пункт.

Підтвердження перебування у відрядженні

1. Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження.

2. Основними підтвердними документами є:

— транспортні квитки (у тому числі електронні), посадкові талони, багажні квитанції;

— рахунки (чеки) за проживання, бронювання готелю, страхові поліси;

— документи банку (виписки, відомості з рахунку), що підтверджують розрахунки за кордоном;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат під час відрядження.

3. Додатково можуть застосовуватися документи, які підтверджують перебування працівника у відрядженні, але не замінюють основних:

— довідка підприємства чи організації, яка приймала працівника;

— службова записка у довільній формі про виконання доручення за межами постійного місця роботи, погоджена керівником.

4. За наявності зазначених документів добові виплачуються у межах норм, установлених ПКУ (не більше ніж 80 євро за кожен календарний день відрядження).

5. За відсутності підтвердних документів добові підлягають оподаткуванню відповідно до ПКУ.

Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?

Якщо ви не бажаєте ризикувати і спиратися лише на відомості від працівника про перетин ним кордону (а квитків, які б це підтверджували, немає), можна піти й іншим шляхом. Наприклад, отримати довідку від прикордонної служби. Це практикувалося й раніше, для підтвердження факту перетину кордону з країнами, про перетин кордону з якими в паспорті не проставляли жодних приміток.

Наразі Державна прикордонна служба України роз’яснює, як подати заяву, щоб отримати таку довідку.

Увага: отримати таку довідку може не роботодавець, а сам працівник, тобто фізособа, яка перетнула кордон (або її представник за довіреністю).

Інформація про перетинання кордону особою — конфіденційна і без її згоди третім особам не надається. Доволі часто до Державної прикордонної служби України звертаються із запитами про перетинання кордону конкретними особами їхні роботодавці, колишні чоловіки/дружини тощо. Таким запитувачам, згідно з вимогами Закону України «Про захист персональних даних», у наданні інформації відмовляють.

Звернутися по довідку можна поштою або електронною поштою. Проте в такому разі, відповідно до ст. 16 Закону України «Про звернення громадян», заява обробляється протягом 30 діб. Усі відповіді про факти перетину державного кордону надходять запитувачам у письмовому вигляді на адресу, зазначену в заяві.

Звісно, що чекати так довго можуть не всі (хоча строки виплати добових законодавством не встановлені). Швидше зробити це можна, звернувшись особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Якщо у паспорті немає відміток: алгоритм підтвердження перебування у закордонному відрядженні