Оформлення як формений (фірмовий) одяг
Це найкращий та найбезпечніший варіант з погляду оподаткування: якщо встановити внутрішніми документами (наказом, положенням про дрес-код, колективним договором), що футболки з логотипом є обов’язковим елементом форменого одягу для ідентифікації працівників та дотримання корпоративного стилю під час виконання ними трудових обов’язків.
Тобто, якщо такі футболки носитимуть лише працівники і тільки на роботі (а поза роботою — ні), а після звільнення, в разі пошкодження чи на пряму вимогу роботодавця ці футболки повертатимуться працівниками (власник футболок не змінюється), то їхня вартість не розглядається як дохід працівника.
Документальне оформлення: наказ керівника про запровадження форменого одягу, затвердження переліку посад, для яких він є обов’язковим, та норм видачі. Факт видачі фіксують у відомості.
Оподаткування: вартість такого одягу не є доходом працівника, тому ПДФО, ВЗ та ЄСВ не нараховуються (на підставі пп. 165.1.9 ПКУ).
Оформлення як негрошовий подарунок/додаткове благо
Якщо футболки передаються у власність працівників і вже не повертаються роботодавцю, їх вартість є додатковим благом.
ПДФО (18%): базою оподаткування є вартість футболки, збільшена на «натуральний» коефіцієнт (1,219512) (п. 164.5 ПКУ).
Військовий збір (5%): утримується з чистої вартості футболки без застосування коефіцієнта.
ЄСВ (22%): припущення про відсутність ЄСВ є ризикованим. Податкові органи зазвичай наполягають, що вартість індивідуальних подарунків працівникам, тим більше коли йдеться про всіх або більшість працівників, і про надання частіше ніж раз на рік (а з футболками, найімовірніше, так і буде), є частиною фонду оплати праці (як заохочувальна виплата) і, отже, є базою для нарахування ЄСВ. Безпечніше нарахувати ЄСВ, щоб уникнути спорів.
Футболка як матеріальна допомога?
Матеріальна допомога, як правило, має грошову форму і надається на підставі заяви працівника у зв’язку з певними обставинами. Оформлення видачі футболок як матеріальної допомоги без заяв є некоректним.
Крім того, така допомога, надана всім працівникам цеху, вважатиметься систематичною, увійде до фонду оплати праці та оподатковуватиметься ПДФО, ВЗ та ЄСВ у повному обсязі, без жодних податкових переваг.