Факсимільний підпис (факсиміле) — це відтворений за допомогою певних засобів копіювання оригінальний власноручний підпис особи. Тобто замість власноручного підпису для зручності в разі великого документообігу використовують спеціальну печатку (штамп), кліше, за допомогою якого цей власноручний підпис відтворюють.
Та перш ніж ми почнемо розглядати використання факсиміле, наведемо два головні правила:
1) факсиміле не передбачає передачу права підпису!
Використовувати факсиміле може особа, на чий підпис зроблено факсиміле. Якщо його використовують за відсутності зазначеної особи, такі дії можна кваліфікувати як підробку документів. Тобто використання факсиміле не є переданням права підпису;
2) факсиміле можна застосовувати для підписання не будь-яких документів!
Перелік випадків, коли факсиміле застосовувати не можна, а також позицію контролерів щодо застосування факсиміле наводимо нижче.
У цивільному законодавстві факсиміле дозволено
Використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами (ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України).
Застосування факсиміле для підписання документів передбачене Законом про електронну комерцію від 03.09.2015 №675-VIII (далі — Закон про електронну комерцію). Так, якщо відповідно до акта цивільного законодавства або за домовленістю сторін електронний правочин має бути підписаний сторонами, моментом його підписання є використання, зокрема, аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів (ч. 1 ст. 12 Закону про електронну комерцію).
Сторони у договорі мають погодити не лише використання факсиміле, а й вказати на документи, складення яких можливе з його застосуванням.
А що скажуть Мінфін та ДПСУ?
Якщо розглядати безпосередньо первинні бухгалтерські документи, то Закон від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон про бухоблік) не містить заборони використання факсиміле.
Так, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі та повинні мати, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бух облік).
Але, згідно п. 2.5 гл. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі — Положення №88), використання під час оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства (зокрема, ч. 3 ст. 207 ЦКУ).
Мінфін у листі від 27.02.2012 №31-08410-07-29/4796 зазначив, що використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Тобто Мінфін дозволив використання факсиміле.
А податківці в Узагальнюючій податковій консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженій наказом ДПС України від 22.11.2012 №1047, звертають увагу на таке:
— чинним законодавством не встановлено чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», а також не врегульовано питання щодо порядку їх використання;
— використання для оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства;
— проте нормами Закону про бухоблік застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.
Тобто податківці ставляться до застосування факсиміле дуже обережно (хоча й не заперечують права на наявність) і щодо цього під час документальних перевірок можливі спори.
Коли факсиміле не можна використовувати!
Документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, є:
— банківські розрахункові документи (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки тощо) — пп. 106, 107 Постанови НБУ від 25.09.2018 №103 «Про затвердження Інструкції про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні» (далі — Постанова №103);
— касові документи (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи тощо) — розд. III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148) передбачає лише особистий або електронний підпис;
— податкова, фінансова звітність — пп. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік; Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПС України від 22.11.2012 №1047;
— процесуальні судові документи — ч. 2 ст. 162 Господарського процесуального кодекусу України (далі — ГПКУ).
Окремо треба звернути увагу на заборону застосування факсиміле, яка стосується організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документів (п. 12 розд. 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Мін’юсту України (далі — Правила №1000/5) та лист ДФСУ від 04.05.2016 №4582/Л/99-95-42-01-14).
До організаційно-розпорядчої документації належать, зокрема, положення або статути, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, постанови, рішення, накази, розпорядження, акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо (п. 3 гл. 1 розд. IІ Правил №1000/5).
Але, якщо дотримуватися такої суцільної заборони, то виходить, що найцікавіші з погляду застосування факсиміле документи (документи на витрачання коштів, накази керівників, заяви працівників, бухгалтерські первинні документи, фінансова та податкова звітність) — підписувати факсиміле заборонено?
Щодо фінансових документів, фінансової та податкової звітності — так, цієї заборони не подолати.
Щодо внутрішніх наказів, кадрової документації — наскільки жорсткою є заборона за Правилами №1000/5 і чи можна її обійти, склавши внутрішній наказ на підприємстві щодо застосування факсиміле, — з цього питання краще отримати консультацію Мінекономіки та Мін’юсту.
А от щодо бухгалтерських первинних документів, то застосовувати факсиміле чи ні, вирішувати вам і вашим контрагентам. Але не забудьте прописати умови такого застосування в договорі (якщо вирішили застосувати факсиміле)!
Судова практика щодо правомірності застосування факсиміле
У постанові ВГСУ від 17.11.2016 у справі №903/1334/15 суд зазначив, що в разі використання факсимільного підпису сторони мали або в договорі, або в додатковій угоді до договору письмово узгодити можливість такого підпису. Тож єдина можливість підтвердження факту вчинення правочину з використанням факсиміле — погодження щодо можливості використання такого факсиміле, на якому мають стояти власноручні підписи представників сторін договору.
В ухвалі ВССУ від 16.12.2015 у справі №6-29702ск суд серед іншого зазначив: якщо особа, факсиміле підпису якої було використано під час підписання договору, підтверджує підписання цього договору або схвалює цей правочин своїми наступними діями, суд відмовляє в задоволенні позову про визнання такого договору неукладеним або недійсним.
У постанові КЦС ВС від 06.03.2019 у справі №143/228/17 зазначено, що письмова згода сторін на використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису є лише формою підтвердження відповідного факсимільного відтворення підпису його власноручному аналогу. Відсутність такої письмової угоди в разі вчинення дій з виконання договору, підписаного факсиміле, не може бути умовою недійсності вчиненого та виконуваного правочину.
У постанові КГС ВС від 19.04.2018 у справі №910/4050/17 суд розглянув ситуацію, коли більшість документів між сторонами були підписані шляхом використання факсиміле, але письмової домовленості про використання факсиміле між сторонами не було. Суд зазначив, що наявність між сторонами договору усталеної практики щодо використання факсиміле без дотримання вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ, якою визначено порядок його використання, не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного в такий спосіб документа.
У постанові КГС ВС від 28.04.2020 у справі №902/452/19 суд дійшов висновків, що сторонами в договорі письмової згоди щодо використання факсиміле на первинних документах досягнуто не було, а окрема угода не укладалася, тобто наявність факсимільного відтворення підпису директора на актах наданих послуг не відповідає положенням ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Отже, суди першої та апеляційної інстанцій зробили правильний висновок про відсутність правових підстав для стягнення заборгованості за договором на підставі відповідних складених актів, підписаних із застосуванням факсиміле.
У постанові КГС ВС від 07.03.2023 у справі №904/1252/22 суд, спрямовуючи справу на новий розгляд до суду першої інстанції, зазначив, що сторонами в договорі письмової згоди щодо використання факсиміле на первинних документах досягнуто не було, а окрема угода не укладалася, тож наявність факсимільного відтворення підпису директора на актах наданих послуг не відповідає положенням ч. 3 ст. 207 ЦКУ, а факт підписання директором цих актів ним не визнається.
Отже, судові висновки переважно зводяться до того, що використання факсимільного відтворення підпису в господарській діяльності допускається виключно за письмовою згодою сторін, як це передбачає ч. 3 ст. 207 ЦКУ.
Висновки
Використання факсимільного підпису допускається за письмовою згодою сторін договору, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів (ч. 3 ст. 207 ЦКУ). Таку згоду можна оформити відповідним пунктом у договорі, додатковою угодою до договору або окремою угодою про використання факсимільного підпису. Недотримання порядку погодження використання факсиміле в разі спору матиме наслідком неможливість використання документів, підписаних за допомогою факсиміле, як підтвердження виконання зобов’язань та відповідно неможливість стягнення заборгованості, що підтверджується цими документами.
Використовувати факсиміле має право лише та особа, підпис якої відтворюється за допомогою факсиміле, тобто лише власник підпису може використовувати замість ручки факсимільну печатку (кліше). Надання окремим працівникам повноважень на використання факсиміле іншої особи є неправомірним.
Суди загалом прихильно ставляться до використання факсиміле для оформлення первинних документів, але за умови письмового погодження цього питання між сторонами договору.