Для застосування пільгової ставки ЄСВ у розмірі 8,41% до зарплати працівника з інвалідністю роботодавець повинен отримати від нього документ, що підтверджує інвалідність.
Згідно з абзацом сьомими пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції №449, підтвердженням установлення працівникові інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до Постанови №1338, або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, видана до 1 січня 2025 року.
Якщо інвалідність була встановлена або підтверджена з 1 січня 2025 року, таким документом є тільки витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи. От про нього зараз і поговоримо.
Варіанти отримання витягу працівником
Цей витяг видається після проходження особою відповідного оцінювання і надходить у форматі PDF на електронну пошту особи, засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я.
За відсутності електронної пошти витяг надсилається протягом п’яти календарних днів засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення на адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) фізособи.
Утім, і витяг, і рекомендації у зв’язку з ухваленим рішенням, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю (у разі встановлення інвалідності), на запит фізособи можуть бути роздруковані та надані їй у паперовій формі.
Тобто працівник наразі має варіанти, в якій формі він бажає отримати витяг. Та чи вплине цей вибір на те, в якій формі він надасть цей витяг роботодавцю? І взагалі, що треба надати: копію чи оригінал витягу?
Копія витягу та її засвідчення
Наразі Інструкція №449 вимагає наявності в роботодавця саме належним чином засвідченого витягу, хоча і не говорить, хто саме має його засвідчити. Не говориться і про те, чи має в роботодавця зберігатися копія такого витягу і хто має засвідчити таку копію.
Якщо працівник має електронний витяг. Якщо працівник отримав на електронну пошту витяг в електронному вигляді, він може переслати його роботодавцю. Це буде оригінал документа (адже електронний витяг має ту саму силу, що й паперовий!).
Податківці в коментованому листі (Лист ДПСУ від 04.07.2025 №722/2/99-00-24-03-01-02 див. у «ДК» №28/2025) вважають, що копія електронного витягу не потрібна!
За їхніми словами, такого електронного витягу роботодавцю вже достатньо для того, щоб застосовувати ставку ЄСВ 8,41%. Це дуже логічно і сподобається більшості роботодавців — справді, документ про інвалідність є, на ньому електронна печатка, яка засвідчує його дійсність.
Однак якщо ви прихильник збереження паперових доказів, краще мати копію. Тобто отримали оригінал в електронному вигляді? Його варто роздрукувати і засвідчити.
Копію електронного витягу може роздрукувати та надати і сам працівник (не надсилаючи роботодавцю оригіналу витягу). ДПСУ в коментованому листі вважає, що такого роздруку теж достатньо.
А якщо дуже хочеться перевірити справжність документа, можна попросити у працівника протокол перевірки. Що це таке і як його отримати, докладно розповідає МОЗ за посиланням.
Тобто, попри те, що податківці про засвідчення копії в коментованому листі мовчать, на нашу думку, забувати про це не варто!
Алгоритм засвідчення копії витягу або довідки МСЕК роботодавцем:
1) працівник надає відповідальній особі роботодавця (зазвичай працівникові відділу кадрів) оригінал документа, що підтверджує інвалідність;
2) відповідальна особа робить з оригіналу копію;
3) на копії уповноважена особа підприємства (директор, начальник відділу кадрів) робить засвідчувальний напис, наприклад: «Згідно з оригіналом»;
4) нижче зазначаються посада, особистий підпис, ПІБ особи, яка засвідчила копію, а також дата засвідчення;
5) якщо підприємство використовує печатку, її відбиток ставиться на копії.
Засвідчена у такий спосіб копія зберігається в особовій справі працівника і є підставою для застосування ставки ЄСВ 8,41% та доказовою базою під час перевірок контролюючими органами.
Алгоритм засвідчення копії самим працівником аналогічний, тобто він сам робить копію з оригіналу і сам робить засвідчувальний напис, проставляє дату, власний підпис та ПІБ.
Якщо працівник має паперовий витяг. Тоді він навряд чи назавжди віддасть роботодавцю оригінал документа. Проте може зробити з нього копію і засвідчити її у порядку, зазначеному вище. Або надати оригінал роботодавцю для того, щоб уповноважена на це особа роботодавця зробила з нього копію.
Слушний висновок: у коментованому листі податківців запитали, що робити, якщо у працівника тільки паперовий витяг і він відмовляється надати його роботодавцю. Якщо дотримуватися норм Інструкції №449, то податківці мали б відповісти, що немає підтвердного документа — немає і ставки ЄСВ 8,41%. Саме так вони і відповіли, додавши, що чинне законодавство не зобов’язує роботодавця вимагати від працівника надання такого витягу. Позиція податківців цілком зрозуміла, бо 22% ЄСВ для них краще, ніж 8,41%.
Дата застосування ставки ЄСВ 8,41%
Наостанок нагадаємо, що ЄСВ за ставкою 8,41% роботодавець нараховує з дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності.
Отже, якщо вам надали підтвердний документ із запізненням, — коригувати нарахування ЄСВ за попередні місяці з дати встановлення (подовження) інвалідності не потрібно. І штрафувати вас за таку завищену ставку ЄСВ ніхто не буде.