Зазначені в абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат. І в цій самій статті наводиться перелік документів.
До підтвердних документів належать:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
— запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
— укладеного договору чи контракту;
— інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документів, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Якщо під час відрядження платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ).
Іншими словами, у разі здійснення працівником під час службового відрядження оплат за транспортні послуги, проживання та інші витрати з використанням особистої або корпоративної банківської картки, підтвердженням фактичної вартості таких витрат є електронна або паперова виписка з відповідного рахунку чи інший документ, що містить інформацію про здійснену транзакцію.
Таким чином, за загальним правилом для відшкодування вартості транспортного квитка працівник має надати:
1) транспортний квиток;
2) розрахунковий документ про його придбання.
Отже, для того щоб не виникало оподатковуваного доходу працівника, мають бути і транспортний квиток, і виписка та/або відомості з рахунку.
Висновки:
1. Витрати на відрядження не підлягають оподаткуванню ПДФО за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують їхню вартість.
2. Є чіткий перелік підтвердних документів для відшкодування витрат. До таких документів належать транспортні квитки, рахунки за проживання, страхові поліси, виписки з рахунків, документи, що підтверджують оплату платіжними інструментами, та інші документи, що підтверджують вартість витрат.
3. Для уникнення оподаткування витрат на відрядження важливим є зв’язок відрядження з госпдіяльністю роботодавця.
4. У разі оплати витрат під час відрядження платіжною карткою (особистою чи корпоративною) підтвердженням є виписка з рахунку.
5. Для відшкодування вартості транспортного квитка, як правило, потрібні як сам квиток, так і розрахунковий документ про його придбання. З огляду на загальне правило для підтвердження витрат на проїзд потрібно надати обидва ці документи.
6. Для уникнення оподаткування доходу працівника, пов’язаного з відшкодуванням транспортних витрат, потрібно мати як транспортний квиток, так і виписку з рахунку.