Зарплату в додатку 4ДФ єдиної звітності відображають так (Порядок №4):
— у графі 3а «Сума нарахованого доходу» — (за звітний період місяць) дохід, який нарахований фізособі відповідно до ознаки доходу, наведеної у розд. 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку). У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні;
— у графі 3 «Сума виплаченого доходу» — сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом;
— у графі 4а «Сума нарахованого податку» — сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством за звітний період;
— у графі 4 «Сума перерахованого податку» — фактична сума перерахованого податку до бюджету у звітному періоді;
— графа 5а «Сума нарахованого військового збору» — сума збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством;
— графа 5 «Сума перерахованого військового збору» — фактична сума перерахованого збору до бюджету.
При цьому діє спеціальне правило: зарплата, що виплачується у встановлені терміни наступного місяця, має бути відображена у додатку 4ДФ за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за березень відображають заробітну плату, нараховану в березні та виплачену в квітні.
Тобто, якщо зарплата була нарахована, утримано та сплачено ПДФО та ВЗ, а виплата через касу в квітні не відбулася через відсутність працівника з нез’ясованих причин, то в додатку 4ДФ за березень 2025 таку зарплату відображатимуть так:
— у графі 3а «Сума нарахованого доходу» — сума нарахованої зарплати;
— графу 3 «Сума виплаченого доходу» — не заповнюють;
— у графі 4а «Сума нарахованого податку» — сума ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу;
— у графі 4 «Сума перерахованого податку» — фактична сума перерахованого ПДФО до бюджету у звітному періоді;
— у графі 5а «Сума нарахованого військового збору» — сума ВЗ, нарахованого та утриманого з доходу;
— у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» — фактична сума перерахованого ВЗ до бюджету.
Виплачену депоновану суму зарплати потрібно буде зазначити у графі 3 додатка 4ДФ єдиної звітності саме у місяці її виплати, не раніше.