Підтвердні документи у разі розрахунків з платіжної картки працівника
Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено відшкодування роботодавцем витрат на проїзд та невключення їх до оподатковуваного доходу працівника за наявності підтвердних документів, тобто документів, які підтверджують вартість цих витрат, зокрема у вигляді транспортних квитків, у тому числі електронних квитків. Також до підтвердних документів належать документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
Крім того, якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ коштів електронними засобами за наявності документального підтвердження цієї сплати (абз. 2 п. 4 розділу ІІ Інструкції №591). Це можуть бути виписки з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
Пам’ятаємо, що Інструкція №59 поширюється на бюджетні організації, але приватні підприємства також можуть нею користуватися.
Тож із зазначеного випливає, що витрати за придбані е-квитки за допомогою платіжної картки підлягають відшкодуванню працівникові. Для відшкодування витрачених коштів, окрім роздрукованих е-квитків, працівник має надати до бухгалтерії виписку з карткового рахунку.
Виписка з рахунку
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ).
Отже, доходимо висновку, що так, працівник для відшкодування витрат на придбання е‑квитків за допомогою особистої картки має надати роботодавцю, крім самих роздрукованих е-квитків на відрядження, ще й виписку з карткового рахунку. Достатньо роздрукованої виписки за певний день, коли були понесені витрати. Вимагати від працівника виписки з мокрою печаткою не потрібно: чинне законодавство такої вимоги не містить.
Чи може працівник переслати поштою електронний файл із випискою банку, а не надавати роздруківку? Річ у тім, що такий документ має подаватися як додаток до авансового звіту (і зазначатися в ньому), а не надсилатися окремо. Тому якщо авансовий звіт подається у паперовій формі, то і документи, які підтверджують витрати, мають подаватись разом із ним у паперовій формі (у випадку з електронними документами — у роздрукованому вигляді).