Відпустки за попередні роки під час війни
Чи має бути графік відпусток у період дії воєнного стану? Чи є термін давності у відпусток? Як рахувати відпусткові чи компенсацію за відпустки, які накопичилися у попередніх роках? Ось що на це відповіли фахівці Мінекономіки в листі від 24.05.2023 №4707-05/23798-09 (див. «ДК» №28/2023).
У коментованому листі фахівці Мінекономіки розглянули 4 питання щодо надання відпусток, а саме:
1) про заборону ненадання щорічних відпусток протягом двох років поспіль;
2) про графік відпусток;
3) про термін давності надання відпусток;
4) про те, як розраховують відпусткові чи компенсацію за невикористані дні відпусток.
Усі ці питання не нові, і ми їх неодноразово висвітлювали у наших новинах та аналітичних статтях. Проте цього разу розглянемо їх у світлі воєнного стану, який триває в Україні.
Заборона ненадання відпусток протягом двох років поспіль — що під час війни?
Пригадуємо, як минулого року працівників та роботодавців схвилювала заборона надавати відпустки тривалістю більш ніж 24 календарні дні (внесена Законом №2136). Вона наробила стільки галасу, що законотворці швидко пом’якшили її. Право обмежити працівника у використанні відпусток роботодавці ще мають (див. ст. 12 Закону №2136). Але наразі це право, а не обов’язок.
Натомість у коментованому листі, попри те що він датований 2023 роком, процитовано частину 5 ст. 11 Закону про відпустки. Тобто базова норма будь-яких поправок на воєнний стан. У чому ж проблема? А ось у чому.
За базовою нормою Закону про відпустки заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль. Але за «воєнною» нормою Закону №2136 під час дії воєнного стану ця базова норма не застосовується!
Отже, нині заборони не надавати відпустки повної тривалості немає.
На жаль, невідомо, про що саме запитували у Мінекономіки, найімовірніше, ще про довоєнний час. Але у читачів може скластися враження, що ця норма діє і тепер, під час воєнного стану, а це не так. На жаль, незрозуміло, чому про це не зазначили в листі.
Тож наголосимо ще раз: у період дії воєнного стану призупинено заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль!
Чи потрібен графік відпусток і чи треба дотримуватися його під час війни?
Дуже багато запитань надходить про графік відпусток та його дотримання в контексті обмежених прав працівників під час воєнного стану.
Фахівці Мінекономіки в коментованому листі зазначили, що, незважаючи на війну, щорічна відпустка має надаватися вчасно згідно із затвердженим графіком відпусток. Таку саму позицію фахівці міністерства висловлювали і в першому коментарі до Закону №2136.
Тобто графік відпусток має бути, його потрібно узгодити з працівниками і дотримуватися. Навіть якщо працівники працюють дистанційно.
Про складання графіка відпусток на 2023 рік ми написали в «ДК» №51-52/2022.
Щоправда, дехто з роботодавців вирішив, що під час війни кадрову документацію можна вести не так ретельно, як у мирний час. «Допомогла» цьому норма ст. 7 Закону №2136, в якій зазначено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.
Дехто з роботодавців може вирішити, що без графіка відпусток у період дії воєнного стану можна й обійтися. Але зверніть увагу: по-перше, послаблення у веденні кадрової документації допускається роботодавцями лише у районах активних бойових дій, а по-друге, йдеться про оплачувані відпустки (тобто про зарплатні витрати) і про облік робочого часу працівників (відпустки обов’язково табелюються). Тож позиція автора збігається з думкою фахівців Мінекономіки — графіком відпусток нехтувати не можна.
До того ж Федерація профспілок та Держпраці у своїх роз’ясненнях серед обов’язкових документів у період дії воєнного стану згадують і графік відпусток.
Консультує Держпраці
Посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізькій області пояснили, що, відповідно до статті 7 Закону [№2136], роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану. Серед обов’язкових документів — штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їхні трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції. Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.
Роз’яснення Держпраці у Запорізькій області від 05.04.2023
Термін давності відпусток: невикористані «згоряють»?
Це питання теж гостро постало в період дії воєнного стану. Починаючи з березня 2022 року і навіть тепер існують міфи про те, що і компенсувати у разі звільнення можна лише 24 дні основної щорічної відпустки. Або ще «краще»: що компенсується відпустка у разі звільнення лише тоді, коли за поточний рік працівник відгуляв 24 дні. То виходить, якщо роботодавець у відпустку не відпустив, то й компенсації не буде? Звісно, ні, і якщо хтось із роботодавців так робить, — це хитрість і самоуправство. Так само зазначено і в коментованому листі: якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку минулого року або за кілька попередніх років, він має право використати її, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпусток (як цього і під час війни вимагає ст. 24 Закону про відпустки).
Нагадаємо: якщо не компенсуєте повною мірою в день звільнення кошти за дні невикористаної щорічної відпустки, у дію вступає ст. 117 КЗпП.
У разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація мають виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців.
Звільнити роботодавця від відповідальності за таке порушення може лише доведений форс-мажор — бойові дії, окупація території, де мала бути проведена виплата, смерть роботодавця або працівників, які мали її здійснити, тощо. Тобто війна сама собою не звільняє від виконання обов’язків роботодавця: якщо можливість виплатити є, — платити треба вчасно. А скористатися ч. 4 ст. 10 Закону №2136 і відтермінувати виплату можуть лише ті, хто справді через війну не міг зробити виплату вчасно і може це довести.
Розрахунок відпусткових за Порядком №100 за попередні періоди
У коментованому листі фахівці міністерства наголосили, що правила розрахунку середньої зарплати, які діють нині, стосуються і розрахунку щорічних відпусткових за минулі роки.
Йдеться про те, що середня заробітна плата для розрахунку відпусткових визначається виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки (абзац 1 пункту 2 Порядку №100).
Тобто якщо є відпустки, які працівник не використав, наприклад за 2013 рік, і йде у відпустку у червні 2023 року або ж звільняється у червні 2023 року, то для розрахунку відпусткових чи компенсації за невикористану відпустку розрахунковий період буде червень 2022 — травень 2023 рр., і решта правил будуть використані такі, що діють на момент розрахунку. Жодних інших варіантів бути не може, і згадувати, а як ми рахували відпусткові у 2013 році, бухгалтеру не треба.
Зокрема, діє і таке правило. Якщо працівник весь розрахунковий період був у відпустці без збереження зарплати або у простої (з оплатою 2/3 окладу) і не має розрахункового періоду, то розрахунок потрібно робити з окладу, який встановлено за посадою станом на червень 2023 року. А якщо оклад менший від розміру мінімальної зарплати, то розрахунок потрібно проводити з мінімальної зарплати, встановленої станом на червень 2023 року, тобто з 6 700,00 грн. І в жодному разі розрахунок не робимо на підставі окладу або МЗП за 2013 рік.
Нагадаємо базові правила:
— компенсуються при звільненні всі не використані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
— під щорічними відпустками маються на увазі основна відпустка, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
— у жодному нормативному акті не зазначається, що щорічна основна відпустка чи інші відпустки, які компенсуються при звільненні, має строк давності;
— а от решта видів відпусток — при навчанні, по вагітності та пологах тощо компенсації не підлягають і на майбутні періоди не переносяться.
Приклад Розрахунок середнього заробітку, якщо немає розрахункового періоду і встановлено погодинну оплату праці
Працівникові встановлено погодинну оплату праці. За годину оплата праці становить 40,46 грн (на рівні МЗП за годину). Працівник з березня 2022 р. перебуває у відпустці без збереження зарплати. У червні 2023 р. звільняється. За попередні роки є 27 днів невикористаної щорічної основної відпустки. Із працівником укладено трудовий договір на умовах повної зайнятості, 40-годинний робочий тиждень з вихідними у суботу та неділю.
Як у такому випадку визначити середньоденну зарплату? Принцип та підхід до вирішення проблеми фахівці Мінекономіки пропонують у листі від 14.02.2022 №4711-06/7143-09. Ним і скористаємося під час розрахунку.
Тобто якщо в розрахунковому періоді у працівника немає заробітної плати для обчислення середньої зарплати, то потрібно розмір його посадового окладу порівняти з розміром мінімальної зарплати на час розрахунку.
Працівникам, оплата праці яких здійснюється за погодинною тарифною ставкою, для порівняння з розміром мінімальної заробітної плати треба визначити розмір місячної зарплати. Для цього годинну тарифну ставку множимо на норму робочого часу в місяці розрахунку середньої зарплати.
У червні 2023 року встановлено норму тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні — 176 годин.
— Вийдемо на місячну заробітну плату:
40,46 грн × 176 год. = 7 120,96 грн.
Порівнюємо розраховану величину (7 120,96 грн) з МЗП у червні 2023 року (6 700,00 грн).
Позаяк 7 120,96 більше, ніж 6 700,00, середньоденну зарплату рахуватимемо виходячи з 7 120,96.
— Визначаємо умовний розрахунковий період:
Червень 2022 року — травень 2023 року.
— Загальна кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді — 365 (святкові і неробочі не віднімаємо, бо їх немає в період дії воєнного стану).
— Визначаємо середньоденну зарплату:
7 120,96 грн х 12 міс. : 365 к. дн. = 234,11 грн.
— Розрахуємо суму компенсації відпусткових:
234,11 грн х 87 к. дн. = 6 320,97 грн.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322‑VIII.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100.