По-перше, звісно, призупинення трудових відносин слід оформити кадровим наказом. А якщо із працівником укладено документ у вигляді трудового договору (контракту) — до нього треба внести зміни. Проте треба пам’ятати, що ці зміни — тимчасові. Тобто в обох документах, і в наказі, і в додатковій угоді (за необхідності) треба чітко зазначити, скільки триватиме таке призупинення!
Період тривалості призупинення може бути як фіксований (наприклад, з 24 березня по 24 травня 2022 року), так і без зазначення конкретної дати, але із наведенням події, коли він закінчиться (наприклад, з 1 квітня по дату скасування/припинення воєнного стану в Україні).
Що буде підставою для такого наказу? Якщо контракту укладено не було і зміни до нього не вносилися, підстав може бути дві:
- Рішення працівника (яке варто оформити заявою в довільній формі)
- Рішення роботодавця (наприклад, у особі керівника підприємства, який сам собі, звісно, жодних заяв не надає).
Головна і виключна умова: працівник абсолютно не може виконувати свої трудові обов’язки — чи то через ситуацію, яка склалася у самого працівника (наприклад, він переїхав у іншу місцевість і не може працювати дистанційно), чи то через ситуацію, яка склалася у роботодавця (наприклад, під час військових дій було зруйновано виробничі приміщення).
Звісно, що за таких умов призупинення трудових відносин не відкладається у довгий ящик. Це не запланована подія, і як правило, це подія, яку не можна відвернути. Тому законодавець на час війни дав можливість і роботодавцю, і працівнику, не чекаючи двох місяців тощо, швидко змінити раніше узгоджені умови праці.
Якщо ініціатором призупинення є працівник, може виникнути проблема із тим, як таку заяву надати роботодавцю.
Саме тому Мінекономіки дає пораду: заяву можна подати не лише в паперовій формі, а і в електронному вигляді. При цьому міністерство не наполягає, що це має бути саме електронний документ, тобто заява, підписана ЕЦП. Вочевидь, розуміючи, що електронні підписи наразі є далеко не в кожного. Отже, і лист в електронній пошті, і фото заяви, надіслане з телефону на телефон, в цій ситуації допоможуть і будуть враховані. Хоча, якщо пізніше буде можливість надати роботодавцю паперовий оригінал заяви, так буде надійніше.
Те саме стосується і наказу про призупинення. Звісно, що працівника слід із ним ознайомити, особливо якщо ініціатором призупинення є роботодавець. Для того, щоб підтвердити факт ознайомлення, у наказі, як правило, залишають окремий рядок, де працівник проставляє свій підпис та дату, коли він цей наказ прочитав.
Хто б не був ініціатором призупинення, згода другої сторони на це не потрібна. Тобто якщо працівник бажає призупинити трудовий договір, роботодавець має скласти наказ про таке призупинення на бажаний для працівника період. І навпаки, якщо роботодавець бажає призупинити трудовий договір, працівник не може не виконати такий наказ. Такі права і повноваження працівникам та роботодавцям надає ст. 13 Закону №2136.
Що радить Держпраці:
В наказі про призупинення дії трудового договору потрібно вказати підставу (заява працівника) або причини неможливості надання роботи (відсутність замовлень, зупинка виробництва, бойові дії, пошкодження виробництва внаслідок бойових дій тощо). Також у наказі вказати умови оплати праці із збереженням заробітної плати або без збереження заробітної плати, також вказати умови відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат на час призупинення дії трудового договору.
Від редакції: про збереження заробітної плати, Держпраці, звісно, погарячкувала. Адже якщо немає виконання трудових обов’язків, немає і оплати праці. А закон не вимагає збереження за працівником у такому випадку зарплати — принаймні за рахунок роботодавця. Ось про відшкодування (компенсацію) втраченої зарплати зауваження вірне. Про це говорить і Закон №2136, і Мінекономіки, тож не зайвим буде наприкінці наказу зазначити, наприклад:
«Бухгалтер із заробітної плати має проводити розрахунок зарплати, яку працівнику б нараховували, якщо б не призупинення трудового договору. Такий розрахунок не відображатиметься в бухгалтерському або в податковому обліку підприємства. На підставі цього розрахунку працівнику має щомісячно надаватися довідка про розраховану зарплату, ЄСВ, ПДФО та ВЗ, які мало бути нараховано з її суми.»
Адже, по-перше, вже є рекомендації вести розрахунки втраченої працівником зарплати та ЄСВ. Ну, і, по-друге, такі розрахунки (зокрема, у вигляді довідок) будуть підґрунтям для майбутніх звернень за компенсацією втраченої зарплати і страхового стажу.
Щодо того, як табелювати працівника, з яким призупинено трудовий договір, то у типовій формі №П-5 немає прямого умовного позначення зупинення трудового договору, тому можна використовувати позначки «ІН» — інший невідпрацьований час (передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.), «ІВ» — інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами, або «І» — інші види неявок. Це теж рекомендації від Держпраці.