Вичерпний перелік підстав, які дають роботодавцю право проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством, наведено в ч. 2 ст. 127 КЗпП. До них належать:
— повернення авансу, виданого в рахунок зарплати;
— для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості;
— для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок;
— на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування;
— за невідпрацьовані дні відпустки у разі звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже одержав відпустку;
— в разі відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству.
Тож утримати із зарплати працівника надміру виплачену суму можна, якщо було допущено лічильну (механічну, арифметичну помилку, помилку через збій у бухгалтерській програмі) або нелічильну помилку. Такі утримання проводять на підставі відповідного наказу роботодавця за умови, що не минув строк в один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми. Згода працівника для утримання таких сум не потрібна.
Якщо ж помилка нелічильна (неправильне застосування законів, норм колективного договору), то суму переплати працівник може повернути лише добровільно на підставі письмової заяви.
В описаній ситуації з моменту зайво виплаченої суми зарплати минуло більше місяця. Тож суму зайво отриманих коштів працівник може повернути лише добровільно.
І слід пам’ятати, що під час утримання надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, військового збору) не має перевищувати 20%. Утримати із зарплату всю суму можна, якщо працівник власноруч напише це у заяві на утримання зайво отриманої суми. Крім того, до каси підприємства можна внести всю зайво отриману суму без обмеження її розміром.
Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти, то відповідно до норми ст. 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо роботодавець провів її добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.
У такому разі керівник підприємства має право прийняти рішення про відшкодування шкоди підприємству коштом осіб, які припустилися помилки. Вдати, що така зарплата і мала бути нарахована працівникові, не вдасться, тому що одночасна виплата заробітної плати та допомоги з тимчасової непрацездатності законодавством не передбачена, бо виплата допомоги є компенсацією втрати заробітку в разі настання страхового випадку. Тож такий працівник за дні, відпрацьовані в період тимчасової непрацездатності, може отримати або заробітну плату, або допомогу з тимчасової непрацездатності. А як бачимо із запитання, роботодавець вже замовив кошти у Фонді.
Роботодавець може стягнути зайво виплачену зарплату з винних осіб або списати зайво виплачену суму до складу витрат і не стягувати її з винних осіб. У разі стягнення коштів з винних осіб працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП та п. 7 Постанови Пленуму ВСУ від 29.12.1992 р. №14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками»).
Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більша за середню зарплату бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку.
Головному бухгалтерові як керівникові також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми заподіювачами шкоди (абз. 2 п. 6 вищезгаданої постанови Пленуму ВСУ №14).
Наказ про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше ніж за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення.
Як варіант, можна також перекваліфікувати зайво виплачену суму на премію або матеріальну допомогу тощо, щоб не коригувати вже нарахованих сум зарплати.