Відобразимо прийняття працівника на роботу у вигляді зручного алгоритму (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Алгоритм дій роботодавця під час укладення трудового договору з працівником
| Крок | Дія | Норма законодавства |
| 1. | Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком | Частина 2 ст. 24 КЗпП |
| 2. | Визначення типу трудового договору, який буде укладено з працівником | Частина 1 ст. 24 КЗпП |
| 3. | Працівник пише заяву | |
| 4. | Складення наказу про прийняття працівника | Частина 4 ст. 24 КЗпП |
| 5. | Формування та подання повідомлення про прийняття | Частина 4 ст. 24 КЗпП |
| 6. | Оформлення та заповнення особової картки П2 | Наказ №495/656 |
| 7. | Формування особової справи працівника | Пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства |
| 8. | Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства | Ст. 29 КЗпП |
Звісно, що ця схема дуже умовна, бо в ній немає певних нюансів, які трапляються у житті, наприклад, спрощені трудові відносини під час війни, див. «ДК» №35/2022, а також «ДК» №44/2022.
Але спочатку з’ясуймо базові питання, що стосуються укладення трудових договорів. Не знаючи їх, роботодавцю буде важко вигадати власні правила і не порушити прав працівника.
Отже, як прийняти на роботу й оформити правильно?
Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком
У частині другій статті 24 КЗпП зазначається, що в разі укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати:
1) паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2) трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Зверніть увагу!
Особа, яка хоче працевлаштуватися, подає паспорт, а не копію паспорта. Тож кандидат на робоче місце може надати:
1) «класичний» паспорт у вигляді паперової книжечки;
2) пластикову ID-картку з безконтактним електронним носієм.
Але він так само може показати е-паспорт у мобільному застосунку «Дія»! З 23 серпня 2021 року е-паспорт має таку саму юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону про ЄДДР).
Проте кадровику під час формування особової справи необхідна копія паспорта згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства, оформлена належним чином згідно з ДСТУ 4163:2020.
У випадках, передбачених законодавством, подає:
1) документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
2) документ про стан здоров’я;
3) відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Також працівник подає на підприємство реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код), якщо не відмовлявся від нього.
Визначення типу трудового договору
У частині 1 ст. 24 КЗпП чітко окреслено випадки, коли укладати трудовий договір обов’язково треба у письмовій формі (див. таблицю 2).
Таблиця 2
Обов’язкове застосування письмового трудового договору
| № з/п |
Підстава |
| 1. | Організований набір працівників |
| 2. | Укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я |
| 3. | Укладення контракту |
| 4. | У випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі |
| 5. | Укладення трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 КЗпП); |
| 6. | Укладення трудового договору з фізособою |
| 7. | Укладення трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу |
| 8. | Укладення трудового договору з нефіксованим робочим часом |
| 9. | Інші випадки (наприклад, трудовий договір з нерезидентом, ч. 1 ст. 42-2 Закону про зайнятість) |
Зверніть увагу: у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ст. 2 Закону №2136). Тобто в цей період усі трудові договори можна укладати за звичайним наказом про прийняття на роботу (крім трудового договору з нерезидентом).
Також згідно зі ст. 60-1 та 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота та надомна робота можуть запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі.
Заява від працівника
У разі укладення трудового договору не у формі контракту (письмового трудового договору) працівник пише заяву про прийняття.
Типової форми цього документа досі немає, тож його складають у довільній формі. Але традиції діловодства вже напрацювали певну практику його складання.
Як правило, заяву про прийняття на роботу оформлюють на аркуші паперу А4 або на спеціальному бланку. У такому бланку-заготівці вже міститься надрукована постійна інформація і місце для зазначення змінної інформації.
Заяву слід писати на ім’я керівника підприємства. У заяві про прийняття будуть такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис. Також у заяві зазначають основні умови договору, наприклад:
— основне місце роботи чи сумісництво;
— посада, на яку претендує особа;
— дата прийняття на роботу;
— строк, якщо укладається строковий трудовий договір, і причина обмеженого строку трудових відносин;
— режим робочого часу (за бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо).
Наказ про прийняття працівника
Укладення трудового договору оформлюють наказом про прийняття на роботу. Наказом №489 затверджено типову форму №П-1. Та поряд із цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства.
Такий наказ обов’язково повинні підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.
Після того як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користатися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. №09‑487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис. Поряд із підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення.
Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній мають міститися всі реквізити типової форми №П-1 та всі основні моменти трудового договору. Документ слід складати згідно з Правилами організації діловодства (див. таблицю 3 та зразок наказу про прийняття).
Зразок
Зразок заяви (фрагмент)
Зразок
Зразок наказу про прийняття (фрагмент)
Таблиця 3
Реквізити наказу про прийняття
| № з/п |
Реквізити |
| 1. | Найменування підприємства |
| 2. | Назва виду документа (НАКАЗ) |
| 3. | Номер та дата наказу |
| 4. | Місце складання документа |
| 5. | Заголовок до тексту документа («Про прийняття …») |
| 6. | Розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ПРИЙНЯТИ) |
| 7. | Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка приймається на роботу |
| 8. | Дата прийняття на роботу |
| 9. | Дата закінчення трудового договору (якщо укладається строковий трудовий договір) |
| 10. | Назва структурного підрозділу, до якого приймається особа |
| 11. | Назва професії (посади) відповідно до Класифікатора професій, кваліфікація |
| 12. | Умови роботи: — основна робота; — сумісництво; — тривалість робочого дня; — тривалість робочого тижня; — неповний робочий час та ін. |
| 13. | Умови прийняття на роботу: — з випробним строком*; — на період відсутності основного працівника; — на сезонну роботу; — на надомну роботу та ін. |
| 14. | Повна дата фактичного виходу працівника на роботу — число, місяць, рік (дата може бути інша, ніж та, яка зазначається у п. 3 цієї таблиці) |
| 15. | Розмір посадового окладу відповідно до штатного розпису |
| 16. | Підпис керівника (назва посади, особистий підпис, ініціали, прізвище) |
| 17. | Позначка про ознайомлення з наказом |
| * У разі укладення трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників (ст. 2 Закону №2136). | |
Формування та подання повідомлення про прийняття
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення ДПС про прийняття працівника за формою згідно з Постановою №413.
Повідомлення про прийняття на роботу подається роботодавцем до територіального органу ДПС за місцем обліку його як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором в один із таких способів:
— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
Зверніть увагу: таке повідомлення не заповнюють у разі укладення гіг-контракту/цивільно-правового договору.
Оформлення та заповнення особової картки П2
Особові картки ведуться за типовою формою №П-2 і є основним обліковим документом працівника організації.
Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 висловилося, що типова форма №П-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. У цьому самому листі міністерство зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців, у т. ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. I Інструкції №286, за яким її дія поширюється, у тому числі, і на таку категорію роботодавців.
Тож із наведеного випливає, що, на думку контролерів, особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у т. ч. на сумісників) в одному примірнику.
Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
Для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (п. 499 Переліку №578/5).
Формування особової справи працівника
Особову справу формують після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства.
Докладно про формування особової справи ми розповіли в «ДК» №43/2018.
Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства
Ознайомлювати працівників з локальними актами роботодавці повинні були завжди, але 19.07.2022 р. внесено зміни до ст. 29 КЗпП, в якій конкретизовано перелік документів, з якими працівника слід ознайомити до початку роботи.
Нормами законодавства не встановлено форму ознайомлення працівників із локальними нормативними актами, тож спосіб ознайомлення слід обрати самостійно. Проте, на думку автора, роботодавець мусить мати підтвердження від працівників, що вони ознайомилися з документами (див. таблицю 4).
Таблиця 4
Ознайомлення працівника до початку роботи
| № з/п |
Документи та інформація |
| 1. | Місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження) |
| 2. | Трудова функція, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків) |
| 3. | Дата початку виконання роботи |
| 4. | Визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами |
| 5. | Права та обов’язки, умови праці |
| 6. | Наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис |
| 7. | Правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку |
| 8. | Про положення колективного договору (у разі його укладення) |
| 9. | Проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони |
| 10. | Організація професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено) |
| 11. | Тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці |
| 12. | Процедура та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець |
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон про ЄДДР — Закон України від 20.11.2012 р. №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».
- Закон про зайнятість — Закон України від 05.07.2012 р. №5067-VI «Про зайнятість населення».
- Інструкція №286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
- Наказ №489 — Наказ Держкомстату від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Наказ №495/656 — Наказ Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника».
- Постанова №413 — Постанова КМУ від 17.06.2015 р. №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту».
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.