Організаційні моменти річної інвентаризації запасів
Війна війною, а інвентаризація — за розкладом!
Порядок, строки та випадки проведення інвентаризації визначено у Положенні №879, яке обов’язкове до виконання для всіх без винятку юросіб незалежно від форми власності, організації або системи оподаткування.
Відповідно до п. 1 ст. 10 Закону про бухоблік, усі юрособи зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. На час війни підприємства не звільнені від річної інвентаризації. Перелік випадків, у яких підприємство зобов’язане провести обов’язкову інвентаризацію, наведено у п. 7 Положення №879. Зокрема, інвентаризація є обов’язковою перед складанням річної фінансової звітності.
Перед складанням річної звітності всі запаси підлягають суцільній інвентаризації (п. 6 Положення №879):
— усі запаси підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі запаси, передані у прокат чи оренду;
— запаси, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі) тощо.
Строки річної інвентаризації запасів визначені у п. 10 Положення №879: для запасів це три місяці до дати балансу. Тож щороку протягом жовтня, листопада та грудня потрібно проводити інвентаризацію всіх запасів на підприємстві.
Інвентаризація розпочинається на підставі наказу керівника (п. 1 розділу ІІ Положення №879). Цим наказом створюється інвентаризаційна комісія з представників:
— апарату управління підприємства;
— бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності — фізособи, яка веде бухгалтерський облік на підприємстві на договірних засадах);
— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).
Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.
Інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи (далі — МВО) — п. 1 розділу ІІ Положення №879. Якщо в мирний час не виникало запитань щодо зміни МВО та її присутності під час інвентаризації, то під час війни трапляються ситуації, які потребують нестандартних рішень (про них — далі).
Особливості інвентаризації запасів у воєнний час
Через тимчасову окупацію частини території України та збройну агресію РФ підприємства могли втратити доступ до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку. Ці випадки врегульовані п. 8 Положення №879.
Підприємства, які:
— з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території:
Автономної Республіки Крим та м. Севастополя,
на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях,
території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
— мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану;
— підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), —
проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображено зобов’язання та власний капітал підприємств.
Райони проведення воєнних (бойових) дій
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до законодавства. Наразі ми орієнтуємося на постійно оновлюваний Перелік №75, який станом на дату підготовки цього номера «ДК» до друку містить перелік територіальних громад, актуальний на 10 жовтня 2022 року.
Керівники вищезазначених підприємств у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день установлення таких фактів.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. Звертаємо увагу, що тут ідеться не про вилучення територіальної громади з Переліку №75, а саме про фактичне зникнення перешкод доступу в самого підприємства. Рішення про те, що перешкоди зникли і доступ відновився, приймає керівник підприємства, він же і видає наказ про проведення інвентаризації.
Тут уже йдеться не про дотримання загальних строків проведення обов’язкової інвентаризації, а про її «аварійне» проведення після відновлення доступу до активів. А вже після цієї інвентаризації підприємство починає дотримуватися загальних строків.
Наприклад, якщо доступ до запасів відновився у серпні, підприємство проводить їх інвентаризацію на 1 вересня. А якщо доступ до запасів відновився у жовтні, підприємство проводить їх інвентаризацію на 1 листопада, і тим самим воно вкладається у строки проведення річної інвентаризації запасів (жовтень — грудень). Ще одну річну інвентаризацію запасів проводити не потрібно.
Організація збереження запасів під час війни
Можлива ситуація, коли підприємство має безперешкодний та безпечний доступ до запасів, але не вистачає персоналу для створення інвентаризаційної комісії і відсутня МВО. Тож варто дещо сказати про організацію роботи із запасами та їх збереження під час війни, коли працівники змушені раптово полишати свої робочі місця.
Нагадаємо!
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.
Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.
Звернімося до Методрекомендацій з бухобліку запасів. Щоправда, вони не є обов’язковими до виконання і можуть застосовуватися підприємствами, організаціями та іншими юрособами незалежно від форм власності (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) — п. 1.1 Методрекомендацій з бухобліку запасів. Проте в цих методрекомендаціях містяться корисні настанови, які можна взяти до уваги.
Відповідно до п. 4.3 та 4.4 Методрекомендацій з бухобліку запасів приймання, зберігання, відпуск та облік запасів у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.
Керівник підприємства відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск із місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства й отримання їх від інших підприємств.
Згідно з п. 4.14 Методрекомендацій з бухобліку запасів для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, що визначені керівником (власником) підприємства.
Як бачимо, в теорії вся відповідальність за збереження товарно-матеріальних цінностей та організацію їх обліку покладається на керівника. Керівник, своєю чергою, визначає перелік посад МВО, які уповноважені на операції з ТМЦ та несуть матеріальну відповідальність за їх збереження. Проте воєнна практика вносить свої корективи.
Якщо МВО не може надалі виконувати свої обов’язки через евакуацію, вступ до ЗСУ або тероборони та з інших причин, потрібно за можливості подбати про те, аби відповідальність за збереження ТМЦ була передана іншому працівникові належним чином: видано наказ про призначення нової МВО та проведено інвентаризацію, адже у разі зміни МВО інвентаризація є обов’язковою — п. 7 розділу І Положення №879.
Виняток із цього правила зроблено лише для підприємств, згаданих у п. 8 розділу І Положення №879 (докладніше про це див. у попередньому розділі). Ці підприємства не проводять інвентаризацію у разі зміни МВО, якщо на момент такої зміни немає можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до запасів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, які потрібні для інвентаризації цих запасів.
Якщо МВО раптово не вийшла на роботу з будь-яких причин (евакуація, вступ до ЗСУ, тероборони тощо) і більше немає кому передати відповідальність за збереження запасів (зокрема, якщо підприємство загалом зупинило роботу), керівник повинен взяти цю відповідальність на себе. На нашу думку, за цих умов також можна застосувати п. 8 Положення №879 і провести інвентаризацію запасів станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відновлено роботу підприємства, присутні члени інвентаризаційної комісії та МВО, і відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.
Процедура інвентаризації запасів у воєнний час
Залишається неврегульованим питання, що робити в разі, коли МВО раптово полишає робоче місце і не встигає передати матеріальну відповідальність за ТМЦ іншій МВО або керівникові. Відповідно, не проводиться й інвентаризація в разі зміни МВО.
Зокрема, це стосується можливості доступу до приміщень, де зберігаються ТМЦ. Не має бути такої ситуації, коли МВО раптово полишила робоче місце, а більше ніхто не має ключів від складу тощо, і до складу можна потрапити тільки шляхом аварійного відкриття.
За можливості МВО повинні подбати про те, аби передати ключі від приміщень та інші засоби контролю своєму безпосередньому або вищестоящому керівникові, який залишається на підприємстві. Також варто заздалегідь подбати про наявність дублікатів ключів та про порядок зберігання і використання цих дублікатів, який затвердити наказом керівника. Зокрема, дублікати можуть зберігатися в опечатаному конверті у сейфі керівника і застосовуватися за заздалегідь визначеною процедурою.
Логіка полягає в тому, що МВО не повинна раптово полишати роботу, вона повинна за можливості передати підзвітні їй ТМЦ іншому працівникові, який залишається на підприємстві. Також за можливості треба провести інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, що передаються.
Якщо підприємство загалом припинило роботу через війну і жоден працівник не працює, остаточний контроль над запасами залишається за керівником, який повинен вирішити, хто надалі нестиме матеріальну відповідальність за ці запаси. Якщо немає нікого, хто може це зробити, матеріально відповідальною особою стає сам керівник. У разі зміни керівника також потрібно буде провести інвентаризацію запасів.
Але якщо МВО не вийшла на роботу, не передала іншій особі матеріальну відповідальність за запаси і при цьому немає дублікатів ключів або засобів доступу, то єдиним варіантом залишається аварійне відкриття приміщень, заміна замків та доступів. Це робиться за наказом керівника.
А що кажуть нормативні документи?
Ситуація, коли МВО раптово не виходить на роботу, в Положенні №879 не описана. Але в Положенні №148 у п. 45 є таке правило: «Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб». На нашу думку, це правило можна застосувати й у разі відсутності МВО, яка несе матеріальну відповідальність за ТМЦ.
Отже, що може зробити керівник підприємства в цьому разі?
1. Насамперед — вжити можливих заходів щодо того, аби все-таки зв’язатися з відсутніми МВО.
2. Якщо зв’язок поновити не вдасться, призначити нових МВО на заміну відсутніх, про що видати наказ.
3. Відновити доступ до приміщень, де зберігаються ТМЦ. Для цього може знадобитися аварійне відкриття приміщень. Якщо є дублікати ключів, слід скористатися ними. Це робиться також на підставі наказу керівника й у присутності інвентаризаційної комісії та нової МВО. Рекомендуємо скласти акти відкриття приміщень, де зазначити дату і час відкриття та стан приміщень і ТМЦ.
4. Негайно після відкриття провести інвентаризацію ТМЦ у присутності нових МВО. Така інвентаризація призначається наказом керівника у загальному порядку.
Неврегульованим залишається питання, як оформляти розбіжності між даними інвентаризації та даними бухобліку в цьому випадку, адже попередня МВО відсутня і не може дати розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано до бухгалтерії, всі цінності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано (п. 6 розділу ІІ Положення №879). Також попередня МВО не має можливості давати пояснень тощо. Тому рекомендуємо всі розбіжності, щодо яких не вдається встановити причину або винну особу, обліковувати як такі, щодо яких винну особу не встановлено, до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством (п. 4 розділу ІV Положення №879). Ясна річ, звинувачувати відсутню МВО без її пояснень та доказів не можна.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996‑XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Методрекомендації з бухобліку запасів — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. №2.
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Положення №879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879.
- Перелік №75 — Перелік територіальних громад, які розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) станом на 10 жовтня 2022 року, затверджений наказом Мінреінтеграції від 25.04.2022 р. №75.