Основний воєнний нюанс міститься у ст. 7 Закону №2136. Згідно з нею у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства й архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку роботи, яка виконується працівником, та обліку витрат на оплату праці.
Тобто можна зробити сміливий висновок: більшості роботодавців цю аналітичну статтю читати не обов’язково. Адже вони самі можуть вирішувати не тільки те, чи надавати працівникам відпустки, а й те, як їх оформлювати.
Але, як ми знаємо, на практиці все складніше. І те, чого не вимагають нині, найімовірніше, почнуть вимагати після війни під час перевірок. Тож, аби потім не довелося відновлювати кадровий облік, краще дотримуватися його традиційних форм (по змозі).
Розгляньмо порядок надання відпусток як певний покроковий алгоритм, спинившись детально на кожному з цих кроків (див. схему).
Схема
Покроковий алгоритм надання відпусток
КРОК 1. Створення графіка відпусток
Часто роботодавці запитують: наскільки обов’язковим є створення графіка відпусток? І якщо так, то які відпустки при цьому враховувати? На ці запитання ми вже відповіли наприкінці 2021 року в статті «Складаємо графік відпусток на 2022 рік» у «ДК» №51-52/2021. Тож тепер нагадаємо лише основні тези.
Створення графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки. У ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджує роботодавець за погодженням із виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом та доводить до відома всіх працівників.
При цьому дія Закону про відпустки поширюється на всі категорії роботодавців. А отже, вимога складати такий графік стосується і фізосіб, які використовують найману працю.
Тепер щодо того, на які види відпусток складати графік. Сама назва ст. 10 Закону про відпустки дає уявлення про це — «Порядок надання щорічних відпусток». Отже, складаючи графік, треба враховувати дані саме про щорічні відпустки.
І пам’ятати, що графік відпусток складають на певний рік і заздалегідь. А фактична кількість використаних працівниками відпусток може відрізнятися від запланованої.
Чи можна вносити зміни до графіка відпусток (наприклад, щодо новоприйнятих працівників)?
Так, можна, хоча Закон про відпустки про це не говорить. Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 зазначило:
1) в Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 р. Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складають на кожен робочий рік не пізніше 5 січня;
2) у разі укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Крім цього, слід враховувати, що під час складання графіка надання відпусток враховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. А ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки визначено категорії осіб, за бажанням яких щорічні відпустки надають у зручний для них час. Тож Мінсоцполітики в наведеному вище листі наголошує: складаючи графік відпусток (чи вносячи до нього зміни), роботодавець враховує побажання зазначених категорій працівників.
Пільгові категорії відпускників
Переважне право на отримання відпустки у зручний час надано:
— особам віком до 18 років;
— інвалідам;
— жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
— жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
— одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
— дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
— ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
— ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону про статус ветеранів;
— батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
— в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Чи враховувати у графіку відпусток сумісників?
Так, враховувати. Сумісники мають такі самі права на відпустку, як і ті, хто працює за основним місцем роботи. І навіть більше.
Сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надають одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Звісно, визначити на початку календарного року, чи виявить такий сумісник бажання скористатися цим правом, неможливо. Тож, якщо на стадії створення графіка такої інформації роботодавець не отримує, він має право (але не зобов’язаний) внести зміни до графіка після того, як працівник виявить бажання.
Чи можна в графіку поділити відпустку на частини?
Так, звісно. За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами.
Але слід враховувати правила поділу відпусток, установлені ст. 12 Закону про відпустки. І пам’ятати, що основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів.
Звісно, працівник може мати право на кілька щорічних відпусток (їх перелік наведено у п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). На нашу думку, тоді правило поділу треба виконувати окремо щодо кожної з таких відпусток.
У якій формі складати графік відпусток?
На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тож кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10).
У графіку надання відпусток, як правило, зазначають місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки та місяць її закінчення чи конкретну дату початку відпустки.
Чому ж така неточність? Річ у тім, що за тією самою ст. 10 Закону про відпустки конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тож у графіку можна зазначити й точніші дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи це доцільно робити заздалегідь. Тим більше що попереджати працівника про ці дати доведеться окремо (про що далі).
Зверніть увагу!
Згідно зі ст. 12 Закону №2136 у період дії воєнного стану:
1) щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам тривалістю 24 календарні дні;
2) роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
КРОК 2. Створення резерву відпусток
Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основної та додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників із дітьми.
Водночас резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І НП(С)БО 25) суб’єкти мікропідприємництва (незалежно від системи оподаткування).
Щодо самого розрахунку, нарахування та інвентаризації резерву відпусток, то про це ми докладно розповіли у статтях «Резерв на оплату відпусток у 2022 році» в «ДК» №51-52/2021, та «Річна інвентаризація резерву відпусток» у «ДК» №46/2020.
КРОК 3. Попередження про початок відпустки
Як ми зазначали вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу!
Форми повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується й документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Та насправді достатньо й наказу про надання відпустки. Про це — далі.
КРОК 4. Заява на відпустку
До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіка у роботодавця, або відсутності такої відпустки в цьому графіку).
Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).
Якщо ж працівник бажає піти в оплачувану щорічну відпустку поза графіком, тоді він пише заяву про надання йому відпустки. Та остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10). Особливої актуальності це набуває під час війни, якщо працівник працює на об’єкті критичної інфраструктури.
Але бувають випадки, коли наказ на відпустку є і працівник згоден із періодом відпустки, але роботодавець порушив порядок надання відпустки. Ось тоді потрібні заява працівника і складання наказу про перенесення.
Як зазначається у ст. 11 Закону про відпустки, щорічна відпустка на вимогу працівника має бути перенесена на інший період у разі:
— порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
— несвоєчасної виплати роботодавцем відпусткових.
Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена за таких обставин:
— тимчасова непрацездатність працівника;
— виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно зі законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
— настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
— збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
КРОК 5. Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. Тоді наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
КРОК 6. Табелювання працівників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але в типовій формі табелю ставлять позначку про відпустку працівника:
— щорічні основні відпустки — код «В» (або цифровий код «08»);
— щорічні додаткові — код «Д» (або цифровий код «09»).
КРОК 7. Виплата відпусткових
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надають працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).
Працівникам заробітну плату за час відпустки виплачують не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).
Зверніть увагу!
У ст. 115 КЗпП ідеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. №155/13/116-09). Якщо, наприклад, перший день відпустки — 15 число, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 11 число, якщо перший день відпустки — понеділок (22 червня), то останнім днем виплати заробітної плати є четвер (18 червня).
Але під час війни, як і до того останні два роки під час карантину, цими строками виплати відпусткових дозволяється нехтувати, якщо є взаємна згода працівника і роботодавця. Тоді можна скористатися нормами ст. 7 Конвенції МОП від 24.06.1970 р. №132 «Про оплачувані відпустки»:«Суми за час відпустки виплачують до відпустки, якщо про інше не домовилися працівник і роботодавець».
Проте принаймні до війни Держпраці наголошувала: виплату відпусткових за дні щорічної відпустки в узгоджений між працівником і роботодавцем строк здійснюють у виняткових випадках. Якщо щорічна відпустка надається за графіком, то роботодавець має виплатити відпусткові за дні щорічної відпустки не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку цієї відпустки.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про статус ветеранів — Закон України від 22.10.1993 р. №3551-XII «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту».
- НП(С)БО 25 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 25 «Спрощена фінансова звітність», затверджене наказом Мінфіну від 25.02.2000 р. №39.