Між покупцем та постачальником відбувається ритмічне постачання товару. При кожному постачанні трапляються нестача або надлишок товару, і це фіксується в акті. Первинні документи надходять до постачальника пізніше ніж дата їх складання. Постачальник не складає РК на такі розбіжності, а врегульовує цю кількість у наступних постачаннях. Як налагодити документообіг у цьому разі для уникнення порушень?
Повернення постачальникові надлишку товарів
Відповідно до п. 192.1 ПКУ, якщо після постачання товарів/послуг здійснюється будь-яка зміна суми компенсації їх вартості, включаючи наступний за постачанням перегляд цін, перерахунок у разі повернення товарів/послуг особі, яка їх надала, або у разі повернення постачальником суми попередньої оплати товарів/послуг, суми податкових зобов'язань та податкового кредиту постачальника й отримувача підлягають відповідному коригуванню на підставі розрахунку коригування до податкової накладної, складеного в порядку, встановленому для податкових накладних, та зареєстрованого в ЄРПН.
А саме: відповідно до п. 201.1 ПКУ податкову накладну складають на дату виникнення податкових зобов'язань. Тому й РК при поверненні товару мають складати на дату зміни номенклатури постачання, тобто на дату повернення надлишку.
Такий розрахунок коригування на повернення товару, складений постачальником товарів/послуг до податкової накладної, яку складено на отримувача — платника податку, підлягає реєстрації в ЄРПН отримувачем (покупцем) товарів/послуг, позаяк передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг їхньому постачальнику, для чого постачальник надсилає складений розрахунок коригування отримувачу.
Отже, РК у разі повернення постачальникові надлишку товарів має складатися постачальником на дату складання акта повернення товару. Якщо цього не зробити, то показники податкової накладної не відповідатимуть показникам первинних документів — докладніше про це в наступному розділі.
Оформлення нестачі товарів
За умовами запитання, нестачу товарів також оформлюють актом. Це означає, що фактично товар не було поставлено, хоча він є у видатковій та податковий накладних, але до видаткової накладної додається акт нестачі, що і є документальним підтвердженням фактичної кількості поставленого товару. Якщо податкову накладну буде складено без урахування нестачі товару, то вона не відповідатиме первинним документам — видатковій накладній та акту нестачі.
Податківці не допускають такої невідповідності і вимагають повного збігу інформації у первинних документах та у податковій накладній- див. Iндивідуальну податкову консультацію ДПСУ від 29.10.2019 р. №1073/6/99-00-07-03-02-15/IПК, «ДК» №45/2019.
А якщо у ПН буде незбіг у кількості номенклатури порівняно з видатковою накладною й актом, то податківці не визнають права покупця на податковий кредит за такою ПН.
Отже, описана у запитанні практика є неприйнятною для покупця, бо він втрачає право на податковий кредит на всю суму неправильних податкових накладних.
Також у постачальника є ризик невизнання податківцями тих податкових накладних, які складено без урахування правильної номенклатури, — вони можуть говорити, що ПН взагалі ним не реєструвалися правильно, і накласти відповідні штрафи (ст. 120-1 ПКУ).
Як виправити ситуацію
Варіант 1. Слід налагодити документообіг між покупцем та постачальником таким чином, щоб саме на дату складання акта повернення або нестачі товарів складався РК до податкової накладної, яку складено до відповідної видаткової накладної, до якої складено акт. Можливо, варто розглянути електронний документообіг між сторонами, щоб документи надходили своєчасно.
Практика, зазначена у запитанні, є неприйнятною як для покупця (він втрачає податковий кредит з ПДВ), так і для постачальника (він може отримати санкції від перевіряльників за неправильне формування податкових накладних, якщо перевіряльники не визнають податкові накладні взагалі і вважатимуть, що правильні податкові накладні на ці продажі не зареєстровані).
Варіант 2. Можна застосовувати практику складання зведених ПН, якщо постачання є ритмічними. Тоді можна складати зведену податкову накладну не рідше ніж раз на місяць і врахувати в ній всі відхилення від фактичних постачань за той період, за який складається ПН.
Докладніше про зведені ПН ми писали у статтях «Зведені податкові накладні» у «ДК» №32/2018, «Немає позначки, що ПН зведена: що з ПК з ПДВ?» у «ДК» №20/2019, «Особливості коригування зведених ПН» у «ДК» №41/2020, консультації «Порушено строки реєстрації зведеної ПН: чи можна уникнути штрафів?» у «ДК» №10/2019.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»