Індивідуальна податкова консультація Державної податкової служби України від 06.04.2021 р. №1385/ІПК/99-00-07-05-01-06
Щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій
Суттєво. У разі неведення КОРО на РРО СГ має право видати розпорядчий документ, у якому передбачити формат, місце та носії, на яких забезпечуватиметься зберігання відокремленими підрозділами Z-звітів.
! СГ, які застосовують РРО
Державна податкова служба України розглянула запит щодо надання податкової консультації та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) повідомляє.
У листі запитує:
1) Чи може суб'єкт господарювання не використовувати у своїй діяльності книги обліку розрахункових операцій (далі — КОРО), за умови прийняття рішення про те, що у випадках виходу з ладу реєстраторів розрахункових операцій РРО (далі — РРО), або відключення електроенергії, проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного підключення резервного РРО або ввімкнення електроенергії здійснюється оприбуткування готівки без ведення книги ОРО на РРО?
2) У якій формі повинно прийматись рішення про те, що у випадках виходу з ладу реєстраторів розрахункових операцій РРО не застосовується КОРО?
3) У якому форматі файлу потрібно зберігати електронні фіскальні звітні чеки (щоденні Z-звіти) для можливості їх надання податковому органу?
4) Яка відповідальність передбачена за порушення порядку ведення КОРО та за неправильне зберігання Z-звітів?
5) Чи зобов'язаний суб'єкт господарювання, а конкретніше його підрозділи — магазини, вести касову книгу, якщо вони не приймають готівку за продукцію з оформленням прибуткових касових ордерів, не виплачують заробітну плату, не використовують кошти на виробничі (господарські потреби), а кошти за проданий товар отримують готівкою або безготівково з використанням електронних платіжних засобів?
6) Якщо ведення касових книг у магазинах не є обов'язковим, і при цьому під час продажу товарів використовується РРО, де повинні зберігатись готівкові кошти після їх інкасації?
7) Яка відповідальність передбачена за порушення порядку ведення касових книг?
Питання 1, 2, 3 та 5.
Згідно з абзацом третім п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 р. №148 (далі — Положення №148), оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками/електронними фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії). Установа/підприємство визначає місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням програмних РРО без ведення касової книги, є забезпечення щоденного створення засобами програмних РРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також направлення створених програмними РРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера.
Виходячи з викладеного, оприбуткуванням готівки для суб'єктів господарювання, які не ведуть КОРО на РРО, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі, тобто у такому випадку ведення касової книги є необов'язковим.
Разом з цим пунктом 12 Положення 148 визначено, що суб'єкт господарювання на підставі цього Положення зобов'язаний розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку]. Для відокремлених підрозділів установи/підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.
Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій визначаються Законом України від 6 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі — Закон №265).
Відповідно до п. 9 і 10 ст. 3 Закону №265 суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов'язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі на реєстраторах розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними реєстраторами розрахункових операцій фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій та створювати контрольні стрічки в паперовій та/або електронній формі і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років на реєстраторах розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг), а на програмних реєстраторах розрахункових операцій у разі здійснення розрахункових операцій у режимі офлайн відповідно до вимог цього Закону — до моменту передачі електронних фіскальних звітів, електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера контролюючого органу.
Відповідно до п. 22 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 18 лютого 2002 року №199 (далі — Вимоги №199), фіскальний блок повинен складатися, зокрема, з таких функціональних вузлів, як фіскальна пам'ять, процесор, який керує механізмом друкування чеків і звітів, індикаторами реєстратора, грошовою скринькою, клавіатурою, іншим обладнанням, включеним до складу реєстратора, а також виконувати операції із формування звітів реєстратора та розрахункових документів, занесення фіскальної інформації до фіскальної пам'яті та модуль безпеки, що згідно з технологією, розробленою Національним банком, забезпечує здійснення контролю відсутності спотворення або знищення даних про проведені розрахункові операції для реєстратора, що створює контрольну стрічку в електронній формі.
При цьому згідно з пп. 9 п. 4 Положення про Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 серпня 2002 року №1315, фіскальна інформація — інформація про обсяг розрахункових операцій, проведених через реєстратор у фіскальному режимі роботи, що заноситься до фіскальної пам'яті цього реєстратора за підсумками дня або будь-якого іншого періоду, Z-звіт — денний звіт з обнулінням інформації в оперативній пам'яті та занесенням її до фіскальної пам'яті реєстратора.
Також згідно з п. 24 і 28 Вимог №199 конструкція фіскального блока повинна забезпечувати неможливість зміни чи знищення фіскальної інформації у фіскальній та оперативній пам'яті під впливом механічних, електромагнітних та кліматичних чинників, у тому числі під час технічного обслуговування та ремонту реєстратора. Інформація повинна зберігатися у фіскальній пам'яті до закінчення терміну служби реєстратора за умови дотримання визначених виробником умов експлуатації.
Таким чином, сформовані фіскальні звітні чеки (Z-звіти) реєстратора розрахункових операцій заносяться до фіскальної пам'яті, де мають зберігатися.
Разом з цим пунктом 12 Положення 148 визначено, що суб'єкт господарювання, відповідно до вимог цього Положення, зобов'язаний визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.
Таким чином, у разі неведення книги ОРО на РРО суб'єкт господарювання має право видати розпорядчий документ, у якому передбачити формат, місце та носії, на яких забезпечуватиметься зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків у електронній формі та можливість їх візуального перегляду.
Питання 4.
Відповідальність за порушення порядку ведення КОРО, невикористання КОРО, порушення порядку використання КОРО та незберігання передбачена пунктом 3 статті 17 Закону №265 у розмірі п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Питання 6.
Якщо касова книга у відокремленому підрозділі не ведеться, а при продажу товарів використовується РРО, СГ повинен розробити порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства (пункт 12 Положення №148), у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку], в тому числі передбачити порядок зберігання готівкових коштів після їх вилучення зі скриньки РРО.
Питання 7.
У разі порушення суб'єктом господарювання встановленого пунктом 1 статті 9 порядку проведення розрахунків через каси підприємств, установ і організацій, в яких ці операції повинні проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій у встановленому порядку, пунктом 3 статті 17 Закону №265 передбачена відповідальність у розмірі двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Відповідно до пункту 52.2 статті 52 Податкового кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.