Водій у відрядженні за кордоном залучив перекладача та сплатив готівкою за послуги. Перекладач відразу не дав фактуру, але надішле підтвердний документ про оплату на електронну пошту підприємства. Чи має підприємство право на підставі е-документа включити такі витрати до авансового звіту?
Відповідно до п. 1 ст. 1160 ЦКУ особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії. Також така особа зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано (ст. 1159 ЦКУ).
Аналогічна думка міститься у листі НБУ від 14.09.2016 р. №18-0005/76945.
Думка НБУ
Відповідно до статей 1159 та 1160 Цивільного кодексу України особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана надати такій особі звіт про вчинення цих дій, а також має право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат.
Своєю чергою, стаття 40 Закону України «Про Національний банк України» передбачає, що Національний банк України встановлює правила, форми і стандарти розрахунків банків та інших юридичних і фізичних осіб в економічному обігу України із застосуванням як паперових, так і електронних документів, а також платіжних інструментів та готівки.
Таким чином, Положення про проведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637 (далі — Положення), лише конкретизує зазначені норми Цивільного кодексу України у частині проведення готівкових розрахунків. Так, у пункті 2.11 глави 2 Положення визначено, що видача готівкових коштів під звіт або на відрядження, а також звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюються відповідно до законодавства України.
З огляду на зазначене, якщо фізична особа здійснює придбання товарів (робіт, послуг) на користь підприємства за власні готівкові кошти, то таке підприємство має керуватись, зокрема, вимогами статей 1159 та 1160 Цивільного кодексу України, які передбачають відшкодування витрат підприємством, у разі якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухгалтерському обліку підприємства. Спори, що виникають між підприємством та працівником щодо відшкодування витрат, вирішуються у судовому порядку.
Якщо працівник підприємства на підставі доручення придбаває у власність підприємства товар (послуги, роботи) за власні готівкові кошти з оформленням відповідних документів від імені підприємства, то за таких умов підприємство має відшкодувати працівнику витрачені ним власні кошти (ст. 1007 ЦКУ).
Тобто якщо працівник здійснює придбання товарів (робіт, послуг) на користь підприємства за власні готівкові кошти, то таке підприємство має відшкодувати понесені працівником витрати, якщо такі послуги своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухгалтерському обліку підприємства. Підтвердженням того, що підприємство приймає витрати, здійснені працівником, є затверджений звіт про використання коштів від працівника.
Нагадаємо, що підприємство самостійно приймає рішення про те, які витрати компенсувати працівнику, а які ні, та описує їх у Положенні про службові відрядження. У цьому документі роботодавець має право навіть встановити додаткові обмеження, які можуть стосуватися сум і мети використання коштів, виданих на відрядження.
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
У п. 2.1 Положення №88 зазначено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. I на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані власним коштом зробити копії таких документів на паперовому носії.
Відповідно до ст. 5 Закону про електронні документи електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Усі обов'язкові реквізити, які має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.
Обов'язкові реквізити первинного документа
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У ст. 8 Закону про електронні документи зазначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону про електронні довірчі послуги. З цього випливає, що, наприклад, сканкопія паперового документа без такого електронного підпису не є електронним документом.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Таким чином, вважаємо, що у разі придбання послуг працівником підприємства за власні готівкові кошти він звітує за витрачені кошти на підставі надісланого на електронну пошту підприємства електронного документа (фактури), за умови що він містить усі необхідні реквізити та інформацію про оплату таких послуг, що підтверджує здійснення таких витрат, а підприємство має повернути працівникові витрачені кошти. Якщо такого документа не буде, то відшкодування працівнику витрат на послуги перекладача має здійснюватися з оподаткуванням ПДФО та військовим збором — як надміру витрачені кошти.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Закон про електронні довірчі послуги — Закон України від 05.10.2017 р. №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»