У другій статті з циклу про «малоцінку»1 з'ясуємо, як вести документальний облік МШП та МНМА та чи можна розробити свої форми первинних документів їх обліку.
Загальні правила щодо первинних документів
Нагадаємо, що відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи має бути складено під час здійснення госпоперації, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
1 Першу статтю «Придбаваємо «малоцінку»: коли — МШП, а коли — МНМА» див. у «ДК» №15/2019.
А за п. 2.7 Положення №88 первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Втім, документування госпоперацій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Тож кожне підприємство має для себе вирішити, чи використовуватиме воно типові форми, чи розробить власні. У будь-якому разі не слід забувати про обов'язкові реквізити, які мають бути у кожному первинному документі (див. таблицю).
Документальне оформлення операцій з МШП
Типові форми з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі — МШП) затверджено наказом Мінстату від 22.05.96 р. №145. Цим наказом встановлено вісім форм обліку МШП:
№МШ-1 «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)»;
№МШ-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
№МШ-3 «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)»;
№МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
№МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні»;
№МШ-6 «Особова картка № ____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;
№МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;
№МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».
Зверніть увагу!
Позаяк окремого затвердженого первинного документа щодо відображення придбання МШП не встановлено, то їх можна відобразити в обліку на підставі прибуткового ордера (ф. №М-4). А видачу МШП зі складу в експлуатацію — оформити за допомогою накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. №М-11). Або у таких випадках можна застосувати інший первинний документ, що має всі обов'язкові реквізити за ст. 9 Закону про бухоблік.
Цим же наказом встановлено і правила застосування таких форм.
Наприклад, форма №МШ-2 застосовується для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної комори цеху для тривалого користування. Її в одному примірнику заповнює комірник на кожного працівника, який одержав ці предмети. Отже, вести такі картки слід у розрізі працівників, а не одиниць чи однорідних груп МШП.
Якщо МШП ремонтується, то на нього оформлюється форма №МШ-3 у двох примірниках. Її оформлює комірник роздавальної комори. Один примірник залишається у комірника з розпискою виконавця, а другий разом із інструментом передається до цеху (майстерні) виконання. Після ремонту МШП комірник робить відмітку у своєму примірнику про його повернення і розписується у примірнику цеху-виконавця.
Списання МШП оформлюється актом за ф. №МШ-8 або №МШ-5 (остання форма застосовується тільки для списання інструментів та пристроїв). Акти на списання на різні види МШП складаються окремо.
Але складання актів на списання передбачає дві обов'язкові процедури:
1) обов'язкове здавання інструмента, пристрою, спецодягу тощо, які стали непридатними для використання, до комори для утилю. Зверніть увагу: для обліку повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв ведеться спеціальна відомість за ф. №МШ-7;
2) такі акти складає комісія підприємства на підставі актів вибуття МШП (ф. №МШ-4). Ці акти складають майстер і начальник цеху для оформлення поломки та втрати МШП.
Як бачимо з опису типових форм, вони розраховані насамперед на застосування у процесі виробництва. Втім, МШП можуть застосовувати і невиробничі підприємства, які у цьому випадку повинні прописати власні правила складання форм з їх обліку. Ці форми мають ще одну особливість. Річ у тім, що за п. 2.22 Методрекомендацій №2 вартість МШП, переданих в експлуатацію, вилучається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання. Тобто вартість МШП списується одразу ж під час введення їх в експлуатацію. Тож у синтетичному бухгалтерському обліку вони, як правило, далі не відображаються. Але стежити за рухом цих активів підприємству потрібно. Тож мета складання таких документів — це саме оперативний кількісний облік МШП на підприємстві.
Таблиця
Реквізити первинних документів
| Обов'язкові реквізити первинних документів: | Додаткові реквізити (необов'язкові): |
| Назва документа (форми); дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації |
Iдентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо |
Облік МШП за місцем експлуатації
Відповідно до п. 23 П(С)БО 9, оперативний кількісний облік МШП ведеться за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.
Тому на складах має вестися кількісний облік МШП за їх номенклатурними номерами, аналогічний обліку матеріалів на складі. У бухгалтерії підприємства складають групувальні відомості надходження МШП. Відпуск МШП в експлуатацію здійснюється на підставі вимог цехів чи відповідальних осіб. Відпуск МШП робітникам у тривале користування оформляється випискою вимоги у двох примірниках.
Облік МШП за місцями зберігання і перебування можуть вести особи, відповідальні за їх наявність, як правило, за такими групами:
— інструменти і пристрої загального призначення;
— господарський інвентар;
— спеціальний одяг, спеціальне взуття;
— інші МШП.
Для правильної організації обліку МШП необхідно:
— забезпечити умови для нормального їх зберігання на складах і функціонування в експлуатації;
— розміщувати МШП у місцях їх зберігання й експлуатації таким чином, щоб мати можливість швидко їх приймати, відпускати і перевіряти наявність;
— установити коло осіб, на яких покладається відповідальність за приймання, зберігання і відпуск МШП, за правильне і своєчасне оформлення цих операцій;
— укладати з відповідальними особами письмові договори про матеріальну відповідальність.
Iнструменти і пристрої загального призначення відпускаються зі складу в підрозділи за встановленими лімітами (нормами) відпуску інструментів. При цьому можливі два варіанти організації обліку інструментів і пристроїв в експлуатації.
А саме:
— операції з одержання інструментів і пристроїв зі складу, повернення на склад МШП, що стали непридатними, та зношених інструментів оформляються первинними документами;
— операції з передачі інструмента і пристроїв, що спричиняють зміни запасів МШП у відповідальних підрозділах (метод постійного запасу МШП).
Документальне оформлення операцій з МНМА
Документальне оформлення необоротної «малоцінки» можна починати з наказу керівника про введення матеріального активу в експлуатацію. Списання МНМА також має підтверджуватися наказом по підприємству. На підставі наказів та первинних документів від постачальника активи вводяться (списуються) на баланс (з балансу) підприємства.
Утім, у разі списання такий наказ може замінити підпис керівника в акті на списання. Таким чином затверджуються висновки комісії щодо списання МНМА. Комісією, призначеною наказом керівника підприємства, оформлюється і приймання МНМА. I для цього теж, як правило, складається акт. Але за якою формою?
На підставі п. 2.7 Положення №88 та ст. 9 Закону про бухоблік для обліку МНМА підприємство може розробити внутрішні документи, які виконуватимуть роль первинних. Для цього слід врахувати вимогу про наявність обов'язкових реквізитів. Але за самостійним рішенням підприємство може також використовувати форми документів, затверджені наказом Мінфіну від 29.12.95 р. №352. Тобто застосовувати для МНМА ті ж форми, які використовуються для обліку ОЗ!
Наприклад, для введення в експлуатацію можна оформляти Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1), для списання МНМА з балансу — Акт списання основних засобів (ф. ОЗ-3).
Акт про введення в експлуатацію для бухгалтерії буде підставою для нарахування амортизації об'єкта МНМА (100% або 50%, залежно від методу, обраного підприємством). А акт на списання або приводить до нарахування залишку амортизації (50%, якщо підприємство обрало цей метод), або ж на його підставі бухгалтерія списуватиме витрати на ліквідацію чи оприбутковуватиме брухт та іншу вторсировину (за наявності таких).
Але ще слід пам'ятати про вимогу Iнструкції №291. За нею аналітичний облік МНМА ведеться щодо кожного об'єкта цих активів. Підприємства, які нараховують амортизацію МНМА у першому місяці використання зазначених об'єктів у розмірі 100% їх вартості, аналітичний облік цих об'єктів можуть вести із забезпеченням інформації про загальну кількість об'єктів та їх загальну вартість у розрізі класифікаційних підгруп, що підприємство запроваджує самостійно.
Тобто підприємство, звісно, може вести аналітичний облік МНМА за критеріями груп, які встановлює самостійно, — за місцезнаходженням, за матеріально-відповідальною особою, за вартістю, за призначенням тощо. Але одночасно має складатися ще й узагальнююча відомість щодо всіх введених в експлуатацію МНМА.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»