Якщо готівкові кошти знімаються з рахунку корпоративної картки, їх обліковують як підзвітні кошти. А якщо готівка знімається у касі банку або через банкомат з картки-ключа до рахунку, то якими мають бути бухгалтерські записи в цьому випадку?
Держателем платіжної картки (електронного платіжного засобу) може бути лише фізособа, яка на законних підставах використовує картку для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції із застосуванням такої картки (пп. 1.4 ст. 1 Закону про платіжні системи1).
На українському ринку платіжних карток є особливий картковий продукт — картка-ключ до рахунку. Її особливість у тому, що її випускають не до окремого карткового рахунку, а до основного рахунку підприємства, номер якого починається з цифр 2600 — (кошти на вимогу суб'єктів господарювання — рахунок 2600 Плану рахунків бухобліку банків України2).
З цієї причини держателем картки-ключа може бути лише та посадова особа підприємства, чий підпис стоїть першим у картці зі зразками підписів (додаток 3 до Iнструкції №4923). Банк зазначає, що особливість картки-ключа полягає в тому, що не треба щоразу переказувати гроші з рахунку на інші картки. У решті випадків картка-ключ працює аналогічно до корпоративної картки.
1 Закон України від 05.04.2001 р. №2346-III «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні».
2 План рахунків бухгалтерського обліку банків України, затверджений постановою НБУ від 11.09.2017 р. №89.
3 Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
Документальне оформлення та облік витрат, здійснених працівником (зазвичай директором, оскільки він найчастіше має перший підпис у картці зі зразками підписів) за допомогою картки-ключа, є аналогічним до обліку операцій з корпоративною карткою, крім операцій з перерахування коштів на картрахунок, якого в цьому випадку просто немає.
Операція з отримання коштів під звіт здійснюється безпосередньо під час зняття готівки у банкоматі, видачі її через касу банку або під час розрахунку за допомогою POS-термінала.
Усі ці операції є видачею підзвітних коштів працівникові — держателю картки-ключа (як правило, директорові) безпосередньо з рахунку підприємства: Д-т 372 К-т 311.
Надалі директор може витратити отриману готівку на господарські потреби підприємства і надати авансовий звіт у загальному порядку. Якщо директор повертає готівку до каси підприємства, слід зробити запис Д-т 301 К-т 372 на суму повернутих коштів.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»