Працівника спрямовано у закордонне відрядження без видачі йому авансу. Він здійснив витрати у різних валютах (євро, фунт стерлінгів, данська крона, гривня). Повернення коштів відбувається у гривнях. Як провести в обліку авансовий звіт у валюті та погашення заборгованості перед працівником?
Якщо підприємство не надавало працівникові авансу на закордонне відрядження, то вартість витрат в іноземній валюті розраховується за курсом на дату затвердження авансового звіту. При цьому виникає кредиторська заборгованість, за якою необхідно розраховувати курсові різниці.
Якщо курс НБУ зростає, відображають витрати проведенням Д-т 945 К-т 372, а якщо він знижується, — дохід кореспонденцією Д-т 372 К-т 714.
ДФСУ у підкатегорії 109.19 ЗIР, відповідаючи на запитання: «В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?», роз'яснила, що відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтвердних документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату погашення заборгованості підприємством, — у разі якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити кошти працівникові: «відшкодування витрат на відрядження за кордоном здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості».
Приклад Працівник адміністрації витратив у відрядженні 100 євро та 110 данських крон. Авансовий звіт затверджено 09.01.2018 р. На цю дату курс євро — 33,97091 грн/євро, данської крони — 4,562364 грн/крона. На дату 09.01.2018 р. в обліку робиться запис:
Д-т 92 К-т 372 на суму: 100 євро х 33,97091 грн/євро + 110 крон х 4,562364 грн/крона = 3397,09 грн + 501,86 грн = 3898,95 грн.
Заборгованість перед працівником погашається 16.01.2018 р. На цю дату курс євро — 35,072521 грн/євро, данської крони — 4,707974 грн/крона. Працівникові повертається сума у гривнях за курсом на дату погашення заборгованості:
Д-т 372 К-т 301, 311 на суму: 100 євро х 35,072521 грн/євро + 110 крон х 4,707974 грн/крона = 3507,25 грн + 517,88 грн = 4025,13 грн.
Курсова різниця, що утворилася на рахунку 372 від дати затвердження авансового звіту до дати погашення заборгованості, становить: 4025,13 грн - 3898,95 грн = 126,18 грн.
Вона списується до складу витрат бухгалтерським записом Д-т 945 К-т 372 на суму 126,18 грн.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»