У житті працівника можуть виникати непередбачувані обставини, коли з'являється потреба у фінансах. Добре, коли руку допомоги подасть роботодавець. А от документально оформити та оподаткувати надану допомогу працівникові — це вже справа бухгалтера. Отже, розглянемо, на які моменти слід звернути увагу, щоб уникнути зайвого оподаткування.
Матеріальна допомога може бути:
— систематичною, яка надається всім або більшості працівників. У цьому разі така допомога є заохочувальною виплатою, належить до фонду оплати праці, як наслідок, оподатковується всіма «зарплатними податками» (цю допомогу надалі називатимемо «матдопомога зарплатна»);
— разовою, яка не потрапляє до фонду оплати праці, не є систематичною (цю допомогу називатимемо «матдопомога незарплатна») і надається підприємством окремим працівникам у зв'язку з сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання тощо.
Отже, за поданою працівником заявою та погоджувальним наказом роботодавця працівник отримує допомогу. Затвердженої форми заяви немає, але рекомендуємо працівникам складати її з уточненням, з якою метою надається допомога. З метою оподаткування матеріальну допомогу, що надається без установлення умов та напрямів її витрачання, податківці на практиці автоматично відносять до нецільової благодійної допомоги — а тут уже залежно від суми вона може й оподатковуватись1. Але насправді оподаткуванню підлягає не вся допомога. Головне — оформити все правильно. I саме заява та розпорядження керівництва про виплату допомоги дозволять бухгалтеру визначитися з видом допомоги та з майбутнім оподаткуванням.
Матдопомога зарплатна
Єдиний соцвнесок
Якщо виплата матдопомоги передбачена законодавством2 або положеннями про оплату праці найманих працівників (колективним договором, трудовим договором тощо), то вона з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати.
1 Додатково див. ЗIР, підкатегорія 103.02.
2 Наприклад, згідно зі ст. 120 КЗпП одноразова допомога, яка виплачується працівникові (членам його сім'ї) при переїзді в іншу місцевість у зв'язку зі зміною місця роботи.
На практиці положеннями про оплату праці зазвичай встановлюється допомога на оздоровлення при наданні відпустки. Така допомога надається всім працівникам (або, наприклад, усім працівникам певних категорій). Бувають інші види матеріальної допомоги — наприклад, у колективному (трудовому) договорі передбачено, що раз на рік працівникам надається матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань.
Навіть з огляду на те що зазначені вище або інші види допомоги не надаються одночасно всім працівникам, але надаються всім працівникам (більшості) у різний час року, означає, що це є «зарплатна матдопомога».
Матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв'язку з екологічним станом), належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат (пп. 2.3.3 Iнструкції №5).
Iнші заохочувальні та компенсаційні виплати є складовою фонду оплати праці. У цьому разі сума допомоги буде базою для нарахування ЄСВ. Адже згідно з пп. 5 п. 3 розділу IV Iнструкції №449 визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Iнструкцією №5.
Цільова допомога
Цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без установлення таких умов або напрямів.
Підпункт 170.7.1 ПКУ
ПДФО та військовий збір
Якщо матдопомога є складовою заробітної плати, такий дохід відносять до загальномісячного доходу відповідно до пп. 164.2.1 ПКУ. Як наслідок, роботодавець утримує ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 1,5% за загальними правилами. Базою для ПДФО та військового збору є сума нарахованої заробітної плати з урахуванням матдопомоги. Iноді база оподаткування може зменшуватися на суму ПСП, хоча на практиці це трапляється нечасто. ПСП не застосовуватиметься до доходів переважної більшості працівників, тому що розмір їхньої зарплати у 2018 році має бути більшим за 3723 грн, а граничний дохід для застосування ПСП на 2018 рік — 2470 грн.
У формі №1ДФ нараховані доходи, які є складовою заробітної плати фізособи, відображають з ознакою доходу «101».
Зверніть увагу!
Вихідна допомога у зв'язку зі звільненням працівника, в т. ч. при виході на пенсію, є оподатковуваним доходом (а от ЄСВ на неї не нараховується, про що далі). Адже винятки, передбачені пп. 165.1.1 ПКУ, не поширюються на виплату заробітної плати, грошової (вихідної) допомоги при виході на пенсію (у відставку) та виплату, пов'язану з тимчасовою втратою працездатності. Але сума вихідної допомоги, нарахованої при звільненні найманого працівника, відображається у формі №1ДФ з ознакою доходу «127», а не як зарплатна.
Матдопомога незарплатна
Єдиний соцвнесок
При визначенні видів виплат, які належать до заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ треба керуватися Iнструкцією №5: як ми зауважили вище, це передбачено пп. 5 п. 3 розділу IV Iнструкції №449. Нецільова допомога відповідно до п. 3.31 Iнструкції №5 є матеріальною допомогою разового характеру та «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці».
Нецільова допомога, незалежно від суми, не є базою для нарахування ЄСВ (додатково див. ЗIР, підкатегорія 301.03). Згідно з п. 14 розділу I Переліку №1170, ЄСВ не нараховується на матеріальну допомогу разового характеру, що надається окремим працівникам у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання. Сума вихідної допомоги, нарахована роботодавцем найманому працівникові при його звільненні, також не є базою нарахування ЄСВ. Адже п. 3.8 Iнструкції №5 визначено, що суми вихідної допомоги при припиненні трудового договору входять до інших виплат, які не належать до фонду оплати праці (додатково див. ЗIР, підкатегорія 301.03).
Власне тому для уникнення додаткових запитань з боку податківців рекомендуємо у заяві від працівника уточнювати, на що надається допомога, а далі у розпорядженні керівника на погодження виплати такої суми уточнювати характер виплати.
ПДФО та військовий збір
Якщо матдопомога не належить до цільової допомоги, яка надається за правилами пп. 170.7.4 ПКУ, важливе значення має сума.
Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ, якщо сума допомоги у 2018 році становить менше 2470,00 грн, вона не оподатковується жодними податками, зокрема ПДФО та військовим збором. Пам'ятайте: до уваги береться загальна сума обмеження за рік. Це означає, що роботодавець може надавати допомогу частинами, головне — дотримуватися зазначеної суми. Зрозуміло, що допомога може надаватись і в більшому розмірі, але тоді виникають підстави для утримання ПДФО та військового збору. Мало того, роботодавець не повинен перевіряти, чи отримувала фізособа в іншому місці ще якісь суми нецільової допомоги, щоб не перевищити цього порогу. Такий обов'язок покладається на саму фізособу.
Якщо фізособа протягом року отримувала нецільову фіндопомогу ще й з інших джерел, крім роботодавця, і загальна сума за рік є більшою від граничного обмеження (у 2018 році це більше ніж 2470,00 грн), то саме фізособа повинна виконати свій обов'язок з подання річної декларації про майновий стан і доходи та сплатити податки (норма абз. 4 пп. 170.7.3 ПКУ).
Сподіватися, що це буде невідомо, марно, адже кожен благодійник (у т. ч. роботодавець) відображає таку інформацію у формі №1ДФ. У податковому розрахунку за формою №1ДФ кожного разу протягом року, коли матдопомога видається роботодавцем, він відображає це у графі 5 з ознакою доходу «169», графи 4а та 4 у цьому випадку залишаються порожніми.
Зверніть увагу, що для роботодавця дуже важливо зазначити неоподатковувану суму «нецільової благодійної допомоги» у формі №1ДФ з відповідною ознакою доходу. Адже інакше немає підстав стверджувати, що така допомога була неоподатковуваною. Це підхід не тільки податківців, а й судових органів.
Судова практика
Посилання [позивача] на пп.170.7.3 п.170.3 ст.170 ПК України як на підставу застосування неоподатковуваного розміру суми 50% мінімальної заробітної плати, є необґрунтованими, оскільки у цій статті визначено порядок звільнення від оподаткування сум «нецільової благодійної допомоги» за умови, що «благодійник — юридична особа зазначає відомості про надані суми нецільової благодійної допомоги у податковій звітності». Однак позивач у податковій звітності не зазначав відомостей про надані суми нецільової благодійної допомоги.
Ухвала Одеського апеляційного адмінсуду від 10.08.2017 р. у справі №821/621/17
Якщо сума допомоги, надана роботодавцем у 2018 році, є більшою за 2470,00 грн, сума перевищення над зазначеним розміром включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором. Виходить, що працівник отримав інші доходи згідно з пп. 164.2.20 ПКУ, які є складовою місячного доходу працівника. Базою оподаткування є різниця між сумою фіндопомоги та сумою 2470,00 грн. Сплатити ПДФО та військовий збір потрібно у день виплати працівнику коштів. Якщо сума видається готівкою через касу роботодавця, податки сплачуються згідно з пп. 168.1.4 ПКУ протягом 3 банківських днів із дня, що настає за днем виплати.
У формі №1ДФ ознака доходу «169» у графі 5 відображається на частину доходу, що не оподатковується ПДФО. А оподатковувану частину слід показати з ознакою доходу «127» як інші доходи за пп. 164.2.20 ПКУ1. Але у ЗIР, підкатегорія 103.25, міститься дещо інше роз'яснення2. Податківці повідомляють, що сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі та, що перевищує встановлений граничний розмір, відображається в податковому розрахунку за ф. №1ДФ з ознакою доходу «169».
1 http://www.visnuk.com.ua/uk/news/100006851-netsilova-blagodiyna-dopomoga-yak-opodatkovuyetsya-u-2018-rotsi, і таке роз'яснення не є поодиноким.
2 Запитання: «За якою ознакою доходу відображається в податковому розрахунку за ф. №1ДФ сума нецільової благодійної допомоги?».
Враховуючи різні роз'яснення податківців, роботодавцю залишається звернутись за індивідуальною консультацією. Наприклад, у листі ГУ ДФС у м. Києві від 25.02.2016 р. №4186/10/26-15-12-04-12 повідомляється також про ознаку доходу «127», якщо сума нецільової благодійної допомоги протягом звітного податкового року перевищує встановлений граничний розмір.
Також працівник може звернутися з проханням щодо цільової допомоги (уточнення про це у заяві зайвий раз підтвердить характер матеріальної допомоги). У цьому разі сума допомоги не впливатиме на порядок оподаткування. Видів цільової допомоги є кілька, і кожен із них має певні вимоги щодо уникнення утримання ПДФО і військового збору та нарахування ЄСВ.
Допомога як компенсація витрат на лікування
Компенсація витрат на лікування не є базою для нарахування ЄСВ на підставі п. 13 розділу II Переліку №1170 як «витрати на оплату послуг з лікування працівників, які були надані установами охорони здоров'я».
Ця цільова допомога передбачена пп. «а» пп. 170.7.4 ПКУ. Обмеження щодо суми немає, але коштів працівник не отримує. У цьому разі роботодавець перераховує підтверджену документально суму закладу охорони здоров'я для оплати послуг, у т. ч. для придбання ліків. Але у ПКУ є обмеження щодо видів медичних процедур та ліків, на які можуть витрачатися кошти. Таку допомогу можуть надавати не тільки безпосередньо працівнику, а й члену його сім'ї першого ступеня споріднення.
Члени сім'ї першого ступеня споріднення
Членами сім'ї фізичної особи першого ступеня споріднення для цілей розділу IV ПКУ вважаються її батьки, її чоловік або дружина, діти такої фізичної особи, у тому числі усиновлені.
Членами сім'ї фізичної особи другого ступеня споріднення для цілей розділу IV ПКУ вважаються її рідні брати та сестри, її баба та дід з боку матері і з боку батька, онуки.
Для уникнення сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ слід мати документи, які би підтверджували цільовий напрям благодійної допомоги, зокрема наявність та характеристики хвороби, травми, отруєння, патологічного стану платника податку, документи про надання медичних послуг, що ідентифікують постачальника послуг та платника податку, якому надаються такі послуги, обсяги та вартість таких послуг: договори, платіжні та розрахункові документи, акти надання послуг, інші відповідні документи залежно від необхідного лікування або медичного обслуговування, хвороби та її стану.
У формі №1ДФ допомогу як компенсація витрат на лікування відображають з ознакою доходу «169».
Допомога на лікування та медичне обслуговування (придбання ліків тощо)
Ця допомога, як матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам на оплату лікування, відповідно до п. 3.31 Iнструкції №5 не належить до фонду оплати праці, тому ЄСВ не нараховується. Додаткове підтвердження міститься у п. 14 розділу I Переліку №1170.
Допомога на лікування та медичне обслуговування передбачена пп. 165.1.19 ПКУ. До речі, обмеження щодо суми немає, але є вимога щодо документального підтвердження. Для підтвердження фактично понесених витрат, пов'язаних із лікуванням та медичним обслуговуванням, слід надавати договори, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) і їх покупця (отримувача), платіжні та розрахункові документи тощо.
На цю допомогу, аналогічно до вищезазначеної, може розраховувати не тільки працівник, а й член його сім'ї першого ступеня споріднення. Допомога на лікування може надаватися для оплати вартості таких послуг не тільки в Україні, а й за кордоном (ЗIР, підкатегорія 103.02).
У формі №1ДФ надану допомогу на лікування та медичне обслуговування відображають з ознакою доходу «143».
Фізособа, яка отримує цільову допомогу коштами, повинна пам'ятати про часове обмеження використання. Відповідно до пп. 170.7.5 ПКУ набувач цільової благодійної допомоги у вигляді коштів має право на її використання протягом строку, встановленого умовами такої допомоги, але не більше 12 календарних місяців, наступних за місяцем отримання такої допомоги, крім допомоги, наданої на лікування, право на використання якої становить не більше 24 календарних місяців, наступних за місяцем отримання такої допомоги, за винятком отримання благодійної допомоги у вигляді ендавменту. Якщо цільова благодійна допомога у вигляді коштів не використовується її набувачем протягом такого строку та не повертається благодійнику до його закінчення, то такий набувач зобов'язаний включити невикористану суму такої допомоги до складу загального річного оподатковуваного доходу та сплатити відповідний податок. Термін «ендавмент» означає суму коштів або цінних паперів, які вносяться благодійником у банк або небанківську фінансову установу, завдяки чому набувач благодійної допомоги отримує право на використання процентів або дивідендів, нарахованих на суму такого ендавменту. При цьому такий набувач не має права витрачати або відчужувати основну суму такого ендавменту без згоди благодійника. Хоча за пп. 170.7.6 ПКУ набувач цільової благодійної допомоги має право звернутися до контролюючого органу з поданням щодо продовження строку використання з наведенням обставин.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №5 — Iнструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
- Iнструкція №449 — Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. №449 (у редакції наказу Мінфіну від 28.03.2016 р. №393).
- Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. №1170.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»