Чи буде порушенням використання факсимільного відтворення підпису директора на кадрових документах підприємства (накази про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, відпустку, трудові книжки)? Як правильно оформити таке використання?
Згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Для використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису директору підприємства необхідно підписати відповідний наказ щодо можливості використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису.
У наказі зазначається відповідальна особа, якій директор надає повноваження щодо використання факсимільного відтворення підпису.
Крім того, на підприємстві потрібно розробити інструкцію про порядок використання факсимільного відтворення підпису. В ній необхідно зазначити вичерпний перелік документів, в яких дозволяється застосування факсимільного відтворення підпису.
Увага: заборонено використовувати факсимільне відтворення підпису для підписання трудових книжок згідно з п. 2.12, 2.13, 4.1, 7.1 Iнструкції №581.
1 Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
Отже, використання факсимільного відтворення підпису директора на кадрових документах підприємства (наказах), за винятком трудових книжок, не буде порушенням норм українського законодавства.
Наостанку зазначимо, що позаяк використання факсиміле регламентовано ЦКУ лише для правочинів, то в кадрових документах (які складаються в межах трудового законодавства, а не цивільного обороту) його слід застосовувати з обережністю, адже в трудовому законодавстві немає ані заборони, ані дозволу на це. Зокрема, слід враховувати: якщо, наприклад, у наказах про відпустки такий спосіб підпису, найімовірніше, не спричинить ускладнень, то у разі факсимільного підпису наказів про звільнення у разі виникнення спірних питань у суді вони можуть бути визнані недійсними.
Євгеній ПІДДУБКО, «Дебет-Кредит»