З 1 липня 2018 р. з касовими книгами старого зразка СГ довелось розпрощатися1. Iз зазначеної дати слід використовувати касову книгу за формою, яку наведено у додатку 5 до Положення №148. Книги, що їх вели до цієї дати, потрібно зберігати протягом 3 років2.
Хто веде касову книгу та хто не зобов'язаний її вести
У касовій книзі, форма якої наведена у додатку 5 до Положення №148, установи/підприємства відображають усі надходження і видачу готівки в національній валюті України.
Кожна юридична особа, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Підприємці касової книги не ведуть. При цьому для підприємця — платника єдиного податку, який має право отримувати готівку без використання РРО згідно з п. 296.10 ПКУ, оприбуткуванням готівки є проведення таких коштів у повній сумі фактичних надходжень у Книзі обліку доходів.
«Єдинники», які зобов'язані використовувати РРО, та підприємці на загальній системі готівкові розрахунки відображають у КОРО та у Книзі обліку доходів чи Книзі обліку доходів і витрат відповідно.
Отже, підприємства/установи відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки в національній валюті в день її фактичного надходження у повній сумі. Касова книга заповнюється на підставі касових ордерів (ПКО та ВКО).
Особи, які виконують записи у касовій книзі
Записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі здійснює касир3.
На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
Якщо штатним розписом не передбачено посади касира, виконання його обов'язків за розпорядженням керівника покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Для виконання функцій касира керівництво також може залучити працівника іншого підприємства на підставі укладеного договору про надання послуги з надання персоналу (норми п. 44 Положення №148 кардинально нові, у Положенні №6374 такої норми не було).
Такому касиру (працівнику іншого підприємства) забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
1 Постановою №54 (є чинною з 1 червня) Положення №148 доповнено пп. 1-1, яким дозволялося використовувати касові книги за формою старого зразка до 30.06.2018 р. Це означає, що у разі надходження готівки та її оприбуткуванні у книзі старого зразка до 30 червня підстав для застосування штрафу немає.
2 Підпункт «г» п. 352 Переліку №578/5 та п. 102.1 ПКУ щодо строків давності проведення перевірок.
3 Керівник установи/підприємства під час прийняття на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення №148.
4 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637, з 05.01.2018 р. є не чинним.
Касова книга відокремлених підрозділів
Про необхідність ведення касових книг кожним відокремленим підрозділом з початку року було багато дискусій.
Касову книгу ведуть відокремлені підрозділи установ/підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її ПКО, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх ВКО та відомостями.
Ті відокремлені підрозділи установ/підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.
Розрахункові операції, що проводяться відповідно до Закону про РРО1, оформляються згідно з вимогами цього Закону.
1 Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
ГУ ДФС у Волинській області в IПК від 27.06.2018 р. №2867/IПК/03-20-14-05-11 повідомляє: «При розрахунку через РРО на відокремленому підрозділі вести касову книгу не обов'язково в разі дотримання вимог щодо оприбуткування готівки у відокремленому підрозділі». Раніше про це повідомляв Нацбанк у листі від 07.03.2018 р. №50-0007/13560 (див. «ДК» №27/2018, коментар «ДК»).
Нагадаємо, що оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО, яка використовується для:
1) підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках КОРО;
2) здійснення операцій із розрахунковими квитанціями в разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;
3) обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.
Згідно з п. 12 Положення №148 підприємство зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства, в якому максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку). При цьому необхідно уточнити порядок здавання готівки відокремленим підрозділом: безпосередньо до каси підприємства або самостійно до банку. Документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки підрозділом (п. 29 Положення №148).
До відповідальних осіб відокремлених підрозділів порядок оприбуткування готівки в касі доводиться внутрішніми документами підприємства (розпорядженням або наказом керівництва).
Порядок ведення касової книги
Порядок ведення касової книги передбачено у розділі IV Положення №148 та в поясненнях — примітках до додатка 5. Слід зауважити, що нова форма касової книги зазнала лише косметичних змін без зміни алгоритму її заповнення.
Усі аркуші касової книги, як і раніше, нумеруються та прошнуровуються. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера.
Записи в касовій книзі здійснюються до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня) на підставі інформації з касових документів: ПКО, ВКО. Касир щодня наприкінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня.
Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках (дві частини аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» — невідривна частина аркуша та «Звіт касира» — відривна частина аркуша касової книги) на підставі касових документів. Перший примірник — невідривна частина аркуша касової книги — залишається в цій книзі. Другий примірник — «Звіт касира» — є документом, за яким касир звітує щодо руху грошей у касі (це копія касової книги за день). «Звіт касира» разом із касовими ордерами передається до бухгалтерії.
Нагадаємо, що згідно з п. 18 Положення №148 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку понад установлений ліміт каси у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату зарплати, яку одержано в банку протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку (за рахунок готівкової виручки протягом трьох робочих днів з дня настання строків виплат зарплати).
При цьому у реквізиті аркуша касової книги «Залишок на кінець дня, у тому числі на зарплату» зазначається сума за відомостями, за якими виплата грошей ще триває.
Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов'язаний:
— у видатковій відомості навпроти прізвищ осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
— скласти реєстр депонованих сум;
— наприкінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
— здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією ВКО на фактично видану суму за видатковою відомістю.
За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються (п. 40 Положення №148).
Електронна касова книга
Як і раніше, Положення №148 передбачає ведення касової книги в електронній формі. Проте докладний порядок ведення книги в електронній формі перенесено у примітки до додатка 5.
У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року — їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» та «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
«Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується у підшивки у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються у книгу.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України. Згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи1 строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Відповідно до Переліку №578/5 строк зберігання — 3 роки.
1 Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
Нормативна база
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Постанова №54 — Постанова НБУ від 15.06.2017 р. №54 «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України».
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»