Час від часу трапляються ситуації, коли працівники, що перебувають у відпустці, як правило, тривалій, отримують право на іншу відпустку. Про те, що робити в таких випадках, поговоримо в статті.
Навчальна відпустка під час щорічної
Навчальні відпустки, передбачені ст. 13 — 15 Закону про відпустки, надаються згідно із заявою працівника, але на підставі довідки-виклику з навчального закладу. Відповідно, ця відпустка надається лише згідно з графіком навчального процесу. Тобто в ті дні, коли це передбачено навчальним закладом, роботодавець і працівник на дати цієї відпустки, як правило, не впливають.
Якщо працівник має навчальну відпустку, що повністю або частково збігається зі щорічною, то він має право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період або її продовження (п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки). У такому разі працівникові надається навчальна відпустка, а щорічна продовжується або переноситься на інший період за заявою працівника (див. приклад 1 та зразок 1). При цьому діють усі загальні правила, згідно з якими працівник має (як правило) використати щорічну основну та додаткові відпустки повної тривалості до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки).
Зверніть увагу!
29.08.2017 р. набрав чинності наказ Міністерства освіти і науки України від 06.06.2017 р. №794, яким затверджено нові форми документів з підготовки фахівців у вищих навчальних закладах, серед яких і довідка-виклик на сесію (форма №Н-5.01). Нова форма довідки-виклику почала діяти з 2017/2018 навчального року.
Приклад 1 Працівник перебуває у щорічній основній відпустці на 24 календарні дні з 1 жовтня до 24 жовтня. Згідно з довідкою-викликом на сесію, йому має бути надана навчальна відпустка на 20 календарних днів з 22 жовтня до 10 листопада. Ця відпустка частково збігається зі щорічною відпусткою. Тож у заяві про її надання та відповідному наказі бажано визначити, чи переноситься решта частини щорічної відпустки (3 календарні дні з 22 до 24 жовтня) на інший період, чи відпустка продовжується.
При цьому можливі три варіанти.
1. У разі продовження щорічної відпустки (див. п. 2 у зразку 1) працівникові фактично надаються невикористані 3 дні щорічної відпустки одразу після навчальної (з 11 до 13 листопада). У цьому випадку немає підстав сторнувати відпусткові в жовтні та надавати нову відпустку в листопаді. Йдеться про продовження відпустки, наданої в жовтні, тому, на нашу думку, за ці 3 дні відпусткові по-новому не переобчислюються.
2. У разі перенесення в заяві та наказі можуть зазначатися конкретні дати використання «недогуляної» щорічної відпустки, наприклад з 1 до 3 грудня. В такому разі сторнуються відпусткові за 3 дні в жовтні. При наданні відпустки в грудні це буде нова відпустка, відпусткові для якої нараховуватимуться виходячи з нової середньої зарплати.
3. В іншому випадку в заяві чи наказі може бути передбачено перенесення на іншій період, але без наведення конкретних дат. Тоді працівникові сторнуються відпусткові за «невідгуляні» 3 дні щорічної відпустки. При цьому необхідно внести до документів щодо обліку відпусток (особова картка чи інший документ) інформацію про те, що працівник не використав 3 дні відпустки.
Сторнуються відпусткові в останніх двох варіантах таким чином. Наприклад, середньоденна зарплата працівника для обчислення відпусткових за щорічну відпустку становила 210 грн. За 24 календарні дні виплачено: 210 грн х 24 к. д. = 5040 грн. Якщо 3 дні відпустки переносяться на інший період, то нарахування відпусткових за 3 дні сторнується в сумі: 210 грн х 3 к. д. = 630 грн.
В усіх трьох варіантах навчальна відпустка оплачується згідно зі встановленим порядком за середнім заробітком. При цьому обрахувати цей середній заробіток доведеться наново. Оплатити навчальну відпустку за середньою зарплатою, розрахованою для щорічної основної відпустки, навіть якщо вона надавалася перед цим, не можна: для кожної відпустки — свій розрахунковий період і свій розрахунок!
Зразок 1
Наказ про надання навчальної відпустки та перенесення щорічної відпустки
1. Iваненку Iвану Iвановичу, помічнику економіста планово-економічного відділу, надати оплачувану відпустку у зв'язку з навчанням в Національному технічному університеті України «Київський політехнічний інститут імені Iгоря Сікорського» на 20 календарних днів із 22 жовтня до 10 листопада 2018 р.
2. Продовжити щорічну відпустку Iваненка I. I. (наказ від 10 вересня 2018 р. №241-к) на період відпустки у зв'язку з навчанням у зв'язку з їх збігом.
Підстава: Заява Iваненка I. I., довідка-виклик на сесію, п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки».
Зразок 2
Наказ про продовження відпустки по вагітності та пологах
Продовжити строк щорічної відпустки менеджера відділу збуту Петренко Олени Гаврилівни (наказ від 29 серпня 2018 р. №287-к) на період відпустки по вагітності та пологах у зв'язку з настанням відпустки по вагітності та пологах.
Підстава: Заява Петренко О. Г., копія листка непрацездатності, п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки».
Відпустка і декрет
У разі настання відпустки по вагітності та пологах щорічна відпустка продовжується або переноситься на інший період (п. 3 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки), що оформлюється відповідним наказом (див. приклад 2, зразок 2). Тобто якщо працівниця, що перебуває у щорічній відпустці, приносить лікарняний по вагітності та пологах, з першого дня лікарняного вона вважається у відпустці по вагітності та пологах, а далі — залежно від бажання працівниці після лікарняного їй надаються невикористані дні щорічної відпустки (відпустка продовжується). Це не обов'язково, адже якщо жінка бажає вийти на роботу після відпустки по вагітності та пологах або піти у відпустку для догляду за дитиною, вона має на це право.
Зверніть увагу!
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається жінкам на підставі медичного висновку (листка непрацездатності). Ця відпустка оформляється без видання наказу, згідно з листком непрацездатності. Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається як за основним місцем роботи, так і на роботі за сумісництвом (на роботі за сумісництвом ця відпустка оформлюється на підставі копії листка непрацездатності, завіреного печаткою за основним місцем роботи).
Утім, якщо, крім оформлення листка непрацездатності, роботодавець додатково видасть наказ (наприклад, для зручності обліку відпусток у відділі кадрів), це не буде порушенням, бо ця дія не тягне за собою жодних правових наслідків. А ось для перенесення щорічної відпустки, в зв'язку з виникненням права на таку відпустку, наказ потрібен обов'язково.
Приклад 2 Працівниця вирішила перед відпусткою по вагітності та пологах використати щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні та невикористані 20 днів щорічної відпустки за попередні роки (разом 44 календарні дні відпустки), яка їй надана з 1 вересня. Відповідно до лікарняного листка, з 1 жовтня працівниці надається відпустка по вагітності та пологах (126 календарних днів). За бажанням жінки щорічна відпустка продовжується на час відпустки по вагітності та пологах — тобто відповідні 14 «недогуляних» днів щорічної відпустки будуть їй надані після відпустки по вагітності та пологах. Позаяк (як і в прикладі 1) ідеться про продовження, то, на нашу думку, сторнувати відпусткові і нараховувати їх заново після відпустки по вагітності та пологах підстав немає. Позаяк ці дні відпустки вже оплачені (відпусткові виплачені), вони вдруге під час їх надання не оплачуватимуться. Якби йшлося про перенесення, це була би вже інша відпустка, з іншим періодом для обчислення середнього заробітку.
Досить часто матері беруть щорічну відпустку до або одразу після відпустки по вагітності та пологах. Причому згідно з правилами, встановленими ст. 10, 20 Закону про відпустки, жінці може надаватися щорічна відпустка повної тривалості і в зручний для неї час до або після відпустки по вагітності та пологах (див. приклади 3 — 5). Це слід враховувати, якщо жінка хоче таким чином нібито «продовжити» собі декрет — об'єднати відпустки.
Щодо соціальних відпусток
Відповідно до ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки, додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, переносяться на інший період або продовжуються у порядку, визначеному статтею 11 цього Закону.
Отже, на ці відпустки працівникам, що мають дітей, поширюються випадки перенесення або продовження відпустки в разі збігу їх із навчальними відпустками (приклад 1) або настанням строку відпустки по вагітності та пологах (приклад 2).
Приклад 3 Поточний робочий рік жінки (за який вона відпустку не використовувала) закінчується 15 серпня, із 16 серпня має початися новий робочий рік. Планована дата початку відпустки по вагітності та пологах 15 вересня. Можна розрахувати, що жінка матиме право після 16 серпня, але до 15 вересня використати щорічну відпустку повної тривалості 24 календарних дні вже за наступний робочий рік (за новий робочий рік, так само як і за поточний, вона має право на відпустку повної тривалості перед відпусткою по вагітності та пологах у зручний для неї час). Також вона має ще 24 календарні дні відпустки за поточний робочий рік.
Відповідно якщо тривалість відпустки на цій посаді, наприклад, 24 календарні дні, то, відлічивши від дня, що передує дню 15 вересня, назад 48 календарних днів (2 х 24 к. д.), не враховуючи святковий день 24 серпня, можемо визначити, що жінці доцільно піти у щорічну відпустку з 28 липня.
Далі, якщо лікарі визначать, що відпустка по вагітності та пологах має початися раніше, ніж це спершу планувалося, то діятимемо відповідно до порядку, описаного в прикладі 2 та зразку 2.
Приклад 4 Жінка бажає використати всі можливі щорічні відпустки після відпустки по вагітності та пологах. Відпустка по вагітності та пологах завершується 15 жовтня. Новий робочий рік розпочався з 16 вересня 2018 р. За попередні робочі роки жінка має 12 невикористаних днів щорічної відпустки. Також вона матиме право використати щорічну відпустку повної тривалості за поточний робочий рік після відпустки по вагітності та пологах. Якщо, приміром, тривалість відпустки за посадою 24 календарні дні, то після відпустки по вагітності та пологах працівниця може піти у щорічну відпустку на 36 календарних днів (12 к. д. + 24 к. д.).
Але слід розуміти, що надалі протягом робочого року вона не матиме більше щорічної відпустки (слід враховувати також, що в разі оформлення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку період цієї відпустки не входитиме в стаж, що надає право на щорічну відпустку), див. приклад 5.
Приклад 5 Відповідно до умов прикладу 4, жінка використала 36 календарних днів щорічної відпустки, в т. ч. 24 к. д. за робочий рік з 16 вересня 2018 р. до 15 вересня 2019 р., після відпустки по вагітності та пологах. Щорічна відпустка закінчилася 21 листопада 2018 р. Після цієї відпустки з 22 листопада оформлено відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (до 31 липня 2021 р.). Позаяк відпустка для догляду за дитиною не входить в стаж, що дає право на щорічну відпустку, робочий рік для надання відпустки зміниться. Працівниці належить 24 календарні дні відпустки за робочий рік, що почався 16 вересня 2018 р. і закінчиться 25 травня 2022 р. Для обчислення цієї дати від 365 днів (тривалість року в днях) віднімаємо 67 днів відпусткового стажу, що минули до початку відпустки для догляду за дитиною (з 16 вересня 2018 р. до 21 листопада 2018 р.): 365 днів - 67 днів = 298 днів. Тобто після виходу з відпустки для догляду за дитиною працівниця ще матиме відпрацювати 298 календарних днів, за які вона вже використала відпустку. Тож робочий рік, що почався 16 вересня 2018 р., для працівниці і закінчиться якраз 25 травня 2022 р. До цієї дати жінка не матиме права на щорічну відпустку.
Якщо ж жінка вийде з відпустки для догляду за дитиною раніше або пізніше (при оформленні наступної відпустки для догляду за дитиною), ніж коли дитині виповниться 3 р., ці обчислення будуть іншими.
Навчальна відпустка і декрет
Якщо жінка перебуває у відпустці для догляду за дитиною і при цьому навчається в навчальному закладі з вечірньою чи заочною формою навчання, вона має право на оплачувану навчальну відпустку на загальних засадах. Для цього вона пише заяву, додає довідку-виклик на сесію, і їй має бути така відпустка надана (див. приклад 6). При цьому певні особливості, найімовірніше, матиме розрахунок середнього заробітку для оплати відпустки. Якщо працівниця протягом року не мала заробітку, то для обчислення відпусткових її середній заробіток, відповідно до п. 4 Порядку №100, визначається виходячи з установленої їй в трудовому договорі тарифної ставки (посадового окладу). При цьому кількість днів, на яку слід ділити посадовий оклад, не визначено, тож на практиці береться фактична кількість календарних днів у розрахунковому періоді, за вирахуванням святкових і неробочих. Якщо працівниця, не маючи заробітку, перебувала в трудових відносинах понад 12 календарних місяців, ділимо на 354 (365 - 11 = 354) (див. приклад 6).
Приклад 6 Працівниця з 15.11.2017 р. перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку строком до 14 вересня 2020 р. Згідно з довідкою-викликом на сесію, із 1 жовтня 2018 р. на підставі її заяви їй надається навчальна відпустка на 20 календарних днів. Якщо, наприклад, оклад працівниці становить 4500 грн, середньоденний заробіток становитиме: 4500 грн х 12 міс : 354 дні = 152,54 грн. Відпусткові за 20 календарних днів навчальної відпустки становитимуть: 152,54 грн х 20 днів = 3050,80 грн.
Декрет під час декрету
Досить часто жінки народжують другу (наступну) дитину, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною. Відпустка для догляду за дитиною є неоплачуваною. А відпустка по вагітності та пологах є оплачуваною. I мати, що перебуває у відпустці для догляду за дитиною, має право отримати відпустку по вагітності та пологах на загальних засадах.
Законодавство не регулює, чи слід переривати відпустку для догляду за дитиною, оформлюючи відпустку по вагітності та пологах. На нашу думку, наказ про переривання такої відпустки видавати необов'язково, цілком достатньо буде лікарняного листка. Проте все залежить від організації кадрового документообігу на підприємстві. Не секрет, що деякі кадровики воліють оформлювати накази і вимагають від вагітних працівниць заяви про надання їм відпусток по вагітності та пологах (на додачу до листка непрацездатності). У такому випадку може бути видано наказ довільної форми приблизно з таким формулюванням: «Петренко С. М., інженеру відділу технічного захисту інформації, що перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (наказ від 12.07.2016 р. №256-к), надати відпустку по вагітності та пологах на 126 календарних днів із 15 вересня 2018 р.».
Якщо працівниця протягом року не мала заробітку, то для обчислення допомоги по вагітності та пологах, відповідно до п. 28 Порядку №1266, середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок проводиться виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку. При цьому, згідно з п. 5 Порядку №1266, середньоденна заробітна плата за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу) або їх частини (у разі коли особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня) на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44 (див. приклад 7).
Приклад 7 Працівниця з 15.11.2017 р. перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку строком до 14 вересня 2020 р. Згідно з лікарняним листком, з 1 липня 2018 р. вона перебуває у відпустці по вагітності та пологах на 126 календарних днів. Позаяк працівниця протягом року не мала заробітку, виплати по вагітності та пологах обчислюються виходячи з посадового окладу на перший день відпустки по вагітності та пологах. Якщо, наприклад, оклад працівниці становить 4500 грн, середньоденний заробіток становитиме: 4500 грн : 30,44 дня = 147,83 грн. Виплата за 126 календарних днів відпустки по вагітності та пологах становитиме: 147,83 грн х 126 днів = 18626,58 грн.
Нормативна база
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор