Відрядження — чи не найактуальніша тема для бухгалтерів підприємств. Але для приватних суб'єктів господарювання, крім ПКУ, немає чітко встановлених нормативних актів, які б регулювали це питання. Ми вирішили подати цю статтю у формі запитань та відповідей, щоб вам було зручно з'ясовувати нюанси оформлення й оподаткування відряджень.
Строк відрядження як істотна умова праці
Чи можна назвати строк відрядження істотною умовою праці, а збільшення строку відрядження — зміною істотних умов праці?
До істотних умов праці належать система та розміри оплати праці, режим роботи, пільги, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміна розрядів і найменування посад тощо (ст. 32 КЗпП). Можна вважати, що час перебування у відрядженні повністю охоплюється поняттям «режим роботи».
У КЗпП, на жаль, не врегульовано питання щодо кількості відряджень та їх строку, а також належності відряджень до складової режиму роботи.
Тож якщо у трудовому договорі або в іншому обов'язковому для роботодавця і працівника документі обумовлені питання стосовно кількості відряджень та їх тривалості , одностороння зміна цих положень роботодавцем є, на нашу думку, зміною істотних умов праці. Отже, працівника слід письмово попередити про таку зміну не пізніше ніж за два місяці. У разі незгоди він може звільнитися протягом цього строку за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).
Максимальний строк відрядження
Чи є обмеження максимального строку відрядження для небюджетних підприємств?
Згідно з нормами Iнструкції №59, для небюджетних організацій немає обмежень максимального строку перебування у відрядженні. Хоча при встановленні максимального строку відрядження можна орієнтуватися на Iнструкцію №59.
Тож для працівників-небюджетників питання щодо строків службових відряджень можуть бути обумовлені лише в колективному чи трудовому договорі або передбачені в спеціальному акті роботодавця — положенні про відрядження.
Оплата за повернення з відрядження у вихідний день
Працівник повернувся з відрядження у вихідний день. Як оплатити цей день і чи взагалі його оплачувати?
Як завжди, звернімося до Iнструкції №59, адже іншого спеціального нормативного акта в цій галузі в українському правовому полі немає.
У п. 11 розділу I Iнструкції №59 зазначається: якщо наказом про відрядження передбачено повернення у вихідний день, працівникові надається інший день відпочинку. Але це для бюджетників. Для інших підприємств немає чітко встановлених норм, як саме діяти в такому разі, тож слід передбачити таку норму в колективному договорі або у положенні про відрядження. Але якщо ігнорувати вже зафіксоване у колективному договорі, можна наразитися на штраф до 1700 грн (100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян), на цьому наголошується у ст. 18 Закону про колдоговори. Тож будьте уважні при зазначенні умов у колдоговорі і дивіться на перспективу, чи зможе підприємство дотримуватися в майбутньому таких умов.
У ст. 121 КЗпП передбачено, що працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні в порядку та розмірах, установлених законодавством. Тобто за вихідний, в який працівник повертається з відрядження, йому буде нараховано і виплачено добові та надано інший день відпочинку, або ж є варіант, коли день вибуття або день прибуття компенсується за нормами ст. 72 КЗпП.
Але якщо працівника спеціально скеровують у відрядження для роботи у вихідний день, його робота оплачуватиметься в подвійному розмірі годинної або денної ставки (ст. 107 КЗпП), якщо інше не передбачене в колективному договорі (лист Мінсоцполітики від 26.04.2013 р. №478/13/84-13, див. «ДК» №37/2013).
Робота у вихідний день у розрахунковому періоді для визначення середньої зарплати
Працівнику, який працював за наказом у вихідний день, а також понад місячну норму робочого часу, робота була компенсована в подвійному розмірі. Через місяць працівника скеровують у відрядження. Чи слід включати до розрахунку середньої заробітної плати за два місяці зарплату за вихідний день?
Працівникам, скерованим у службове відрядження, виконана робота оплачується відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток (ст. 121 КЗпП).
До денного заробітку, який порівнюється зі середнім, включаються всі елементи зарплати, що їх працівник отримає за умовами трудового договору в дні, в які він перебуває у відрядженні, місяця, в якому він скеровується у відрядження.
Середньоденний заробіток розраховується відповідно до п. 2 Порядку №100 виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана виплата, за відпрацьовані дні (див. також статтю О. Водоп'янової «Оплата днів у відрядженні» «ДК» №28/2018).
Якщо згідно з наказом працівник у минулих відрядженнях працював у вихідний день, то цей день для нього є відпрацьованим, тож він має входити до розрахункового періоду, а зарплата за роботу цього дня включається до розрахунку середньої зарплати за два місяці.
Неповний робочий час і відрядження працівника
Працівник працює на умовах неповного робочого тижня (2 дні на тиждень). Його скеровують у відрядження на 5 днів. Як позначати в табелі обліку робочого часу і як оплачувати дні відрядження в такому разі?
Жодний нормативний акт чинного законодавства не містить норм та орієнтирів, як бути з працівниками з неповним робочим часом та їхніми відрядженнями. Тож користуємося тим, що маємо.
Для небюджетних підприємств такі умови слід передбачити в Положенні про відрядження або в колективному договорі.
Як варіант автор пропонує таке. Щодо табеля робочого часу, то працівнику, скерованому у відрядження на 5 робочих днів, у табелі слід позначати всі дні «ВД» (або 07) і вісім годин (кількість відпрацьованих годин).
Оскільки працівник працюватиме у вихідні дні, він матиме «перепрацювання» робочого часу, встановленого його індивідуальним графіком роботи. Тож компенсувати роботу в такому разі можна за ст. 72 наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (ст. 107 КЗпП за домовленістю з працівником). Додатково це підтверджує згаданий вище лист Мінсоцполітики №478/13/84-13. Питання вирішуються на підставі внутрішнього трудового розпорядку або у колективному договорі з дотриманням норм законодавства про працю.
Зверніть увагу!
По суті, це залучення працівника до роботи у його вихідний день. Та це не зовсім відповідає ст. 71 КЗпП, в якій зазначається, що залучення окремих працівників до роботи в ці дні допускається лише з дозволу виборного органу первинної профспілкової організації підприємства. Мають бути належні підстави для відрядження працівника у його вихідні дні, але їх дотримання за згаданих обставин неможливе.
Ймовірний варіант — це встановлення для такого працівника повного робочого тижня на період його відрядження. Та мало хто планує відрядження більш ніж за два місяці — а для того щоб установити працівнику повний робочий тиждень, його, дотримуючись норм ст. 32 КЗпП, слід попередити про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці, а також про скасування повного робочого тижня. Тож у цьому разі скерування у вихідні можна розцінювати як особливий випадок і виняток із загального правила.
Одне відрядження за кордон у дві компанії — два накази?
Працівника скеровують у відрядження за кордон, але він має відвідати дві компанії. Чи слід це розцінювати як два відрядження? Чи видавати два накази?
Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). I за одне відрядження за наказом до іншого міста чи країни можна відвідати не дві компанії, а й більше, і навіть у декількох містах, або взагалі не відвідувати якихось компаній (наприклад, відвідування власних офісів у різних містах, зустрічі з різними людьми, що не є працівниками компаній).
Один наказ на відрядження за кордон, але в різні компанії чи міста є можливим, проте все має бути чітко зазначено в наказі про відрядження. Посвідчення про відрядження на сьогодні не є обов'язковим, а тому позначати відвідування контрагентів у відрядженні не обов'язково.
Копія наказу про відрядження, щоб уникнути туристичного збору
Працівника скерували у відрядження. Під час перебування у відрядженні він мешкав у готелі. При виїзді з готелю у працівника виникла конфліктна ситуація щодо розрахунку: йому в квитанції за проживання зазначили туристичний збір. Бухгалтерія готелю аргументувала це тим, що працівник не надав копії наказу про його відрядження з мокрою печаткою. Чи треба надавати копію наказу з мокрою печаткою, щоб до чека не включили туристичний збір?
Платниками туристичного збору, згідно з пп. 268.2.1 ПКУ, є громадяни України, іноземці, а також особи без громадянства, які прибувають на територію адміністративно-територіальної одиниці, на якій діє рішення сільської, селищної та міської ради про встановлення збору, й отримують (споживають) послуги з тимчасового проживання (ночівлі) із зобов'язанням полишити місце перебування в зазначений строк.
Не можуть бути платниками збору, зокрема, особи, які прибули у відрядження (пп. 268.2.2 ПКУ).
Відповідно до п. 1 р. II Iнструкції №59, скеровує працівника підприємства у відрядження керівник цього підприємства або його заступник і оформляє скерування наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Аналогічно про наказ ідеться у пп. 170.9.1 ПКУ.
Жоден закон не вимагає надання копій із мокрою печаткою для підтвердження, що особа є відрядженим працівником, а не туристом.
На думку податківців, з метою підтвердження правомірності надання пільги податковий агент повинен мати копії відповідних документів, що підтверджують належність особи до пільгової категорії. Особи, які не надали відповідних документів, що засвідчують їх належність до пільгової категорії, є платниками туристичного збору на загальних підставах (лист ДПСУ від 20.08.2012 р. №1091/0/71-12/15-2217м, див. «ДК» №38/2012).
Тож, як бачимо, міркування фахівців-фіскалів, нічим не підтверджені в нормативній базі, впливають на рішення багатьох бухгалтерів готелів. Вимога стосується лише підтвердження копіями вищезазначених документів того факту, що особа перебуває у відрядженні (ЗIР, підкатегорія 123.02).
Витрати на відрядження, які не включаються до доходу працівника
Які витрати на відрядження, крім добових, не включаються до доходу працівника?
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт, повернуті у встановлений строк і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ (пп. 165.1.11 ПКУ).
Не є доходом працівника сума таких витрат:
— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оплата вартості проживання у готелях (мотелях) (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
— найм інших житлових приміщень;
— телефонні розмови;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
— обов'язкове страхування;
— витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Перелічені витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО за наявності підтвердних документів:
— квитків (транспортних, електронних за наявності посадкового талона);
— рахунків, отриманих із готелів;
— страхових полісів тощо.
А також витрати на відрядження не включаються до доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства.
Службове відрядження та підтвердні документи
Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема:
— запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що скеровує у відрядження;
— укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (додатково див. лист ДФСУ від 26.05.2016 р. №11566/6/99-99-12-02-03-15).
Хвороба до початку відрядження
Працівник повинен був їхати у відрядження, отримав аванс, але захворів. Як і коли працівник має повернути аванс до бухгалтерії?
За одержані під звіт готівкові кошти слід звітувати на підставі законодавства України (п. 19 розділу II Положення №148).
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження.
Для бюджетних організацій, якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства кошти (п. 11 розділу II Iнструкції №59).
Але Iнструкція №59 не поширюється на небюджетні підприємства. Тож, на думку автора, можна діяти за загальною нормою пп. 170.9.2 ПКУ. Працівники небюджетних організацій можуть повернути невикористаний аванс на відрядження в разі його скасування до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому прийнято рішення про скасування відрядження, на підставі пп. 170.9.2 ПКУ.
Податківці, своєю чергою, в ЗIР, підкатегорія 103.17, пишуть: «Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти». У повній відповіді вони посилаються цілком і повністю на Iнструкцію №59 без поправок на небюджетні підприємства.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про колдоговори — Закон України від 01.07.93 р. №3356-XII «Про колективні договори і угоди».
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»